RSM Belgium
Languages

Languages

Tax Insights 12-2017 B2G e-facturering: bent u er klaar voor?

Uiterlijk eind november 2018 zullen de centrale overheidsdiensten niet langer facturen op papier aanvaarden. Dit betekent dat alle facturen verplicht elektronisch uitgereikt moeten worden.
Niettegenstaande het feit dat het Mercurius-platform toelaat om elektronische facturen (Peppol-compliant) te verzenden naar de ontvanger, is het opstellen van een correcte elektronische factuur uw verantwoordelijkheid.
De Vlaamse overheid eist reeds sinds 1 januari 2017 dat alle facturen aan haar elektronisch worden uitgereikt.

1. Voorafgaande opmerking: factuurvermeldingen

De inhoud van een geldige factuur voor btw-doeleinden is terug te vinden in artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1 (in overeenstemming met artikel 226 van de Richtlijn 2006/112/EU).
Ten gevolge van de recente rechtspraak van het Europees Hof van Justitie, zijn de sancties indien aan één van de formele vereisten niet is voldaan, voortaan beperkt tot (proportionele) boeten, maar is het recht op aftrek van btw niet langer in gevaar, voor zover de materiele voorwaarden voldaan zijn.

2. Elektronische facturering

Sinds 1 januari 2013 is de expliciete aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer niet langer vereist; een impliciete aanvaarding (zoals de betaling van de factuur) is voldoende.
Daarnaast moeten ook de volgende criteria voldaan zijn:

  • de authenticiteit van de herkomst;
  • de integriteit van de inhoud,
  • de leesbaarheid.

De Belgische btw-wetgeving verplicht niet langer dat de naleving van deze criteria moet gewaarborgd worden via een geavanceerde elektronische handtekening of via Electronic Data Interchange (EDI).

Deze drieledige voorwaarde is eveneens vervuld indien een bedrijfscontrole wijst op een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de onderliggende transactie (aangepast
aan de omvang, de activiteiten en het type van belastingplichtige en rekening houdend met het aantal en de waarde van de transacties alsook het type en aantal klanten en 
leveranciers). 
De Belgische btw-administratie voorziet geen verdere instructies in dit verband. De belastingplichtige beslist zelf hoe aan deze voorwaarden voldaan wordt. Dit bewijs dient
gedurende de volledige bewaringsperiode te worden bijgehouden. 

3. Elektronische bewaring van inkomende en uitgaande facturen

Wat betreft de elektronische bewaring van inkomende en uitgaande facturen (en alle andere documenten die volgens de btw-wetgeving verplicht dienen bewaard te worden) dient de
aandacht gevestigd te worden op het volgende: 

3.1. Bewaartermijn
Alle inkomende en uitgaande facturen (en alle documenten vereist door de btw-wetgeving) moeten bewaard worden gedurende een periode van:

  • 7 jaar, vanaf 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de factuur werd uitgereikt;
  • 15 jaar voor handelingen die betrekking hebben op de oprichting van een onroerend

goed of de verwerving of vestiging van een zakelijk recht op een onroerend goed met toepassing van btw (cfr. de herzieningstermijn voor onroerende bedrijfsmiddelen).

3.2. Methode van elektronische bewaring
Facturen kunnen ofwel op papier, ofwel elektronisch bewaard worden. De elektronische bewaring vereist de elektronische opslag van alle data, met inbegrip van een digitale
compressie.
Het is toegelaten de methode van elektronische bewaring te veranderen gedurende de bewaartermijn, zolang de voorwaarden van leesbaarheid, integriteit van de inhoud en
authenticiteit van de herkomst gewaarborgd is.
In 2008 werd door de Belgische btw-administratie een circulaire gepubliceerd betreffende de wijze van elektronische bewaring van facturen, ontvangen op papier.
Elektronische bewaring met volledige online toegang in Belgium van de facturen is toegestaan buiten België (en zelfs buiten de EU). In dit verband is het vereist dat de facturen
ter beschikking worden gesteld van de Belgische btw-administratie bij het eerste verzoek en zonder onnodig uitstel. Er dient opgemerkt te worden dat de plaats van de elektronische bewaring (die buiten België kan zijn) dient onderscheiden te worden van de plaats van voorlegging van de boekhouding (die steeds in België zal zijn).

Elektronische bewaring kan uitbesteed worden aan een onafhankelijke dienstverlener. In dit geval zal de voorlegging van de stukken in geval van een btw-controle en de online toegang
dienen plaats te vinden op de maatschappelijke zetel van de btw-plichtige.

3.3. Scanning techniek

De gebruikte scanningtechniek om facturen elektronisch te bewaren, moet aan een aantal voorwaarden voldoen. 
Deze voorwaarden moeten toelaten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud alsook de leesbaarheid te garanderen van de aan-en verkoopfacturen en van alle
voorgeschreven stukken, en dit gedurende de volledige bewaarperiode. Elke onderneming bepaalt in principe zelf hoe zij de naleving van deze 3 voorwaarden zal garanderen. Maar ten einde dit te bereiken, dient de gebuikte scanningsoftware toch aan heel wat minimale vereisten te voldoen.

3.4. Andere aandachtspunten

De originele (papieren) factuur dient gedurende één maand bewaard te worden na de inscanning (voor controle doeleinden),
Facturen moeten gescand worden na de administratieve verwerking ervan (zodat stempels en notities op de facturen eveneens gescand worden).

4. Self-billing

De regels inzake self-billing vormen een uitzondering op het principe dat leveranciers van goederen en/of diensten een factuur dienen uit te reiken aan hun klanten. 
Dankzij een grondige vereenvoudiging van de toepasselijke regels zijn de klanten gerechtigd een self-bill factuur op te stellen en uit te reiken indien de volgende voorwaarden samen
vervuld zijn: 

  • er bestaat een (voorafgaande) overeenkomst in dit verband tussen de partijen;
  • er is een aanvaardingsprocedure (impliciet of expliciet).

Onder deze voorwaarden kwalificeert het self-bill document als een factuur voor btwdoeleinden, die als een verkoopfactuur moet gerapporteerd worden door de leverancier, en
als een aankoopfactuur door de klant, waarbij de klant gerechtigd is de btw op deze self-bill (volgens de normale regels) in aftrek te brengen. In bepaalde gevallen kan ook een
verlegging van heffing van toepassing zijn indien self-billing wordt toegepast. 

Aarzel niet ons te contacteren voor bijkomende vragen betreffende deze problematiek.

 

Dowload onze Tax Insight  :

tax_insights_small.jpg

 

How can we help you?

Contact us by phone +32 (0)2 379 34 70 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us