Guía básica para ahorrar tiempo y dinero a través de la automatización

Anup Nair, de RSM India; Bernardo Vitale, de RSM Uruguay, y Rhys Morgan, de RSM Canadá

¿Cómo puede la automatización ahorrar tiempo y hacer que las organizaciones sean más eficientes? Cada día, la tecnología avanza rápidamente y el mundo empresarial se presenta con más oportunidades para aumentar la eficiencia, reducir las tasas de error, aumentar los ingresos y la rentabilidad.

La automatización es un área de la tecnología que se está volviendo cada vez más accesible.

Una vez restringidas a empresas más grandes con grandes presupuestos para financiar a los expertos en codificación, las soluciones low-code han llevado la automatización a la corriente principal. El uso de nuevo software ahora está eliminando la necesidad de que los empleados valiosos dediquen incontables horas a tareas muy repetitivas.

A través de la tecnología, las tareas simples se pueden completar con rapidez y precisión, lo que reduce el riesgo de errores en la entrada manual de información. Las ventajas son claras al permitir que los empleados dediquen tiempo a agregar valor a las funciones centrales del negocio y a impulsar el crecimiento.

Es importante destacar que la automatización también puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones mejores y más informadas. La automatización puede procesar volúmenes de datos con solo presionar un botón. Bernardo Vitale, especialista en Consultoría y Servicios de Asesoría de Riesgos en RSM Uruguay dice: “Hemos diseñado una automatización para el sistema de entrada contable que nos permitió descargar y generar entradas en cuestión de segundos, ahorrando más de 3 o 4 horas de trabajo para cada empresa”.

La velocidad de los procesos es un beneficio clave, pero la implementación también puede ser eficiente en el tiempo. Vitale continúa: “Nos tomó alrededor de 1 mes implementarlo. También diseñamos una automatización de alerta de carga horaria que nos permite hacer una evaluación de todas las horas trabajadas en el mes por cada empleado. Esta automatización ahorra 1 día de trabajo al responsable de realizar estos controles, libre de errores. Este proceso tardó algunas semanas en implementarse, incluido el desarrollo”.

Los beneficios de la automatización son claros: puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero, pero también a reducir o eliminar los errores humanos, lo que permite a los empleados concentrarse en un trabajo de mayor valor agregado. Esto ayuda a mejorar la satisfacción laboral, además de ofrecer mejoras en los resultados finales.

Por dónde empezar

Para las empresas que estén considerando implementar la automatización, aquí hay algunos consejos clave para empezar:

  • Procesos que implican una gran cantidad de entrada de datos. La entrada manual de datos requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Estas tareas manuales se pueden optimizar mediante API, otras integraciones de sistemas combinadas con rutinas de automatización. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también se puede utilizar para escanear documentos y extraer información mecanografiada o manuscrita en formatos que se pueden ingerir en otros sistemas.
  • Procesos bien definidos y de alto rendimiento. Este es un indicador muy significativo de que un proceso podría automatizarse para reducir la necesidad de que los empleados tengan que repetir una tarea una y otra vez. Por lo general, este tipo de tareas incluyen facturación, aprobación de pagos de facturas, envío y categorización de correos electrónicos.
  • Procesos donde el impacto de los errores es alto. Hay una serie de procesos que presentan un riesgo para una empresa, como un riesgo para la seguridad o la privacidad del cliente, que pueden tener graves consecuencias. El error humano es un alto riesgo para ambos ejemplos. La automatización puede reducir errores, descifrar números mal escritos y ayudar a identificar entradas duplicadas.

¿Cómo están respondiendo las industrias al uso de la automatización?

“Con la pandemia que se avecina en todo el mundo, las empresas tuvieron que tomar medidas rápidas para ser ágiles durante esta fase. Esto incluyó técnicas de automatización para reducir la carga manual de los equipos comerciales”, de acuerdo con Anup Nair, de Asesoría y Aseguramiento de Sistemas de TI - Líder de Práctica Nacional en RSM India.

