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Sarah Belsham, Consulting Director, RSM UK
Los obstáculos para la creación de grandes estrategias de datos no suelen ser específicos del sector de la construcción, pero algunas de las consideraciones sí lo son, especialmente a medida que el mundo avanza hacia las ciudades inteligentes y la construcción sustentable.
Es importante recordar que el trayecto de los datos no tiene que completarse de una sola vez, por lo que no hay que sentirse obligado a hacerlo todo a la vez. La logística, los costos y los recursos que conlleva la puesta en marcha de una estrategia de datos pueden ser abrumadores y eso incluso antes de establecer una lista de prioridades sobre lo que debe abordar la estrategia de datos.
Poner en marcha el plan por etapas que aborde específicamente las necesidades más apremiantes de la empresa una por una es igual de eficaz, y podría ser más eficaz, que adoptar un enfoque de cero a cien.
Empezar con una estrategia de datos
Establecer la propiedad de los datos en términos de liderazgo e inversión es crucial cuando se trata de mantener la competitividad. Dos de los obstáculos más comunes de la estrategia y la gestión de datos que son fáciles de superar son:
- Implicar a todas las partes interesadas, no sólo al departamento de TI
La mayoría de las iniciativas de datos están dirigidas por el departamento de TI, por lo que es menos probable que consigan la tracción necesaria en la empresa en general. Conseguir la participación de las partes interesadas es esencial, y hacer que la alta dirección comunique la importancia del proyecto de datos y sus resultados esperados subraya lo integral que es para el plan de negocio.
En el sector de la construcción, las partes interesadas incluyen a todos los integrantes de la cadena de suministro que contribuyen al diseño, la construcción y la entrega del proyecto. La propiedad de los datos, su captura y la gestión de los riesgos son consideraciones clave a la hora de crear un proceso para interrogar los datos.
- Falta de terminología y programas informáticos constantes
La falta de una terminología y un software comunes en las grandes empresas puede dificultar mucho la recopilación de datos. La solución es la formación entre equipos y departamentos para que todos hablen el mismo idioma.
El uso de las mismas aplicaciones y métodos de registro y análisis de datos en toda la empresa facilita la recopilación de datos y la elaboración de informes. Los distintos equipos harán un uso diferente de los mismos datos de construcción, pero al menos las fuentes de datos y la terminología deben ser algo que todos los miembros de la empresa tengan en común.
La buena noticia es que al abordar estos dos aspectos también se resuelve convenientemente otro problema generalizado: la falta de intercambio de datos debido a la reticencia a poseerlos públicamente y a confiar en ellos. Es habitual que los directivos del sector de la construcción desconfíen de sus datos porque no saben realmente de dónde proceden y no creen que puedan hacer afirmaciones basadas en ellos con confianza.
Los directivos pueden sentirse cómodos con los métodos utilizados por su propio equipo, pero esos métodos pueden ser diferentes de los utilizados por los equipos financieros, por ejemplo. Las diferentes asignaciones o cálculos dan lugar a divergencias en los conjuntos de datos, por lo que estandarizar la forma de registrar los datos es mucho más que una buena administración.
¿Vale la pena emparejar la brecha de datos?
Muchas empresas grandes y bien establecidas reconocerán que encontrar y organizar sus datos no es una tarea sencilla. La información de las instalaciones puede estar garabateada en cuadernos, almacenada en teléfonos o registrada con prisa en diversas hojas de cálculo.
Es posible rescatar estos datos malos, pero hay que decidir si su valor final justifica el tiempo y los recursos necesarios para obtenerlos. En su lugar, puede ser más sensato estudiar la reforma de las políticas actuales de gestión y gobierno de datos.
Las hojas de cálculo y los cuadernos no van a desaparecer, pero no son adecuados para registrar información crítica. Los gestores de proyectos que están in situ y registran sus necesidades de recursos y el tiempo empleado en cada etapa de una construcción necesitan tener un proceso sólido para registrar esos datos.
Este proceso no tiene por qué ser excesivamente caro o complicado, existen soluciones a medida para abordar una cuestión específica, así como complementos que pueden añadirse a las aplicaciones existentes para permitir una elaboración de informes más eficaz en tiempo real.
Conseguir los datos que se quieren y necesitan es increíblemente importante y requiere invertir en el hardware. Las aplicaciones antiguas son difíciles para obtener datos y la actualización vale la pena porque es un proceso repetible. No conviene analizar los datos en la misma aplicación que los creó y almacenó, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Ventajas comerciales de una buena gestión de datos de construcción
La elaboración de reportes es un área en la que una buena gestión de datos puede marcar la diferencia, pero hay otras ventajas comerciales y operativas.
Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen una multitud de proveedores y trabajan con numerosos contratistas. Habría que preguntarse:
- ¿Saben con qué frecuencia ciertos proveedores entregan con retraso?
- ¿O entregan el producto equivocado en el lugar equivocado o en las cantidades equivocadas?
- ¿Con qué frecuencia un contratista de mano de obra proporciona trabajadores que no tienen el nivel de cualificación adecuado para el trabajo o trabajadores con problemas de rendimiento?
- ¿Puede superponerse la información del registro de riesgos con los plazos del proyecto para identificar, por ejemplo, si el riesgo de falta de suministro se identificó correctamente?
Cuando hay diferencias marginales de costos entre los proveedores de mano de obra y materiales, unos buenos datos pueden aclarar por qué se retrasan los proyectos y de dónde proceden los gastos inesperados. Siempre habrá alguien en la empresa que tenga la sensación de saber dónde están los puntos débiles, pero seguro que hay sorpresas ocultas en los datos: las incógnitas desconocidas, por decirlo de alguna manera.
Para descubrir estos problemas es necesario conocer bien los datos a todos los niveles, lo que incluye saber cómo presentarlos con precisión. Los datos pueden ser muy engañosos si la historia no se presenta de la manera correcta.
Afortunadamente, con el tiempo la mayoría de nosotros nos sentimos más cómodos con la tecnología y los datos. Los gestores de proyectos tienen ahora una expectativa razonable de poder ver el estado de todos sus proyectos con sólo pulsar un botón.
Son estas expectativas cambiantes de las formas de trabajo y los resultados las que sustentan cómo seguirán evolucionando las estrategias y técnicas de gestión de datos.