La mejora continua de procesos en 5 pasos

La ausencia de procesos formalizados genera reprocesos, cuellos de botella, aumento de costos, entre otros problemas, los cuales inician un espiral de ineficiencia produciendo clientes y colaboradores insatisfechos, deterioro de la imagen de la organización, no cumplimiento de los objetivos y baja rentabilidad. Por ello, es importante estandarizar procesos y tener un enfoque de mejora continua en la empresa que garantice el brindar siempre a nuestros clientes un servicio o producto de calidad y permita a nuestros colaboradores crecer juntamente con nosotros.

¿En qué consiste la mejora de procesos?

Los procesos son una secuencia de acciones y actividades en la que se realiza un intercambio de información y de datos, liderado por una persona o grupo de personas.

El mejorar un proceso se refiere a cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, de tal manera, que podamos atender las necesidades de actuales y nuevos clientes. La mejora continua busca permanentemente la mejora de los procesos a través de la planeación y control de calidad, mejora de los tiempos de ciclo y uso eficiente de los recursos.

Tener un enfoque de mejora continua en nuestra organización permite tener múltiples ventajas tales como el incremento de la productividad, implementación de mejoras en un corto plazo y resultados visibles, reducción de productos defectuosos o servicios de baja calidad, adaptación de los procesos a los avances tecnológicos y eliminación procesos repetitivos u obsoletos, entre otras.

En este contexto, la mejora de procesos se convierte en una actividad muy importante para lograr ese objetivo.

¿Cómo llevar a cabo la mejora de procesos en 5 pasos?

  1. Mapeo e identificación de los procesos susceptibles de mejora: ¡No podemos mejorar lo que no conocemos!

Por eso, debemos mapear los procesos de la empresa y detallar sus etapas, identificando sus controles y riesgos.  En este punto es necesario ser específico y realista, determine lo que se debe mejorar y en cuánto tiempo se debe lograr. 

  1. Análisis de procesos: ¡Es hora de investigar los problemas encontrados dentro de cada proceso!

Para hacerlo, se recomienda analizar los siguientes ítem

  •  Satisfacción de cliente.
  •  Satisfacción de personal.
  •  Identificación de cuellos de botella.
  •  Aumento de costes y sus causas.
  •  Disminución de la calidad y sus causas.
  •  Aparición de incidentes y sus causas.

Después de estudiar y cuantificar cada uno de los puntos anteriores, se debe conversar con los miembros involucrados en los procesos donde se han detectado oportunidades de mejora, tanto con   los que se ocupan del proceso, como con aquellos que son afectados por el mismo, con el fin de fomentar la participación de integrantes de otros equipos de trabajo y   asegurar de que todos entiendan su rol en el proyecto y cómo este afecta a la satisfacción del cliente, la productividad y la rentabilidad de la organización.

  1. Rediseño de procesos y consenso - ¡Ahora tenemos que eliminar los problemas!

Para llevar a cabo los cambios deseados, debemos empezar realizando una reunión de intercambio de ideas con las personas involucradas directamente en los procesos, para que participen en el cambio y así simplifique su gestión.

Seguido de esto, se debe proceder a la realización de un análisis de impacto y de riesgos, con el fin de comprender los efectos de las ideas del equipo e identificar posibles fallos dentro del proceso de rediseño.

Además, es importante establecer escenarios y ver cómo funcionarán las ideas en una situación específica y volver a rediseñar el proceso si es necesario para que fluya mejor y sea más eficaz. Este rediseño puede incluir diferentes herramientas que soporten el proceso e impacten positivamente sobre este. Finalmente, las pruebas ayudarán a comprender las consecuencias de cada idea propuesta, y le permitirá tomar la decisión correcta en consenso para todos.

  1. ¡Empiezan a ocurrir los cambios! Implementación del cambio:

El nuevo proceso se pone en marcha, y debe ser supervisado desde el principio. Es importante, que se analice el nuevo proceso para compararlo con el proceso inicial. De esta forma se pueden cuantificar las mejoras implementadas. La gestión del cambio es un punto muy importante en este paso, ya que es necesario lograr que todos los colaboradores se involucren y den el ejemplo de adoptar los cambios.

  1.  Revisión del proceso¡controle y optimice!

Después de lanzar el nuevo proceso, es vital monitorear su evolución, para asegurarnos de que las expectativas se cumplan. Al primer indicio de pérdida de alineación con los objetivos planteados, se deberá actuar, para evitar agravar los problemas.

Después de ejecutar y controlar, es muy probable que encontremos espacio para nuevos cambios, lo que determinará el inicio de un nuevo proyecto. Es decir, siempre hay espacio para la mejora de los procesos y, por lo tanto, de la empresa.

CONCLUSIÓN

Como hemos podido notar, la mejora de procesos es un proyecto cíclico, que debe llevarse a cabo de manera continua para que funcione, y así poder disfrutar de los resultados y beneficios que esta nos brinda.

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