La importancia de un diagnóstico organizacional

Un diagnóstico organizacional es un conjunto de estudios que nos permite tener un acercamiento inmediato sobre la realidad de un proceso, área o una empresa e identificar las principales debilidades en materia de gestión . De la misma manera que un médico hace preguntas, observa al paciente, realiza pruebas y emite un juicio en base a su experiencia y a lo encontrado, un consultor puede hacer lo mismo, valiéndose de algunas herramientas y sobretodo de muy buen olfato.

Soluciones rápidas a los malos resultados

En la mayoría de los casos, los malos resultados constituyen el motivo principal por el cual uno o varios directivos empiezan a barajar la opción de realizar cambios, y las primeras ideas para darle la vuelta a esta situación pueden ser tan simples como innecesarias, por ejemplo:

• Despedir al Jefe o Gerente del área que tiene malos resultados.

• Despedir una cantidad de personas que nos permita mejorar nuestros resultados económicos.

• Hablar con todo el personal y pedirles que den el 200% y que se pongan la camiseta.

¿Estas listo para enfrentar el cambio?

Cuando un directivo siente que es necesario entrar a una etapa de cambios, de mejoras, puede barajar muchos escenarios. Siempre existen suficientes objeciones para no hacer el diagnóstico aún y lo más probable es que, a pesar de que sea considerado algo muy importante, se posponga tanto como se pueda, ya que esto siempre trae consecuencias en una empresa. Los directivos no siempre están preparados para que sus colaboradores dejen sus zonas de confort y empiecen a confrontarse tanto entre ellos como contra el grupo que realiza el diagnóstico. El mejor momento para realizar un diagnóstico es, seguramente, cuando los directivos estén plenamente convencidos de que desean el cambio, de que van a liderarlo y de que facilitarán la ejecución del mismo al equipo encargado.

¿Qué es lo que se viene cuando entras en fase de Diagnóstico?

Si bien en otro artículo entraré en detalle sobre lo que un diagnóstico debe tener, menciono las que considero las etapas más importantes:

1. Conversaciones previas entre los tomadores de decisión: Todos tienen que estar al tanto de lo que significa un diagnóstico, qué deben esperar y cómo deben liderarlo.

2. Definir quién realiza el diagnóstico:  Puede ser un grupo de la empresa o una consultora contratada (recomendado por la visión fresca y objetiva, así como la experiencia en estos proyectos).

3. Realizar el planeamiento del diagnóstico antes de empezar: Esto incluye las fechas de realización, reuniones de revisión, los estudios a realizarse por cada consultor, así como la fecha final de presentación de resultados. Si una consultora se encarga del diagnóstico, dele todas las pistas posibles.

4. Ejecución del diagnóstico: Requiere de mucha velocidad y desarrollar un muy buen olfato. Si bien cada estudio debe tener una metodología concreta, la creatividad es muy buena compañera en estos casos para poder explotar todo lo que se observa.

5. Cierre del diagnóstico: Consta de la validación final de todos los estudios realizados y la presentación final a los directivos con las respectivas recomendaciones para cada punto observado.

¿Qué ganamos con un diagnóstico?

El motivo principal para realizar un diagnóstico es que nos brinda una hoja de ruta rápida y segura de las debilidades encontradas y es el insumo perfecto para el planeamiento de cualquier proyecto de mejora.

• ¿Quiere vender más? Pues encontrará las posibilidades que no está aprovechando en cuanto a la venta cruzada o tal vez se sorprenderá al ver que algunos grupos no están dando el 100%, por desconocimiento de producto/servicio o por falta de supervisión, sistema de comisiones poco atractivo, etc.

• ¿Quiere reducir gastos? Pues encontrará los principales desvíos en las cuentas, el motivo e incluso los momentos en los que hay posibilidades de gastar más, sin control alguno.

• ¿Quiere colaboradores más comprometidos? Pues encontrará los drivers principales por los que sus trabajadores no están conectados con la empresa: sueldo, reconocimiento, línea de carrera, capacitaciones, clima, etc.

• ¿Quiere que su productividad crezca? Pues encontrará los limitantes directos de ese bajo performance: falta de capacitación, condiciones de trabajo, desconocimiento de objetivos, desconocimiento de la capacidad de atención máxima, liderazgo, procesos mal planteados, etc.

• ¿Quiere mayor rentabilidad? Pues encontrará para empezar donde está focalizada la pérdida de rentabilidad y esto le permitirá trabajar de manera mucho más eficiente sus soluciones, ya sea por zona, por producto o servicio, por grupo de trabajo, etc. Una vez evidenciado esto, podrá evaluar si todos los recursos utilizados son necesarios o no.

Todos estos hallazgos deben ser insumos clave para el planeamiento de las mejoras que usted debe plantear YA. Recuerde que el diagnóstico per sé no soluciona nada, solo lo ha acercado, de manera muy clara y segura, hacia el camino de soluciones. El cambio aún está en sus manos.