Despapelizar las Empresas y el Estado

En tiempos de desaceleración económica es necesario ser más eficiente en nuestros procesos y recursos. La tecnología es una poderosa herramienta para ello. Pensemos en la cantidad de dinero que una empresa destina a la compra de papel y en el ahorro que podría lograrse con una política agresiva de digitalización o despapelización. Si además ello contribuye a preservar el ambiente, tendríamos la ecuación perfecta. Sin embargo, el cambio de mentalidad hacia lo digital presenta varios retos. En primer lugar, es importante apostar por la compra de tecnología y vencer el temor a usarla. Es muy común en diversos ámbitos oír la frase “acá no somos tan tecnológicos aún”. La tecnología forma parte de nuestras vidas y es necesario aprovecharla. Hoy existen alternativas para todo tipo de necesidades. Estas soluciones permiten almacenar y gestionar documentación física de manera que no solo es posible convertirla a formato digital sino que puede ser generada, procesada y firmada, todo en digital. “En el Estado también es posible desarrollar estrategias de gobierno electrónico y soluciones para reducir y virtualizar trámites, agilizar sus procesos y atender mejor al ciudadano”. Un segundo reto es fomentar una cultura de eliminación del uso de papel. Por ejemplo, algunas empresas han transformado el concepto de oficina propia por espacios compartidos, lo cual contribuye a no almacenar documentación innecesaria. Sin embargo, uno de los retos claves para despapelizar es la regulación.

El marco normativo más reciente contiene normas positivas que reconocen tecnologías como el dinero electrónico y la firma digital y buscan incluso masificar su uso. También a nivel tributario, la Sunat está haciendo una gran labor en despapelizar mediante el recibo por honorarios y la factura electrónica, así como con el uso de mecanismos de conservación legal de documentos como las microformas, entre otros. Sin embargo, aún existen normas y criterios sectoriales de años anteriores que obligan a conservar en formato físico los originales de los documentos y los antecedentes de las operaciones que generan obligaciones tributarias, mientras no estén prescritas. Algo similar ocurre en otros ámbitos. Si bien el apego y dependencia por el documento físico es algo que no se soluciona únicamente con regulación, un paso necesario es que el marco legal no sea un obstáculo para el cambio de mentalidad. Por el contrario, este debe ser lo suficientemente flexible para cumplir el objetivo. Finalmente, esta tarea no solo es una oportunidad para el sector privado. En el Estado también es posible desarrollar estrategias de gobierno electrónico y soluciones para reducir y virtualizar trámites, agilizar sus procesos y atender mejor al ciudadano. Todo ello puede generar inmensos beneficios y una mejora en la calidad de vida de muchas personas. Por ello, despapelizar es hoy una tarea de todos.

 

Óscar Montezuma Panez

Abogado Especialista en Regulación de Tecnologías de la Información

Socio de Montezuma & Porto

Fuente :Gestión