Arbeit von zu Hause aus: Was müssen Sie als Arbeitgeber beachten?

Da die Arbeit von zu Hause aus schon seit einiger Zeit die Norm ist, ist zu erwarten, dass die Arbeitnehmer auch in Zukunft (teilweise) von zu Hause aus arbeiten werden. Vor diesem Hintergrund wurde eine Reihe von Steuervorschriften geändert oder verschärft. Darüber hinaus hat die Arbeit von zu Hause aus Konsequenzen für Menschen, die grenzüberschreitend arbeiten, denn wenn sie in einem anderen Land als gewöhnlich arbeiten, können sich die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen zwischen dem Wohnsitzland und dem Land, in dem sie arbeiten, ändern. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Möglichkeiten und Folgen der Heimarbeit.

Mögliche (zusätzliche) Vorteile für Arbeitnehmer

EINRICHTUNG DES ARBEITSPLATZES (GESUNDHEITS- UND SICHERHEITSVORSCHRIFTEN)

Nach dem Gesetz über die Arbeitsbedingungen (Arbowet) ist der Arbeitgeber verpflichtet, für gute Arbeitsbedingungen zu sorgen, um Gesundheits- und Sicherheitsrisiken für die Arbeitnehmer zu vermeiden oder zu bekämpfen. Daher gilt eine gezielte Ausnahmeregelung für Arbeitsmittel, die am Arbeitsplatz verwendet oder verbraucht werden. Es ist wichtig, dass es sich um den Arbeitsplatz des Arbeitnehmers handelt. Speziell für das Gesetz über die Arbeitsbedingungen wurde der Begriff des Arbeitsplatzes erweitert. Die Wohnung des Arbeitnehmers gilt also auch bei Heimarbeit als Arbeitsplatz, was die Arbeitsbedingungen angeht.

Einrichtungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit den Verpflichtungen des Arbeitgebers gemäß dem Gesetz über die Arbeitsbedingungen stehen, können erstattet [1], zur Verfügung gestellt [2]  oder den Arbeitnehmern auf einer gezielten, freigestellten Basis zugänglich gemacht [3] werden. Zu den Arbeitsschutzausrüstungen für den Heimarbeitsplatz könnten ein ergonomischer Schreibtisch, ein Bürostuhl, eine Bildschirmbrille oder z. B. Lampen gehören, die für den Heimarbeitsplatz des Arbeitnehmers erforderlich sind, um seine Arbeit zu verrichten. Dies ist jedoch an eine Reihe von Bedingungen geknüpft.

  • Wenn der Arbeitgeber die Kosten für Arbeitsschutzausrüstung erstattet, muss die Zahlung an den Arbeitnehmer auf einer Rechnung beruhen, aus der hervorgeht, dass es sich um Arbeitsschutzausrüstung handelt. 
  • Der Arbeitnehmer darf keinen Eigenanteil für Arbeitsschutzausrüstung zahlen. Wird der Arbeitnehmer aufgefordert, einen Beitrag zu leisten, gilt die gezielte Freistellung nicht. Auch der Umtausch in z. B. eine Cafeteria-Vereinbarung (einschließlich Wahlbudgets) ist nicht möglich, wenn Sie die gezielte Freistellung in Anspruch nehmen wollen.
  • Da die gezielte Freistellung nicht als Steuervergünstigung für nicht obligatorische Arbeitsschutzbestimmungen gedacht ist, fällt der Mehrpreis für eine luxuriösere (aber ebenso sichere) Version einer Arbeitsschutzbestimmung nicht unter die gezielte Freistellung. Für die damit verbundenen zusätzlichen Kosten kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen Beitrag verlangen. Die Mehrkosten für die luxuriösere Variante können auch in den Freibetrag eingestellt oder im Rahmen einer Cafeteria-Regelung umgetauscht werden. 
  • Die Einrichtung des Arbeitsplatzes muss den Anforderungen der Verordnung über die Arbeitsbedingungen entsprechen. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz so eingerichtet sein muss, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit möglichst sitzend und ergonomisch vertretbar erledigen kann. Außerdem muss eine wirksame künstliche Beleuchtung vorhanden sein.

