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Implementando un Gobierno de TI en 6 fases - Parte 1

Hasta hace un tiempo hablar de Tecnologías de la Información (TI) dentro de una organización era un “must” para la búsqueda en la eficiencia de procesos y de compatibilidad con clientes, proveedores y contactos en general. En síntesis, con el mundo. Sin embargo, desde hace unos años estamos escuchando hablar de Gobierno de TI. Y es que el rol de las Tecnologías de la Información se ha vuelto tan protagónico que ha permeado en la gestión completa de una organización.

Es importante identificar que la función del  Gobierno (de TI) es distinta a la de la Administración .

  • El Gobierno asegura que se evalúen las necesidades de las partes interesadas, así como las condiciones y opciones, para determinar los objetivos corporativos balanceados acordados a lograr; fijando directivas al establecer prioridades y tomar decisiones; así como monitorear el desempeño, cumplimiento y progreso comparándolos contra las directivas y objetivos fijados .
  • La Administración planifica, construye, ejecuta y monitorea  las actividades conforme a las directivas fijadas por el ente de Gobierno para lograr los objetivos de la Compañía

 

Visto desde otra perspectiva, la principal función del Gobierno de TI es el alineamiento de las TI con la visión integral del negocio heredando las metas y estrategias a todas las áreas de la empresa.

 

Beneficios de implementar un Gobierno de TI

Al implementar un Proceso de Gobierno de TI, una empresa alcanzará tres objetivos fundamentales:

  • Generar beneficios de negocio mediante el empleo de tecnologías de información
  • Asegurar una utilización óptima de los recursos tecnológicos
  • Optimizar los niveles de riesgo de negocio relacionado con tecnología de información

 

Para llevar a cabo una implementación de un Órgano de Gobierno resulta conveniente el seguimiento de las recomendaciones de COBIT [1] - que sugiere un enfoque de ciclo de vida.

Los tres componentes interrelacionados del ciclo de vida son:

  1. Gestión del Programa
  2. Habilitación del Cambio
  3. Ciclo de Vida de mejora continua
 

[1]COBIT: Control Objectives for Information and Related Technologies, es un marco de buenas prácticas creado por la ISACA ( Information Systems Audit and Control Asociation)


Fuente: COBIT 5 Framework

Fuente: COBIT 5 Framework



Las 7 Fases de la Implmentacion del Ciclo de Vida :

 

FASE 1: ¿Cuáles son los Motivadores? – Iniciar el programa de Gobierno de TI

Objetivo: Definir el caso de negocio y obtener el convencimiento y compromiso de todos los stakeholders

Actividades Principales:

  • Identificar el contexto actual del GEIT (Gobierno Empresarial de TI), puntos de dolor de TI y del negocio y eventos detonantes que sustenten la necesidad de actuar.
  • Identificar las prioridades del negocio y las estrategias que afectan a TI.
  • Obtener el compromiso de los ejecutivos y el acuerdo de la necesidad de actuar.
  • Identificar Stakeholders afectados en diferentes niveles, determinar su nivel de soporte e involucramiento y su habilidad para implementar el cambio.
  • Definir la dirección estratégica y roles a alto nivel del programa, y obtener el patrocinio de la Dirección.

 

 

Fase 2: ¿Dónde estamos ahora? – Definir problemas y oportunidades

Objetivo: Asegurar que el equipo del programa de implementación de Gobierno  de TI conoce y entiende los objetivos de negocio. Identificar los procesos críticos y otros habilitadores. Determinar la capacidad actual de los procesos críticos.

Actividades principales:

  • Identificar los objetivos claves de TI que soportan los objetivos del negocio.
  • Identificar los procesos críticos que soportan los objetivos de TI y del negocio.
  • Evaluar el riesgo relacionado con el logro de los objetivos.
  • Identificar procesos críticos para evitar los riesgos críticos.
  • Evaluar la capacidad actual de los procesos críticos.
  • Establecer un equipo fuerte de implementación que incluya a TI y el negocio con un apropiado conocimiento, experiencia, credibilidad y autoridad para dirigir la iniciativa.
  • Revisar y evaluar la caso de negocio, la factibilidad del programa y el ROI.

 

Fase 3: ¿Dónde queremos estar? – Definir mapa de ruta

Objetivo: Determinar la capacidad objetivo de los procesos críticos. Determinar la brecha entre la capacidad objetivo y la actual, y convertirla en mejoras potenciales. Crear un caso  de negocio detallado.

