RSM Canadá - Este artículo es la tercera parte de una serie de siete partes que ofrece un manual de estrategias práctico para los directores financieros de hoy.

¿Qué es el proceso de cierre?

El proceso de cierre se refiere al puente entre los procesos empresariales y la capacidad de informar sobre los resultados financieros. Los componentes básicos del proceso de cierre incluyen la actividad de los libros auxiliares y los diarios, como los registros y las asignaciones, las conciliaciones, incluidos los balances y el cotejo de transacciones, los esfuerzos de consolidación, como la creación de estados financieros y la fusión de múltiples soluciones ERP y la elaboración de reportes y análisis, que incluyen la presentación de reportes externos y de gestión, así como los requisitos legales y reglamentarios.

Si bien los profesionales de contabilidad y finanzas rara vez esperan este procedimiento, la capacidad de dimensionar correctamente el proceso de cierre a través de un enfoque basado en datos y riesgos ayudará a facilitar un curso más ágil y eficiente para todo el equipo.

Problemas comunes que impiden el proceso de cierre

Debido a que muchas organizaciones luchan con problemas como escasez de personal, procesos manuales laboriosos, tecnología inadecuada y datos poco confiables, el proceso de cierre puede parecer incontrolable. Un número creciente de empresas se ha alejado de un enfoque tradicional porque se ven obstaculizadas por los requisitos de informar más en menos tiempo, junto con las demandas de mayor transparencia y gestión corporativa.

La duración del cierre ideal depende de una variedad de factores exclusivos de cada organización, incluida su estructura y recursos, tolerancia al riesgo, plazos de presentación de reportes internos y externos, consideraciones de control y la calidad y puntualidad de los conocimientos comerciales deseados. Independientemente de estas especificaciones, existen varias estrategias que ayudarán a las organizaciones a cumplir con las demandas de los procesos actuales, que incluyen:

  • Optimizar el ciclo de cierre del periodo.
  • Garantizar la visibilidad y la previsibilidad en la consolidación financiera y el cierre.
  • Integrar controles financieros para garantizar la precisión de los resultados.
  • Evitar retrasos por problemas de conciliación inesperados.
  • Abordar todas las necesidades de los reportes externos, legales e internos.
  • Gestionar los costos relacionados con la presentación de reportes financieros.

Cómo conseguir un cierre práctico

Para respaldar la transformación del proceso de cierre, se deben mejorar cuatro componentes clave dentro del modelo operativo de una organización:

  1. Profundizar en los datos. Una empresa puede comprender sus transacciones financieras estatales actuales y el momento y la materialidad asociados mediante la identificación de los requisitos de recursos, incluido el personal y el software. También es importante adquirir todos los datos disponibles y realizar vertederos prácticamente de datos de los diversos sistemas de origen. Luego, los datos deben formatearse en una estructura asimilable y comparable que permita unirlos y analizarlos mediante varios sistemas.
  2. Revisar las políticas y los procedimientos. Una organización debe revisar y analizar las políticas, tareas y actividades de cierre actuales para determinar la alineación con los objetivos de cierre establecidos. La recopilación de inventarios y el análisis de tareas para verificar su integridad y validez es esencial.
  3. Analizar roles y responsabilidades. Es fundamental alinear a los empleados óptimos con las tareas correctas aprovechando las capacidades y brindando oportunidades de crecimiento. Empiece por hacer un inventario de los recursos y documentar la experiencia y las responsabilidades actuales de su equipo, tanto las cercanas como las no cercanas. Considere las áreas en las que están agobiados o poco apalancados, sus fortalezas y debilidades, oportunidades de crecimiento e impactos en otros equipos.

Después de priorizar estos recursos, genere un road map que equilibre las necesidades del departamento y los intereses individuales. Este proceso debe incluir la preparación de un análisis de brechas de la configuración actual frente a la capacidad óptima, entrevistar a las partes interesadas clave, capacitar a los empleados para que trabajen juntos en soluciones, reasignar tareas mientras se mantienen las copias de seguridad y enfatizar los ejercicios de capacitación y adopción.

  1. Revisar y optimizar las soluciones tecnológicas. También es vital diseñar el flujo de datos entre los sistemas de tecnología que contribuyan al proceso de cierre y realicen un análisis de adecuación al propósito relacionado. Esto incluye aplicaciones y tecnología de inventario que contribuyen a cerrar procesos como los ERP, libros auxiliares de terceros, como sistemas bancarios y de tesorería, sistemas de activos fijos y nóminas, aplicaciones de consolidación, sistemas de gestión estrechos y soluciones puntuales. Además, identifique los desafíos relacionados con el entorno del sistema actual. Estos pueden incluir la optimización de la tecnología existente para que “se adapte al propósito”, la implementación de soluciones puntuales para llenar los vacíos y automatizar completamente y el establecimiento de una estrategia de integración.

