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Andreea Nitoi, Brand & Innovation Manager, RSM Romania
El concepto de trabajar de forma remota o desde casa ha sido aclamado como el futuro de la vida laboral. Sin embargo, en los últimos meses, muchos equipos y organizaciones de todo el mundo se han visto obligados a realizar una transición rápida a la colaboración y la resolución de problemas en línea, lo que hace que la necesidad de reuniones y talleres a distancia bien diseñados y de fácil acceso sea mayor que nunca.
Las reuniones virtuales que no tengan estas cualidades pueden generar pérdidas de tiempo, equipos frustrados y, en última instancia, una falta de innovación que, en esta nueva normalidad, será aún más crucial para la longevidad y el éxito de cualquier negocio. En este artículo, Andreea Nitoi, de RSM Rumania, explica qué es la facilitación remota, también conocida como remote facilitation, por qué es útil y nos guía a través del proceso de diseño y ejecución de talleres virtuales efectivos.
¿Qué es la facilitación remota/remote facilitation de un taller?
A medida que las empresas se distribuyen globalmente, también aumenta la necesidad de talleres, reuniones y sesiones de capacitación virtuales. El costo de hacer arreglos de viaje para los equipos en diferentes zonas horarias puede ser alto y el uso de herramientas en línea para celebrar reuniones o talleres puede hacer que este proceso sea más eficiente y rentable. También en una economía de bajo contacto, los talleres remotos se convierten en una herramienta esencial.
Dicho esto, reunir a las personas en un entorno virtual no es suficiente para garantizar ni la creatividad ni la colaboración. La efectividad de cualquier reunión o taller a menudo se basa en la habilidad de la persona que lo facilita y el proceso que utiliza. Las reuniones virtuales y los talleres remotos que tienen como objetivo resolver un desafío no son diferentes.
El rol de un facilitador es complejo, pero su deber más esencial es el de ser guardián del proceso (ya sea a través de sistemas de pensamiento como Creative Problem Solving, Design Thinking, FourSight, entre otros). Su propósito es aumentar la capacidad creativa en otros. Hacerlo de manera remota es un desafío, porque lo que vemos, sentimos, decimos y hacemos, tanto como facilitadores como participantes, cambia.
¿Cómo debe prepararse para un taller a distancia?
Liderar una sesión a distancia exitosa requiere de convertirse en un experto en las herramientas y plataformas que se ha seleccionado para usar. Configurar el ecosistema del taller, que incluye las plataformas, las plantillas, el contenido y la forma en que se diseñará también, en el momento oportuno, antes del día.
Entonces es hora de probar, probar, probar.
Un facilitador experimentado sabe que, aunque la planificación es obligatoria para un taller exitoso, las cosas rara vez salen según lo planeado. Por lo tanto, tener un plan B es esencial.
En sesiones remotas, las herramientas y aplicaciones digitales son las que tienen más probabilidades de sufrir problemas técnicos. No importa cuánto se pruebe de antemano, siempre se debe estar preparado para la resolución de problemas adicionales durante el taller. Considerar tener un cofacilitador para ayudar a los participantes con tecnicismos durante la sesión puede servir.
1. Empezar la sesión
Los buenos talleres se basan en la participación de los integrantes y, cuando se trata de ofrecer programas virtuales, la participación puede ser un desafío más grande de lo normal.
Algo que se arma al azar e incluye largas presentaciones sin actividades de colaboración o una buena estructura, corre el riesgo de generar que la audiencia se aburra o distraiga. Toma en cuenta que los participantes pueden ser interrumpidos por sus computadoras (por ejemplo, a través de notificaciones de escritorio) o por las cosas que ocurren a su alrededor (especialmente si están en casa), por lo que es importante diseñar talleres aptos para superar estas barreras.