Actividades principales:

  • Acordar los objetivos de mejora considerando los requerimientos de desempeño y conformidad de la organización.
  • Determinar las brechas de capacidad considerando las fortalezas actuales y las mejores prácticas.
  • Identificar las mejoras potenciales y aceptar formalmente el riesgo residual no mitigado.
  • Desarrollar una estrategia de comunicación del cambio y describir un mapa de ruta de alto nivel para lograr la visión.
  • Establecer la dirección del programa de Gobierno de TI y preparar un caso de negocio detallado que incluya presupuestos y plazos.

 

Fase 4: ¿Qué se necesita hacer? – Planear el Programa

Objetivo: Traducir las oportunidades de mejora en proyectos justificables. Priorizar los proyectos y enfocarse en los de mayor impacto y mayor potencial para el éxito. Integrar el plan detallado de programa. Ejecutar quick-wins.

Actividades principales:

  • Priorizar y seleccionar las mejoras potenciales con base en su beneficio potencial y su potencial para el éxito – costo, esfuerzo y sustentabilidad.
  • Definir y justificar proyectos – considerar entregables, recursos requeridos, costos estimados, escalas de tiempo, dependencias y riesgos de proyecto.
  • Diseñar los planes de respuesta a los cambios para manejar proactivamente los impactos y maximizar el convencimiento, incluyendo entrenamiento, sistemas de evaluación y recompensas.
  • Identificar quick-wins que prueben el concepto del programa de mejora con alta visibilidad.
  • Desarrollar el plan detallado de programa incluyendo los recursos asignados, entregables, métricas y monitoreo.

 

Fase 5: ¿Cómo llegamos allí? – Ejecutar el Programa

Objetivo: Implementar los proyectos detallados de mejora. Monitorear, medir y reportar sobre el progreso del plan de programa.

Actividades principales:

  • Desarrollar y, si es requerido, adquirir soluciones.
  • Adoptar y adaptar las mejores prácticas.
  • Probar y liberar las soluciones.
  • Capitalizar los quick-wins, comunicando su éxito y reconociendo los beneficios obtenidos.
  • Implementar los planes de respuesta a los cambios.
  • Dirigir y monitorear la contribución de todos los proyectos en el programa para asegurar la entrega de los resultados esperados  – Balanced Scorecard.
  • Definición de Indicadores de Logro de Metas (KGI) y Indicadores de Desempeño (KPI) son dos tipos diferentes de indicadores de medición para comparar con los objetivos, y hay una relación de causa y efecto entre ellos.
  • Los KGIs:
    • Dicen – luego del hecho – si un objetivo ha sido alcanzado.
    • Se enfocan en el cliente y en las dimensiones financieras del BSC.
  • Los KPIs:
    • Son indicadores que muestran cuán bien el proceso se está desarrollando.
    • Predicen la probabilidad de éxito o fracaso en el futuro ej: son indicadores de Avance.
    • Se enfocan en el proceso y en la dimensión de aprendizaje del BSC.
    • Ayudarán a mejorar el proceso de TI cuando sean medidos y se actúe sobre ellos.

 

Fase 6 -  ¿Llegamos? – Obtener beneficios

Objetivo: Integrar las métricas de desempeño de los proyectos y la obtención de beneficios del programa general del GEIT, en el sistema de medición de desempeño para un monitoreo periódico.

Actividades principales:

  • Establecer los objetivos de cada métrica, medir su nivel actual y realizar las comparaciones respectivas.
  • Monitorear el desempeño respecto a las medidas de éxito, estableciendo medidas correctivas y ajustando los objetivos a largo plazo.
  • Comunicar los resultados positivos y negativos del monitoreo del desempeño a todos los stakeholders interesados, incluyendo recomendaciones de medidas correctivas.
  • Monitorear que los roles y responsabilidades asignadas han sido asumidas.
  • Monitorear los resultados del programa – logro de metas y obtención de beneficios.

 

Fase 7 - ¿Cómo mantenemos el impulso? – Revisar la efectividad

Objetivo: Evaluar los resultados y experiencias ganadas. Registrar las lecciones aprendidas. Mejorar las estructuras organizacionales, procesos, roles y responsabilidades para cambiar el comportamiento de la empresa. Asegurar que las nuevas acciones requeridas dirijan las iteraciones futuras del ciclo de vida.

Actividades principales:

  • Identificar nuevos objetivos de gobierno de TI.
  • Identificar las lecciones aprendidas.
  • Sostener y reforzar  el cambio.
  • Confirmar el cumplimiento de objetivos y requerimientos.
  • Cerrar el programa con una revisión formal de su efectividad.

Datos del autor

Sergio Trujeque R.
Direccion de Innovacion Tecnologia

Oficina Puebla
sergio.trujeque@rsmmx.mx

 

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