Actualmente, la competitividad de los mercados exige a las empresas ofrecer una calidad de servicio superior. Debido a esto, las empresas se enfocan en la mejora continua aplicando distintos métodos y sistemas que las hagan más competitivas y eficientes en su industria.   

Una de las actividades clave para una gestión empresarial adecuada es la administración de los almacenes e inventarios, ya que es un factor fundamental que contribuye a la productividad. Sin embargo, es algo que no todas las empresas pueden realizar con eficacia. Por lo tanto, cuando un negocio requiere de procesos de almacenaje efectivos, se debe considerar al outsourcing de inventarios como una estrategia para optimizar procesos, reducir costos y agregar calidad a nuestros negocios.

¿Qué es el outsourcing de inventario y cuál es su importancia?

El servicio de inventario se puede definir como la externalización del recuento y la verificación periódica de las existencias materiales, tanto bienes muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa. Este permite mantener un control sobre las existencias y los activos fijos, lo que ayuda a mantener al día los registros contables como sustento de los saldos presentados en los estados financieros. De la misma manera, tiene como objetivo comprobar el grado de eficacia en los sistemas de manejo de los materiales, método de almacenaje, aprovechamiento de espacio en el almacén y control de los bienes.  

Su importancia radica en que hace posible que las empresas aumenten su competitividad centrándose en su actividad principal; por ende, el valor de los servicios brindados al cliente y sus utilidades. 

A continuación, te explicaremos que incluye los beneficios de tercerizar el servicio de inventarios para una empresa. 

¿Que incluye el servicio de inventario de Activo fijo?: 

Análisis detallado de la base contable:  Evalúa el grado en el que las cifras contables de una compañía reflejan la realidad económica. Es una condición previa importante  para efectuar un análisis financiero efectivo y tiene como objetivo examinar y evaluar la gestión empresarial para poder determinar el grado de solvencia, eficacia y rentabilidad obtenido en la misma.

Levantamiento y registro de activos (Catalogación fotográfica y estandarización de activos fijos):  Registra y contabiliza físicamente cada bien con sus características principales, asignándoles un código único. Su objetivo principal es recopilar información relevante que describa de manera plena los activos, permitiendo una toma de decisiones pertinentes al caso.  Es importante llevar el control de nuestros bienes, ya que “lo que no se mide no se puede controlar”.  

Etiquetado de activos fijos: El etiquetado de activos, es una de las partes más importantes de cualquier sistema de control de activos porque te permite tener un mejor control de los mismos y te ayuda a mantener en orden tu inventario. Para la codificación o etiquetado de los activos fijos se utilizan etiquetas de diverso material. Varía  dependiendo del tipo de activo y de las condiciones en las cuales opera respecto a  clima, ambiente, etc.  

Conciliación de inventario físico versus los registros contables: tiene como objetivo verificar y detectar de manera ordenada y sistemática las posibles diferencias entre el inventario físico y el registro contable de los activos; diferencias que pudieron originarse en el proceso de capitalización de los activos y/o de las inversiones en proceso.  

Determinación de activos conciliados, faltantes y sobrantes:  De presentarse diferencias, la cantidad o los importes monetarios como resultado   del inventario, se debe determinar los activos conciliados, faltantes y sobrantes y efectuar la corrección de los saldos en las tarjetas de control y los registros contables.  

¿Qué incluye el servicio de inventario físico de existencias? 

  • Identificación de lugar donde se encuentran las existencias: Identificación por radio frecuencia (RFID) e Identificación por códigos de barra.    

  • Conteo eficiente y ordenado: Su importancia no solo radica en determinar las cantidades físicas de un inventario sino en los múltiples beneficios que brinda: 

  • Permite determinar correctamente el costo  

  • Verifica que los productos existan físicamente  

  • Comprueba los reportes de Ventas y Producción  

  • Verifica la eficiencia de Producción / Compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes)  

  • Evalúa y decide sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos.  

  • Comprobar la rotación de productos, Constatar que el valor no exceda el valor de realización  

  • Verifica que esté registrado correctamente en la contabilidad  

  • Acomoda correctamente los productos de acuerdo con el sistema de surtido  

  • Evalúa el sistema de resguardo y conservación.  

  • Informe con las diferencias frente a la información de almacén:  al tener la información del stock real de existencias a la fecha de corte, se puede identificar las diferencias que existen con la información de almacén que la empresa posee, identificando así los productos faltantes y sobrantes. 

Beneficios del outsourcing de inventarios 

Cuando se contrata a una empresa externa, esta es especializada en el servicio que ofrece, por lo tanto, genera una mayor calidad en el servicio prestado. 
Así, los beneficios de contratar el servicio de inventario de activo fijo son: 

  • Registro real del inventario de bienes muebles e inmuebles de la empresa y consolidación con los registros contables 

  • Cálculo correcto de depreciación de activos 

  • Identificación de los bienes que están totalmente en desuso, así como bienes totalmente depreciados, que necesitan reparación o acondicionamiento, etc.  

  • Confidencialidad de los datos y resultados 

Y, los beneficios de contratar el servicio de inventario físico de existencias son: 

  • Información del stock real de existencias a una fecha determinada 

  • Verificación del estado de los bienes 

  • Permite la identificación de robos y mermas 

  • Confiabilidad de los saldos presentados en los estados financieros 

  • Imparcialidad en los resultados obtenidos, generando una información precisa y de confianza 

Conclusión:  

En conclusión, el outsourcing de servicios de inventario brinda las mejores prácticas en gestión y control de activos y permite a las empresas llevar un mejor control de las existencias, pero, sobre todo, enfocarse en su actividad principal para brindar un servicio superior al cliente día a día. 

En RSM Perú te brindamos los servicios de Inventario de Activo Fijo e Inventario físico de existencias adecuados a la medida de tu empresa. 

¿Qué soluciones brinda el servicio de inventario de RSM Perú?  ¿Cuál es el valor agregado o diferencial de RSM Perú en los servicios de inventario? 

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