“Actualmente, las compañías de seguros de salud dependen de la inteligencia artificial para la aprobación de las reclamaciones, por lo que se dan cuenta de dos ventajas principales: un mejor tiempo de respuesta y la eliminación de la dependencia humana de la verificación y el procesamiento de las reclamaciones.

“Con el reconocimiento de caracteres inteligentes (ICR) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los esfuerzos manuales para actualizar la afirmación en varios sistemas se han reducido significativamente. Una vez que los datos de la reclamación se cargan en el sistema, la tecnología basada en inteligencia artificial evalúa la admisibilidad de la reclamación.

“Los módulos de aprendizaje profundo proporcionan automáticamente la cantidad a aprobar mediante algoritmos definidos. Como resultado, el tiempo necesario para leer y luego aprobar el formulario se ha convertido en cuestión de segundos. Todo el proceso se puede completar en sólo un minuto en comparación con las horas que tomaba antes, lo que reduce la dependencia humana y los errores en el proceso. Más bots de chat automatizados están reduciendo la carga del extenso personal de soporte, por mencionar un ejemplo.

“Un ejemplo más es la automatización y digitalización en la industria de pagos. En India, el pago se puede realizar digitalmente sin tocar el efectivo, lo que restringe la interacción física. Hemos creado una interfaz de pago unificada (UPI), que realiza una transacción con sólo un clic”.

Este tipo de automatización ha resultado en:

  • Reducir múltiples puntos de contacto
  • Interacciones humanas reducidas
  • Hacer pagos más rápido
  • Tasas de error reducidas
  • Rastreo efectivo de transacciones e identificación de errores

Un beneficio clave es que estas soluciones digitales incluyen procesos e inteligencia artificial, por lo que las posibilidades de fraude se reducen a medida que el uso de efectivo y cajeros automáticos disminuye drásticamente.


En cuanto al sector de servicios financieros, según Rhys Morgan, socio consultor de gestión y tecnología en RSM Canadá: “En el sector de servicios financieros, los bancos han centrado gran parte de sus esfuerzos prepandémicos en sus operaciones de cara al cliente con soluciones digitales como banca en línea para facilitar a los clientes la interacción con el banco.

“La conveniencia que ofrecen estas soluciones digitales ha dado como resultado un número creciente de pagos móviles y la reducción de las transacciones en efectivo. Sin embargo, muchos procesos en los bancos todavía dependen en gran medida de que las personas procesen manualmente las solicitudes de los clientes y utilicen papel. La pandemia ha resaltado y acelerado los desafíos de tales modelos de procesos manuales.

“Dados estos desafíos, las funciones de TI en los principales bancos están aprovechando la automatización para lograr resultados prometedores y transformar las operaciones bancarias. Un caso primordial es el de un banco canadiense importante que decide automatizar su proceso de transferencia de cuenta analizando el proceso existente desde las dimensiones del cliente, la eficiencia y el riesgo.

“Esto llevó al equipo a descubrir problemas importantes de verificación de datos, falta de integración y procesos manuales o basados ​​en papel utilizados por los empleados de back-office y sucursales. Mediante la automatización de los procesos comerciales y el uso de las soluciones de TI adecuadas, el banco logró reducir la cantidad de tiempo que el personal dedicaba a manejar transferencias de cuentas en un 70% mientras disfrutaba de un ROI significativo del 75% en 15 meses”.

El futuro está automatizado

Si su ambición es hacer crecer su negocio en el siglo XXI, entonces su estrategia debe incluir la automatización. Sus clientes esperan cada vez más ver los beneficios de la automatización. Las empresas que ignoran esta tendencia lo hacen bajo su propio riesgo.

Si desea saber más sobre cómo ahorrar tiempo y dinero y mejorar la confiabilidad de sus procesos comerciales clave a través de la automatización, comuníquese con nosotros.


NOTA ORIGINAL

https://www.rsm.global/insights/digital-and-innovation/saving-time-and-money-through-automation

¿Cómo podemos ayudarle?

Contáctenos vía telefónica al  01 (55) 5093. 6200 o envíe sus preguntas, comentarios o solicitudes de propuestas.

Enviar correo electrónico