Netherlands
Talen

Talen

Vaste kostenvergoeding geen vrije vergoeding zonder tijdige specificatie

Veel organisaties maken gebruik van vaste kostenvergoedingen om een overvloed aan maandelijks terugkerende kostendeclaraties te voorkomen. De vaste kostenvergoedingen worden meestal onbelast uitbetaald. Toch voldoen de vaste kostenvergoedingen vaak niet aan de voorwaarden om deze onbelast te mogen uitbetalen. 

Over vaste kostenvergoedingen wordt dan ook regelmatig geprocedeerd, zoals onlangs nog bij Hof Den Haag (uitspraak van 16 januari 2019).  Bij deze uitspraak is nogmaals benadrukt dat de vaste kostenvergoedingen niet achteraf mogen worden onderbouwd.

Wat zijn de voorwaarden voor een onbelaste vaste kostenvergoeding

  1. Er is een specificatie naar aard en omvang.
  2. De vaste kostenvergoeding ziet op kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt of op kosten die zijn aan te merken als intermediaire kosten. Als de vaste kostenvergoeding ziet op kosten die gericht vrijgesteld zijn, moet de werkgever deze kosten als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling (WKR) aanwijzen. 
  3. De werkgever kan het bedrag van de gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten aannemelijk maken.
  4. De werkgever heeft de vaste kostenvergoeding vóóraf met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten onderbouwd en herhaalt dit onderzoek op verzoek van de Belastingdienst of als de omstandigheden wijzigen. Vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat de werkgever de werkkostenregeling ging toepassen, hoeven niet opnieuw onderzocht te worden als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven. Het is wel verstandig om dit dan met de Belastingdienst af te stemmen.

Voldoet uw organisatie aan de voorwaarden?

Gezien de bedragen die veelal met vaste kostenvergoedingen gemoeid zijn (een vaste kostenvergoeding van € 50 per maand kan oplopen tot een naheffing over de afgelopen 5 jaar van € 6.243, excl. eventuele sociale premies, boete en rente), adviseren wij u na te gaan of de vaste kostenvergoedingen van uw organisatie voldoen aan de voorwaarden om deze nog onbelast te kunnen blijven vergoeden. 

Uiteraard kan uw RSM-adviseur u hierbij van dienst zijn.

cover_20190205_vaste_kostenvergoeding_geen_vrije_vergoeding_zonder_tijdige_specificatie.jpg

Download 'Vaste kostenvergoeding geen vrije vergoeding zonder tijdige specificatie' in pdf.