Realizar un calentamiento al inicio del taller tiene dos funciones principales: primero, ayuda a poner a los participantes en un estado de ánimo cognitivo (por ejemplo, para generar muchas ideas). También sirve para crear un espacio seguro, donde los participantes se sientan cómodos para compartir ideas y opiniones con otros. Es posible que los ejercicios habituales no sean aplicables en un entorno en línea: es importante concentrarse en estas funciones básicas cuando se realice o rediseñe una actividad específica.
A medida que avanza el proceso, el facilitador debe ayudar a los participantes a hacer una separación deliberada entre el pensamiento divergente y el convergente: lo puedes lograr a través de las reglas para cada tipo de pensamiento como un elemento visual de una pizarra (whiteboard platform). Se puede descargar este tipo de herramientas incluso como fondo de pantalla.
Toma en cuenta el tiempo, ya que todas las herramientas virtuales necesitan una cantidad más generosa de minutos, pero evita los temporizadores, ya que podrían presionar a los participantes.
Es importante dejar espacio para más pensamientos divergentes y convergentes fuera de línea una vez que se haya completado la sesión. Una de las mayores ventajas que brinda la facilitación remota es que al dividir la sesión, se obtiene tiempo para la incubación. Y la incubación, aunque es esencial para el proceso de pensamiento creativo, a menudo se pasa por alto en los talleres.
2. Dar seguimiento
No pierdas el impulso: hay algunas acciones clave que deben tomarse para garantizar que el proceso de innovación se capitalice y continúe fuera del espacio del taller. Entre sesiones, asegúrate de mantener al grupo enfocado y alineado.
Todos los procesos de colaboración generan muchos datos, información y resultados: con las sesiones a distancia, tienes la ventaja de registrar fácilmente la información generada. Inclúyelo en un informe conciso, esta es una forma útil de mantener el compromiso del grupo durante todo el proceso y cuando el taller termine. Además de que puede ayudarte a compartir los resultados del taller con personas que no pudieron asistir u a quien le haya generado interés.
La facilitación remota es un campo relativamente nuevo y todavía hay mucho que aprender cuando se trata de hacer que los talleres en línea sean tan exitosos como los tradicionales. Busca oportunidades para aprender y mejorar: el diseño significa recopilar comentarios constructivos no sólo de los principales interesados sino de todo el grupo, explorar diferentes herramientas que permiten la colaboración remota y seguir practicando.
Consejos rápidos para la facilitación remota
Es más difícil para las personas mantenerse ocupadas frente a una pantalla durante un periodo prolongado (por ejemplo, medio día). Divide un proceso de día completo en varias sesiones y programa sesiones que no demoren más de 120 minutos, incluye al menos un descanso generoso.
Durante los descansos, aleja a las personas de la tecnología para ayudarlas a incubar y reponer energía. Puedes incluir una actividad de descanso fácil y accesible que impulse a los participantes a alejarse de sus pantallas.
Mejora y adapta el ritmo asignando a cada actividad más tiempo del que normalmente asignarías; esto permitirá a los participantes reflexionar, les dará el espacio para comprender mejor los aportes. Muéstrate paciente con el silencio.
Antes de la sesión, prueba la tecnología rigurosamente: asegúrate de que funcione y de que cambiar de una plataforma a otra sea fácil. Genera un plan de respaldo con una herramienta (por ejemplo, una reunión Zoom donde tu cofacilitador grabe visualmente la conversación y comparta la pantalla).
Cuando se trata de contenido en una sesión de facilitación remota, menos es más. Utiliza muchos elementos visuales e íconos y explica todo por escrito, idealmente, con menos palabras y más imágenes.
Para optimizar el compromiso, busca aplicar dos reglas clave. Primero, si una persona es remota, todos deberían ser remotos, incluso si están en el mismo edificio. En segundo lugar, el video debe ser obligatorio para todos, para que pueda evaluar la participación a través del lenguaje corporal.
Para más consejos útiles y cómo prepararse, entregar y dar seguimiento después de talleres a distancia, haz clic aquí para visitar el sitio web de RSM Romania.
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