Consideraciones de un cierre práctico

Para lograr un cierre práctico, se deben tener en cuenta las siguientes cinco consideraciones:

  1. Evalúe el riesgo. Evalúe los componentes críticos de los datos y realice análisis de entradas de sus diarios, conciliaciones y flujos, utilizando los resultados para guiar las mejores prácticas. Además, cuestione cada cuenta para determinar el riesgo de ciertas actividades y use esas respuestas como una guía sobre qué cambiar.
  2. Considere las políticas. Identifique áreas para aumentar la eficiencia, como:
  • Umbral de materialidad de los prepagos, acumulaciones, entradas de sus diarios y análisis de flujo
  • Políticas de cancelación y diferencias de conciliación no identificadas
  • Pasar de controles manuales a un entorno de control preventivo automatizado
  • Política de conciliación y cierre de libros: cortes fijos o automáticos para diferentes libros
  • Política de flujo: tipo, frecuencia y alcance de análisis
  • Reportes internos y externos: frecuencia, detalle, puntualidad, estandarización y destinatarios
  • Requisitos regulatorios: industria, deuda
  • Uso de auditoría interna: déficit de investigación durante el mes en lugar de durante el cierre
  1. Comprenda la diferencia entre los cierres hard y soft. El cierre hard abarca un proceso minucioso, detallado y, a menudo, rígido, en el que se dedica más tiempo a las correcciones a nivel de superficie que a las causas fundamentales. Suele ser apropiado para fines de trimestre o año, ya que el cierre completo capturará toda la actividad en ese periodo y puede ser la opción adecuada para cumplir con ciertos requisitos de compliance.

Por el contrario, el cierre soft tiende a ser menos completo y preciso, eliminando o simplificando algunas actividades. Aunque generalmente es un proceso más corto, deja más tiempo para el análisis de problemas. Si bien es probable que capture toda la actividad material en el periodo correcto, la dependencia del cierre soft en suposiciones y tendencias puede no ser lo suficientemente precisa para ciertos requisitos y podría resultar en un trabajo de recuperación.

  1. Elimine las tareas que ya no son necesarias. Estandarice o centralice tareas similares que realizan múltiples entidades. Además, optimice las tareas relevantes que se pueden actualizar para mejorar ciertos aspectos, conservando las tareas que siguen siendo relevantes y necesarias para el cierre optimizado.
  2. Inversión en tecnología. La arquitectura financiera moderna debe considerar la integración de sistemas transaccionales, de almacenamiento y de reportes de un extremo a otro para impulsar la automatización financiera en los elementos de datos y procesos comerciales críticos. La comprensión de las herramientas diseñadas para este propósito guiará las decisiones informadas de inversión en tecnología. Las áreas clave incluyen:
  • ERP
  • Libros
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Inventario
  • Tesorería
  • Activos fijos
  • Automatización robótica de procesos (RPA)
  • Despliegue de bots para tareas estructuradas, repetibles y basadas en lógica
  • Reducción de las tasas de error humano y mejora de compliance y seguridad
  • Mejora de la productividad (cinco veces más rápido que los humanos con tiempo de ejecución 24/7)
  • Automatización de cierre financiero (FCA)
  • Conciliaciones de cuentas
  • Listas de verificación de fin de periodo
  • Análisis de varianza
  • Entradas de libros
  • Eliminaciones entre empresas
  • Gestión del rendimiento empresarial (EPM)
  • Modelado de presupuestos y previsiones
  • Planificación de escenarios
  • Estados financieros
  • Reportes de gestión
  • Cuadros de mando (básico)
  • Consolidación financiera
  • Inteligencia empresarial (BI)
  • Almacenamiento de datos
  • Gestión de datos maestros
  • Cuadros de mando (avanzado)
  • Analítica predictiva
  • Big data e Internet de las cosas
  • Obtener valor de un cierre práctico

Al mejorar los cuatro componentes clave del modelo operativo de una organización y considerar el cierre práctico, una organización puede lograr un valor significativo a través de:

  • Procesos eficientes que conducen a un tiempo de cierre más corto y a un personal más comprometido
  • Mayor visibilidad durante y después del cierre
  • Política optimizada y diseñada específicamente para brindar reportes consistentes y confiables
  • Información oportuna que conduce a una mejor toma de decisiones
  • Entorno de controles preventivos automatizados que reduce los costos comerciales y de auditoría

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