Cómo tener una contabilidad ordenada

Tener una contabilidad  ordenada lo ayudará a tomar decisiones importantes y le permitará controlar el estado financiero de su empresa.

Los contadores influyen en el crecimiento de las empresas, ellos realizan las declaraciones fiscales, estiman el valor de los pasivos y activos, pagan los impuestos, evaluan los riesgos financieros y determinan la rentabilidad.

Beneficios de tener una contabilidad bien ordenada

Llevar una contabilidad bien administrada te permitirá:

  • Contar información valiosa sobre el estado financiero.
  • Planificar procesos para evitar el riesgo financiero.  
  • Contribuir a comprender mejor los costos y pagos.
  • Mejorar el manejo de herramientas para medir la rentabilidad.
  • Facilitar la elección de medidas administrativas.
  • Obtener un mejor análisis del nivel de endeudamiento.

¿Qué se necesita para tener una contabilidad ordenada?

No solo hace falta disponer de buenos contadores. También, es importante ayudar a dicho profesional proporcionándole los documentos, información necesaria y detallada del ingreso y gasto, esto permitirá aplicar correctamente los impuestos que estén obligados dada la naturaleza de la operación y finalmente no menos importante los recursos tecnológicos que necesita para llevar un buen registro financiero de la empresa.

Estos son algunos consejos para tener una contabilidad bien ordenada:

Emisión de facturas electrónicas: Se debe desechar el uso de papel para emitir facturas. La empresa debe adquirir un software que le permita emitir facturas, introducir datos financieros, controlar los costos y gastos, etc.

Orden en los documentos: Se debe archivar los documentos financieros de la empresa en función a su categoría. De esta manera, se podrá tener completos, extrayéndose cuando se considere conveniente.

Conservar las facturas por secuencia: Hay que optimizar el control de los ingresos, archivando las facturas o cualquier otro comprobante de pago por número de orden cronológico aun siendo anuladas.

Supervisar que los datos coincidan: Se debe revisar siempre que los datos de las facturas coinciden con los ingresos de la empresa (propuestas, contratos). Solo así se podrá identificar las fallas en los procesos de facturación.

Revisar las cuentas bancarias: Es importante controlar los saldos de las cuentas bancarias, se debe identificar todo depósito en cuenta a bien de que permita realizar un correcto registro contable.

También es necesario monitorizar las transferencias que realiza la empresa.  

Registrar los gastos de la empresa: Se debe controlar detalladamente los gastos de la empresa, revisar que la documentación contenga toda la información requerida por norma tributaria, esto permitirá poder ejecutar los trámites fiscales sin contratiempos.

Gestionar la nómina del negocio: Es importante informar al área de planilla, toda incidencia variable de forma clara y precisa, esto permitirá poder hacer cálculos correctos en la remuneración de cada trabajador, de esa manera el colaborador recibirá el pago de su sueldo y se abonará al fisco las contribuciones propias de la operación.

Contabilizar solo las facturas de la empresa: Los problemas fiscales surgen cuando se registran facturas a nombre de dueños o colaboradores. Es importante llevar un registro de las facturas que están a nombre del negocio y que se pueda sustentar fehacientemente la necesidad del gasto.

Sobre los libros de ingresos y egresos: No se puede evitar contar con personas deshonestas dentro de un equipo de trabajo; sin embargo, si se puede limitar el acceso de los libros de ingresos y egresos de la empresa.

Controlar ingresos y egresos: La salud financiera de la empresa estará protegida si frecuentemente se verifica de donde provienen los ingresos y el lugar a donde llegarán los egresos. Tal acción, contribuirá a realizar un mejor pago de impuestos.

Control de archivo: Es importante mantener un periodo no menor de 5 años toda documentación financiera que contribuye a pago de impuestos de la empresa, los entes fiscalizadores suelen pedir los sustentos dentro de este periodo. (10 años para retenciones de empleados).

La documentación se debe ordenar de manera que cualquier trabajador en el tiempo pueda ubicar fácilmente, para ello se debe contar con reportes que faciliten su ubicación.

Libros contables: Al igual que la documentación, también los libros contables deberán ser archivados en lugar seguro, tanto físico como en archivo digital.

 

Autor: Teresa Alba - Gerente de contabilidad de RSM Perú

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