Bitte beachten Sie, dass die Definition des Begriffs "Einrichtungen für Arbeitsbedingungen" ab dem 1. Januar 2022 verschärft wurde. Dies hat keine Auswirkungen auf die oben genannten Komponenten, aber ab dem 1. Januar fallen Einrichtungen, die "nur" der Förderung der allgemeinen Gesundheit des Arbeitnehmers dienen, nicht mehr unter diese gezielte Ausnahme. Dazu gehören zum Beispiel die Bereitstellung gesunder Mahlzeiten oder die Erstattung von Gesundheitsuntersuchungen. Diese Verschärfung wird sich jedoch kaum auf die Sachleistungen auswirken, die im Zusammenhang mit dem heimischen Arbeitsplatz erbracht werden.

BEREITSTELLUNG VON WERKZEUGEN UND DERGLEICHEN, DIE FÜR DIE BESCHÄFTIGUNG ERFORDERLICH SIND

Neben der gezielten Freistellung von Arbeitsmitteln gilt eine gezielte Freistellung auch für Werkzeuge, Computer, mobile Kommunikationsgeräte und ähnliche Geräte, wenn das Erforderlichkeitskriterium erfüllt ist. Dies ist der Fall, wenn die Rückstellung für die ordnungsgemäße Ausübung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist und der Arbeitnehmer den (Rest-)Wert der Rückstellung zurückzahlen oder zurückgeben muss, wenn er sie nicht mehr benötigt. Wenn der Arbeitnehmer auch einen privaten Nutzen aus der Rückstellung zieht, hat dies keine weiteren steuerlichen Folgen. Sie können jedoch von Ihrem Arbeitnehmer einen Beitrag für die private Nutzung verlangen. Sie können also Ihren Mitarbeitern einen Laptop oder ein Telefon für die Arbeit von zu Hause aus zur Verfügung stellen. Die Erstattung von Internetkosten fällt ebenfalls unter diese gezielte Befreiung und kann dem Arbeitnehmer unversteuert ausgezahlt werden, sofern die Kosten nachgewiesen werden können.

NEUE REGELUNG AB 1. JANUAR 2022: GEZIELTE FREISTELLUNG VON HEIMARBEITSKOSTEN

Ab dem 1. Januar 2022 wird eine neue Befreiung für die Erstattung von Heimarbeitskosten eingeführt. Ausgangspunkt ist eine gezielte Freistellung in Höhe eines festen Höchstbetrags von 2 € pro angefangenem Tag der Heimarbeit. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, für einen Tag sowohl eine Home-Office-Pauschale als auch eine Reisekostenpauschale zu zahlen (z. B. weil der Arbeitnehmer einen halben Tag zu Hause und einen halben Tag im Büro arbeitet). Für jeden Tag muss entweder die Reisekostenpauschale oder die Home-Office-Pauschale in Anspruch genommen werden.

Es ist auch möglich, eine Pauschalvergütung für die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers zu gewähren. Dies entspricht der Pauschalvergütung, wie wir sie für die unversteuerte Reisekostenvergütung kennen (siehe unten). Auch eine Kombination aus einer pauschalen Heimarbeitsplatzvergütung und einer pauschalen unversteuerten Reisekostenvergütung ist möglich.

Reisekostenvergütung und Home-Office-Zulage

ÄNDERUNGEN DER PAUSCHALE FÜR UNVERSTEUERTE FAHRTEN

Infolge der Corona-Krise und der Heimarbeit hat sich das Reiseverhalten vieler Arbeitnehmer verändert. Im Jahr 2021 galt noch eine Genehmigung, wonach die unversteuerte Reisekostenpauschale erstattet werden konnte (wenn der Arbeitnehmer am 13. März 2020 Anspruch darauf hatte). Diese Genehmigung wurde zum 31. Dezember 2021 widerrufen. Ab dem 1. Januar 2022 können nur noch die tatsächlichen Fahrtkosten als gezielter Freibetrag mit 0,19 € pro Kilometer steuerfrei abgegolten werden. Wenn ein Arbeitnehmer strukturell mehr von zu Hause aus arbeitet, als es die ursprüngliche Reisekostenpauschale vorsieht, muss die Reisekostenpauschale daher ab dem 1. Januar 2022 an die neue Situation angepasst werden.

