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Im Jahr 2015 wurde die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems („Registrierkasse“) für Betriebe mit einem Umsatz ab € 15.000,00 pro Jahr und Barumsätzen ab € 7.500,00 pro Jahr beschlossen. Die Verpflichtung zur Verwendung eines Systems, das den Anforderungen der österreichischen Finanzverwaltung entspricht, bestand bei Überschreiten der jeweiligen Grenzen bereits ab 1.7.2016. Wir möchten Sie nun auf diesem Weg über die weitergehenden Verpflichtungen hinsichtlich Manipulationsschutz informieren, die bis spätestens 31.3.2017 umzusetzen sind.

Schritte bis 31.3.2017

Spätestens ab 1.4.2017 müssen elektronische Registrierkassen über eine spezielle Sicherungseinrichtung verfügen, durch die die Belege der Kasse zum Manipulationsschutz mit einem QR-Code versehen werden. Die Sicherungseinrichtung ist mit einem Zertifikat („Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit) eines externen Zertifizierungsdienstanbieters über eine Schnittstelle zu verbinden (SmartCard/Chipkarte mit Kartenlesegerät oder als USB-Stick). Das Zertifikat wird in der Regel gesondert bei einer der in Österreich zugelassenen Anbieter erworben: A-Trust, Globaltrust oder PrimeSign.

Um die Schnittstelle zwischen Registrierkasse und Signaturerstellungseinheit herzustellen, wird ein Update der Registrierkassensoftware erforderlich sein. Wir empfehlen Ihnen jedoch sich schon vor dem Erwerb der Signaturerstellungseinheit mit dem Softwareanbieter Ihrer Registrierkasse in Verbindung zu setzen, da nicht jede Software alle Zertifizierungsanbieter unterstützt bzw die von den Softwareanbietern zur Verfügung gestellten Informationen beachtet werden sollten. Nach Erwerb der Signaturerstellungseinheit und dem Update der Registrierkassensoftware ist ein Startbeleg mit QR-Code zu erstellen und über eine vom Finanzministerium bereitgestellte Belegcheck-App zu überprüfen. Schlussendlich sind die Registrierkasse und die Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline unter Ihrer Steuernummer zu registrieren. Wir dürfen die einzelnen Schritte nochmals wie folgt zusammenfassen:
 

  1. Kontaktaufnahme mit Ihrem Softwareanbieter zwecks Abstimmung der weiteren Vorgangsweise
  2. Erwerb einer Signaturerstellungs-einheit von A-Trust, Globaltrust oder PrimeSign. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen mit einigen Wochen Lieferzeit gerechnet werden muss. Wir raten daher umgehend tätig zu werden!
  3. Aktivierung der Signaturerstellungseinheit und Software-Update
  4. Erstellung und Überprüfung des Startbelegs: Für den Nutzung der Belegcheck-App ist ein individueller Authentifizierungscode erforderlich, der über FinanzOnline angefordert werden muss.
  5. Registrierung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline

 

Für Registrierung Ihrer Registrierkasse stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
 

  1. Internetfähige Registrierkassen können innerhalb der Software automatisch registriert werden. Die Verbindung zu FinanzOnline wird, sofern Sie über keinen eigenen FinanzOnline-Zugang verfügen, über einen Webservice-Zugang hergestellt. Dieser Zugang kann von unserer Kanzlei hergestellt werden.
  2. Sofern Ihre Registrierkassensoftware ein Xml-File mit allen erforderlichen Daten generieren kann, kann die Registrierung im Datenstromverfahren erfolgen. Wir erledigen gerne die Übermittlung des Xml-Files über FinanzOnline.
  3. Dialogverfahren über FinanzOnline: Hier werden die erforderlichen Daten manuell über FinanzOnline eingegeben und übermittelt. Um diese Registrierung für Sie durchführen zu können, ersuchen wir um Übermittlung der folgenden Daten (in elektronischer Form, Word- oder pdf):
  • Art der Sicherungseinrichtung / Name des Zertifizierungs-anbieters
  • Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
  • Kassenidentifikationsnummer
  • Benutzerschlüssel AES-256
  • Prüfwert für Benutzerschlüssel (optional)

Weiterführende Hinweise

Nach 31.3.2017 neu in Betrieb genommene Registrierkassen und Signaturerstellungseinheiten sind umgehend über FinanzOnline zu registrieren. Die Überprüfung des Startbelegs hat in diesem Fall innerhalb von 7 Tagen zu erfolgen.

Wird eine Registrierkasse außer Betrieb gekommen, ist dies ebenfalls ohne nötigen Aufschub über FinanzOnline zu melden (es wird von einer Frist von 7 Tagen ausgegangen). Es ist ein Schlussbeleg mit NULL zu erstellen und aufzubewahren. Gleiches gilt für einen längeren Ausfall der Registrierkasse, zB aufgrund von Funktionsverlust oder Diebstahl. Kurze Ausfälle von nicht mehr als 48 Stunden (Stromausfall etc) müssen nicht gemeldet werden. Im Rahmen der Meldung ist die Kasse/Komponente genau zu bezeichnen und sind der Grund und der Beginn des Ausfalls anzugeben. Sofern die Umsätze zwischenzeitlich nicht über eine andere Kasse erfasst werden können, sind alle Barumsätze händisch zu erfassen, dem Kunden manuelle Barbelege auszuhändigen und entsprechende Zweitschriften aufzubewahren. Nach Wiederinbetriebnahme und Meldung über FinanzOnline sind die manuellen Einzelumsätze nach zu erfassen.

Sollte nur die Sicherungseinrichtung ausgefallen sein und kann die Kasse weiterverwendet werden, so ist dies ebenfalls zu melden. Auf allen in der Zwischenzeit generierten Belegen muss in diesem Fall „Sicherungseinrichtung ausgefallen“ angedruckt werden. Eine Wiederinbetriebnahme ist wiederum umgehend über FinanzOnline zu melden.