Semi-externalisation de la paie : de quoi parle-t-on ?

Le traitement des bulletins de paie est une activité sensible en interne et complexe. Elle est issue des règles du droit social et du droit conventionnel et nécessite des connaissances pointues en gestion RH notamment. De plus, dans ce domaine, la législation en constante évolution nécessite de mettre en place une veille juridique régulière.

La performance de la gestion de la paie est liée à 3 facteurs clés :

la performance du logiciel
l’efficience de l’organisation interne et,
la compétence des équipes.

Une entreprise, en particulier une PME, ne dispose pas forcément de ces trois atouts en interne. La paie coproduite ou semi-externalisée peut représenter une solution appropriée qui permet à l’entreprise de garder le contrôle de certains processus de paie tout en déléguant d’autres auprès d’un prestataire externe. Comment fonctionne ce mode d’organisation hybride ?

Externalisation totale VS semi-externalisation

Il existe 2 niveaux d’externalisation de la paie :

L’externalisation complète auprès d’un prestataire externe,
La coproduction ou semi-externalisation, qui consiste à externaliser le paramétrage initial du logiciel de paie ainsi que la maintenance légale et conventionnelle (mise à jour des taux légaux prévus par la législation et les conventions collectives). L’entreprise conserve en interne le processus paie : saisies des variables, contrôle et validation des bulletins, DSN, etc..

Afin de prendre la bonne décision, l’étude du contexte de l’entreprise est un élément primordial. En effet, il est essentiel d’établir, un diagnostic de l’organisation, des processus paie et de gestion afin de définir l’organisation souhaitée pour la fonction paie et choisir l’outil adapté à vos besoins.

Mon entreprise est-elle compatible avec une solution de paie coproduite ?

Pour déterminer si la semi-externalisation de la paie est adaptée à votre entreprise, nous nous appuyons notamment sur les questions ci-dessous (liste non exhaustive) :

Quelle est la taille de l’entreprise ?
Sa complexité organisationnelle, fonctionnelle et réglementaire (accords internes, usages …) ? Quelles sont les contraintes technologiques et informatiques de l’entreprise ?
Quel degré d’autonomie et de responsabilité la direction souhaite-t-elle conserver pour la fonction paie ?
Un plan de continuité d’activité a-t-il été établi ?
Y a-t-il un turn-over important au sein de l’équipe paie ?
Les personnes en poste disposent-t-elles de bonnes compétences ?
Existe-t-il un référentiel de paie ?
Quel est le volume de bulletins sur l’année ?
Quels sont les niveaux de complexité ?
Quel est le coût de production d’un bulletin de paie au regard de la configuration actuelle (coût du logiciel, coût salarial des personnes en charge de la paie, coût de la formation, back-up en cas d’absence, sans oublier les coûts cachés) ?
Quel est le coût de production d’un bulletin de paie au regard de la solution envisagée ?
Quel est le retour sur investissement (ROI) ?

Lorsque l’entreprise atteint une certaine taille, généralement 100 salariés et plus, l’externalisation complète de la paie peut s’avérer être inadaptée (manque de souplesse du calendrier de paie, nécessité de disposer d’éléments en temps réels…). En ce qui concerne la semi-externalisation de la paie, tout dépend des caractéristiques propres à votre entreprise.

Quels sont les avantages de la paie semi-externalisée ?

La paie semi-externalisée peut s’avérer être un choix judicieux, vous permettant de disposer de la meilleure solution de paie adaptée à vos besoins :

Livrée prête à l’emploi,
Avec des paramétrages aboutis, réalisés par des spécialistes de la solution,
Dont la mise à jour des paramétrages légaux et conventionnels est effectuée en temps réel (solution en mode SaaS),
Sécurisée au regard de la continuité de service avec la possibilité de suppléer l’absence du chargé de paie par le prestataire,
Réversible en cas de passage à une externalisation complète.

De plus, cette forme d’organisation permet également :

De se dégager du temps lorsque l’équipe paie a dans son périmètre des missions purement RH telles que le recrutement, la formation professionnelle, le développement RH, les relations avec les instances représentatives du personnel,
De bénéficier d’une souplesse sur le calendrier de paie,
De traiter les urgences en temps réels (ex : entrées/sorties sur les derniers jours du mois, les bulletins de simulation…).

Quelle est la répartition des tâches entre l’entreprise et le prestataire ?

Une fois la décision prise, il est essentiel de définir la répartition des tâches, lors des différentes phases de travail : le démarrage et la production.

Notre expertise

Un audit de conformité paie en amont du projet

En complément des éléments de gestion de paie transmis par le client, l’audit est également une étape liminaire très importante à ne pas négliger.

Il a pour objectif :

De s’assurer de la conformité juridique des documents remis,
De poser des questions au client en cas d'incohérences ou d’erreurs,
De corriger les éléments faux, afin d’avoir une base correcte en vue du paramétrage du nouveau logiciel de paie.

La gestion en mode projet au quotidien

Permet de faire fonctionner une équipe provenant d’entreprises, de métiers ou de services différents de manière collaborative et transverse,
Orchestre des projets complexes,
Offre une meilleure maîtrise de l’environnement et des processus, ce qui engendre une réduction du temps nécessaire à l’aboutissement du projet,
Rationalise la charge de travail des membres de l’équipe et leur permet de sortir des tâches habituelles pour acquérir de nouvelles compétences,
Génère de la motivation, de la responsabilité,
Favorise l’adaptabilité et l’innovation.

Changer de mode d’organisation, d’outil de gestion de paie ne sont pas des décisions anodines. La réussite de ce projet suppose qu’il soit bien préparé et anticipé. RSM peut vous accompagner dans la phase d’étude des processus de paie et de gestion ainsi qu’à la migration vers le logiciel de paie du cabinet.