Términos y Condiciones de Uso de Microsoft Office 365

Aplicable a empleados y usuarios autorizados de RSM México

1. Aceptación de términos
El acceso y uso de Microsoft Office 365, incluyendo todas sus aplicaciones, herramientas y servicios, está sujeto a los presentes términos y condiciones. Al utilizar esta plataforma, el usuario acepta cumplir con las políticas de seguridad, privacidad y uso responsable definidas por RSM México.

2. Uso autorizado
Microsoft Office 365 es una herramienta corporativa proporcionada exclusivamente para fines laborales autorizados. Queda estrictamente prohibido el uso personal, el acceso no autorizado y cualquier actividad que incumpla las normativas internas o las leyes aplicables.

3. Seguridad y monitoreo
RSM México se reserva el derecho de monitorear el uso de Office 365 para:

• Garantizar la protección de la información confidencial y crítica.
• Verificar el cumplimiento de las políticas de seguridad de la empresa.
• Prevenir y mitigar riesgos operativos o de seguridad.

El monitoreo puede incluir la revisión de archivos, correos electrónicos, chats y otras actividades realizadas en la plataforma, en conformidad con las leyes aplicables.

4. Responsabilidades del usuario
El usuario es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Respetar los niveles de clasificación de información establecidos (Uso Interno, Público, Crítico, Confidencial).
• Abstenerse de compartir información fuera de los fines permitidos por su rol.

Cualquier incidente relacionado con pérdida de información, accesos no autorizados o uso indebido debe ser reportado de inmediato al área de TI o al Comité de Seguridad de la Información.

5. Restricciones de uso
Los usuarios deben abstenerse de:

• Descargar o compartir información sensible sin autorización previa.
• Instalar aplicaciones o complementos no aprobados por el área de TI.
• Utilizar herramientas de Office 365 para actividades personales o no relacionadas con su función laboral.

6. Clasificación y etiquetado de documentos
La información generada, almacenada o compartida mediante Office 365 deberá ser etiquetada conforme a los niveles de clasificación aprobados por RSM México:

• Uso Interno: Para documentos generales y no sensibles.
• Público: Información que puede ser compartida con terceros bajo autorización.
• Confidencial: Información altamente sensible y protegida.
• Crítico: Datos de mayor sensibilidad que requieren máxima protección.

7. Cumplimiento de la Política del SGSI
RSM México opera bajo un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) conforme a la norma ISO/IEC 27001:2022. Todo incumplimiento de estos términos o de la política del SGSI será considerado una infracción grave, sujeto a medidas disciplinarias y, en casos aplicables, acciones legales.

8. Consecuencias por incumplimiento
El uso no autorizado de Office 365, la violación de los presentes términos o la realización de actividades ilícitas puede derivar en:

• Restricción del acceso a las herramientas de la plataforma.
• Sanciones disciplinarias internas.
• Acciones legales civiles o penales según corresponda.

9. Actualizaciones
Estos términos serán revisados y actualizados periódicamente. Es responsabilidad del usuario consultar las versiones más recientes publicadas por el área de TI o el Comité de Seguridad de la Información.