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Cómo adaptarse al mundo de las conferencias virtuales

Lea Pateman, Head of Marketing Communications de RSM Global

Como organización de servicios profesionales, la esencia de nuestro negocio es construir relaciones sólidas, colaborar y compartir ideas y conocimientos, tanto dentro de RSM como, en última instancia, con las empresas del mercado medio.  

Antes del inicio de la pandemia de COVID-19, había una gran cantidad de oportunidades para reunirse y compartir estas ideas y conocimientos a través de conferencias, talleres y academias de miembros de RSM. Estas oportunidades cara a cara se han llenado de calidez, aprecio y nos han permitido celebrar nuestra cultura diversa e innovadora, al mismo tiempo que inspiran cambios positivos.

Lamentablemente, a medida que los cierres se implementaron en todo el mundo, las interacciones humanas que hicieron que estos eventos fueran tan atractivos y beneficiosos en primer lugar, ya no fueran posibles.

Según mi experiencia, cuando una puerta se cierra, se abre otra, o al menos se encuentra una nueva forma creativa de entrar.

Para RSM, como ocurre con muchas otras organizaciones, todavía hay negocios por hacer e ideas por compartir. En lugar de simplemente cerrar la puerta a todos estos eventos, nos propusimos adaptar nuestro enfoque y hacer la transición de este intercambio de ideas de un foro físico a una experiencia digital, aprendiendo cosas nuevas en el camino.

Instalar la tecnología adecuada

Cuando la ubicación geográfica ya no es una consideración, los eventos virtuales crean la oportunidad para atraer a una audiencia más amplia. La capacidad de grabar las sesiones también ayuda a ampliar el alcance. Además de que la medición de la reacción de la audiencia se facilita gracias a encuestas y herramientas de preguntas y respuestas que pueden ayudar a informar la toma de decisiones o la planificación para el futuro.

Hay una serie de plataformas de transmisión web en línea disponibles, como Zoom y ON24, y sitios web de conferencias a la medida para eventos. Una vez que se ha elegido la plataforma, lo mejor es obtener la capacitación adecuada para todas las personas clave que estarán involucradas. Cada plataforma tiene diferentes condiciones, es importante conocerlas y probar, probar, probar.

Preparación de voceros y planificación de escenarios

Siempre preparamos un discurso para nuestros voceros que estarán en conferencias y eventos, pero “volverse virtual” requiere otro nivel de atención:

  • Crea instrucciones específicas basadas en tu propia experiencia.
  • Configura recorridos técnicos para tus voceros antes del ensayo del contenido.
  • Verifica el audio y la iluminación de tus voceros desde el punto de vista de la audiencia.
  • Una vez que se haya terminado el ensayo, repite de nuevo, pero esta vez apaga la cámara y el audio de alguien, de modo que el anfitrión o el otro vocero pueda lidiar con una situación inesperada como la pérdida de WIFI del vocero principal.
  • Considera tener más de un host para intervenir, en caso de que el host principal experimente problemas de conectividad.

Es esencial tomarse el tiempo para preparar a tus voceros y adelantarse a las situaciones que pueden pasar. Con todo el mundo en línea, es más que probable que la conectividad sea un problema, pero si planificas el escenario, lo resolverás como un profesional.

Hazlo atractivo

Las mejores conferencias son aquellas en las que los organizadores consideran la capacidad de atención y la comodidad de la audiencia, esto es particularmente importante en los eventos en línea. En última instancia, si no logras atraer a la audiencia, hay más competencia por la distracción de atender correos electrónicos y otros trabajos.

Tener anfitriones con buena energía puede ayudar a mantener el ritmo y terminar a tiempo. Tener una combinación de contenido con diferentes tiempos de duración, el uso de paneles, presentaciones en vivo, encuestas de audiencia y sesiones con preguntas y respuestas y el uso de clips de video puede ayudar a mantener la atención de la audiencia.

Otro elemento clave es la interacción. Las personas sólo pueden ver un rostro que habla en una pantalla durante un tiempo determinado, por lo que es mucho más atractivo si se trata de una conversación bidireccional.

Invitar a nuestra audiencia a participar en la presentación y brindar información les otorga propiedad del contenido y control de la narrativa. Esa propiedad les ayuda a sentirse conectados con los mensajes y entre ellos.

Finalmente, ninguna conferencia estaría completa sin un poco de trabajo en equipo, por lo que es importante brindar a la audiencia oportunidades para conectarse.

Algunas plataformas proporcionan formas de crear esos debates interactivos dentro de las presentaciones con el uso de salas de reuniones dentro de la sesión. Esto permite que una audiencia más grande tenga discusiones en grupos más pequeños antes de regresar a la plataforma principal y compartir los resultados de estas discusiones.

Diviértete

Una conferencia puede ser atractiva y tecnológicamente sólida, pero aun así debe tener luces y sombras y ser entretenida. Si bien es un poco más desafiante darle vida a una videoconferencia, existen oportunidades para ser creativo con sesiones de lluvia de ideas, concursos y pruebas.

Incluir videos cortos y divertidos o pedirle a la audiencia que envíe videos, fotos y selfies de cómo han llevado a cabo su distanciamiento social puede ayudar a conectar a las personas.

Innovación impulsada por la adversidad

RSM ha impartido seminarios web durante varios años antes del COVID-19, pero la pandemia nos ha empujado a pensar de forma creativa e innovar más rápido. Con las herramientas adecuadas, el contenido adecuado y un nuevo enfoque disruptivo, todavía podemos organizar conferencias virtuales que son tan atractivas como nuestros eventos en persona.


ORIGINAL

https://www.rsm.global/insights/new-way-forward/embracing-world-virtual-conferences

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