RSM Belgium
Languages

Languages

Tax Insights -09-2018 - De forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen sinds 6 juli 2018

De kosten voor maaltijden, drank, lokaal vervoer, fooien en andere kleine uitgaven ter plekke gemaakt door een werknemer die voor beroepsdoeleinden naar het buitenland reist, mogen – mits naleving van de voorwaarden - door de werkgever op forfaitaire wijze vergoed worden. De forfaits die ambtenaren van de Belgische Staat hiervoor ontvangen op basis van de zogenaamde landenlijst, gelden ook als norm voor de privésector en worden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever, m.a.w. een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever. De in de landenlijst vermelde dagelijkse forfaitaire vergoedingen voor ambtenaren van categorie 1 mogen in de privésector worden toegepast voor buitenlandse dienstreizen van maximum 30 dagen.

 

Actuele bedragen

 

Jaarlijks worden de bedragen op bovenvermelde landenlijst aangepast. Op 6 juli 2018 verscheen de landenlijst van toepassing sinds dezelfde datum in het Belgisch Staatsblad.

 

Wat wijzigt niet?

 

Ook wanneer het bedrag van de forfaitaire vergoeding niet meer bedraagt dan 37,18 euro per dag, kan deze als niet belastbaar worden beschouwd. Het voor de werknemer meest voordelige forfait (algemeen forfait of forfait uit de landenlijst) mag toegepast worden.

 

Nog hogere forfaits blijven niet belastbaar op voorwaarde dat de werkgever bewijs levert dat de vergoeding niet alleen bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, maar dat ze ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed. Bij gebrek aan dit dubbele bewijs wordt de hogere kostenvergoeding volledig belastbaar.

 

De RSZ beschouwt nog steeds dezelfde forfaitaire vergoedingen als kosten eigen aan de werkgever als de fiscus. De vermelde bedragen kunnen bijgevolg niet alleen vrij van belastingen, maar ook vrij van socialezekerheidsbijdragen toegekend worden. Men moet voor de RSZ wel het beroepsmatig karakter van de reis kunnen aantonen, alsook de datum, plaats, reden van bezoek, en dergelijke. Het gedeelte dat de werkelijke kosten overschrijdt, is loon waarop wel bijdragen verschuldigd is. Zijn de werkelijke kosten hoger dan het forfait, dan moet de werkgever de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot die post.

 

Uiteraard mag nog steeds eenzelfde kost niet meer terugbetaald worden op basis van de werkelijke bewijsstukken, als er reeds een forfaitaire vergoeding voor werd toegekend.

 

De forfaits dekken noch de reiskosten naar de bestemming en terug, noch de overnachtingskosten; daarvoor zijn in de privésector bewijsstukken nodig. Bovendien gelden ze niet voor werknemers en bedrijfsleiders wiens verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit.

 

Wanneer ook de overnachtingskosten worden terugbetaald door de werkgever, en deze ook een aantal maaltijden en kleine uitgaven bevatten, moeten de bedragen van de dagvergoeding uit de lijst verminderd worden met:

 

  • 15% indien het ontbijt is inbegrepen;
  • 35% indien het middagmaal is inbegrepen;
  • 45% indien het avondmaal is inbegrepen;
  • 5% indien kleine uitgaven zijn inbegrepen.

 

Ook blijft de definitie van een korte dienstreis naar het buitenland overeind:

 

  • minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag);
  • maximum 30 kalenderdagen per reis;
  • in effectieve dienst of opdracht van de werkgever.

 

Indien de dienstreis langer is dan een etmaal, geldt op de dagen van vertrek en aankomst een vermindering van de forfaits met 50%.

 

Wanneer de dienstreis naar het buitenland minder dan 10 uur duurt, aanvaardt de fiscus de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen, maar voor de RSZ moeten de kosten kunnen worden aangetoond aan de hand van bewijsstukken.

 

Overschrijdt de dienstreis naar het buitenland echter 30 kalenderdagen, wordt door RSZ en fiscus aanvaard dat men de lagere bedragen van categorie 2 uit de landenlijst toepast vanaf het moment dat vaststaat dat zulke overschrijding zal plaatsvinden; dus vanaf de eerste dag van de dienstreis indien op voorhand zo gepland, en van zodra gekend is dat de termijn zal overschreden worden indien door verlenging. In dit laatste geval moet het onvoorziene karakter van de verlenging wel aangetoond kunnen worden om de hogere bedragen voor het eerste deel van de reis te mogen toepassen. Voorwaarde voor de langere toekenning van forfaitaire vergoedingen is wel dat het loon dat de werknemer voor deze periode ontvangt, onderworpen is aan de Belgische belastingen, dat de forfaitaire vergoedingen onderbroken worden als de werknemer zich vestigt in het buitenland en dat ze voor eenzelfde opdracht beperkt worden tot maximum 24 maanden.

 

De logementsvergoeding vermeld in de landenlijst geldt enkel voor ambtenaren en mag niet in de privésector gebruikt worden.

 

Indien u bijkomende informatie wenst in verband met bovenstaande, staat het Tax team van RSM België te uwer beschikking.

 

 

RSM InterTax

 

Download onzeTax Insight

 

 

tax_insights_small.jpg

How can we help you?

Contact us by phone +32 (0)2 379 34 70 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us