KOMBINATION AUS FESTER HEIMARBEITSVERGÜTUNG UND FESTER UNVERSTEUERTER REISEKOSTENVERGÜTUNG

Es ist möglich, den Arbeitnehmern eine feste Home-Office-Pauschale, eine feste Reisekostenpauschale oder eine Kombination aus beidem zu zahlen. Wie bereits erwähnt, muss jeden Tag eine Auswahl getroffen werden. An einem einzigen Tag darf nur eine der beiden Vergütungen gezahlt werden. Sie können also einem Arbeitnehmer nicht gleichzeitig eine Zulage für das häusliche Arbeitszimmer und eine Reisekostenvergütung für Fahrten zum festen Arbeitsplatz an einem Tag zahlen. Für Arbeitnehmer, die über einen Firmenwagen oder ein Fahrrad verfügen oder für die ein Abonnement für öffentliche Verkehrsmittel gezahlt wird, kann die Home-Office-Zulage nur dann gezahlt werden, wenn an dem betreffenden Home-Office-Tag das Abonnement für öffentliche Verkehrsmittel, der Firmenwagen oder das Fahrrad nicht für die Fahrt zum festen Arbeitsort genutzt wird. In diesem Fall geht die Fahrt zur festen Arbeitsstätte zu Lasten des Arbeitgebers und es kann für diesen Tag kein Freibetrag für Heimarbeitskosten gewährt werden. Für die Pauschalvergütung gelten die folgenden Bedingungen:

  • Die so genannte 128-Tage-Regel muss geprüft werden. Sie müssen feststellen, ob Ihr Arbeitnehmer an mindestens 128 Tagen im betreffenden Jahr zu Hause arbeitet oder zu einer festen Arbeitsstätte reist. Diese Tage müssen anteilig berechnet werden. Beispiel:
    • Wenn ein Arbeitnehmer 2 Tage pro Woche zu Hause arbeitet, muss er im Jahr 2022 tatsächlich 2/5 x 128 Tage = 51 Tage zu Hause arbeiten.
    • ​Wenn ein Arbeitnehmer 3 Tage pro Woche an einem festen Arbeitsort arbeitet, muss er 2022 3/5 x 128 Tage = 77 Tage tatsächlich zu diesem festen Arbeitsort fahren.
  • Ist dieser 128-Tage-Test erfüllt, kann die pauschale Heimarbeitszulage oder die Pendlerpauschale berechnet werden. Diese Berechnung erfolgt anteilig. Beispiel:
    • Ein Arbeitnehmer reist an den oben genannten Tagen.
    • Die feste tägliche Heimarbeitsvergütung beträgt 2 €. Pro Monat beträgt die feste Heimarbeitsvergütung 2 x 2/5 x 214 / 12 = 14,27 €.
    • Die zurückgelegten Kilometer betragen 40 Kilometer pro Tag - die Vergütung beträgt dann 0,19 x 40 = 7,60 € pro Tag. Pro Monat beträgt die Reisekostenpauschale 7,60 € x 3/5 x 214 / 12 = 81,32 €.
    • Der Gesamtbetrag der unversteuerten Entschädigung beläuft sich auf 95,59 € pro Monat.
  • Um beurteilen zu können, ob die 128-Tage-Regelung eingehalten wird, empfehlen wir, zwischenzeitlich stichprobenartig zu überprüfen, ob der Arbeitnehmer tatsächlich von zu Hause aus arbeitet oder wie vereinbart zu einem festen Wohnsitz fährt.
  • Wenn Sie auch für den Bereitschaftsdienst eine Pauschale gewähren wollen, empfehlen wir Ihnen, die Anzahl der Heimarbeits- und Pendlertage für drei repräsentative Monate zu erfassen und dann auf der Grundlage der Ergebnisse dieser Erhebung einen Durchschnitt zu ermitteln. Es ist noch nicht ganz klar, ob die Steuerbehörden dies genehmigen werden. Wir raten Ihnen, dies mit den Steuerbehörden zu besprechen, um spätere Diskussionen zu vermeiden. Selbstverständlich sollten Sie die Ergebnisse dieser Untersuchung in Ihrer Personalverwaltung aufbewahren.

VON ZU HAUSE AUS ÜBER DIE GRENZE ARBEITEN

Für Arbeitnehmer, die jenseits der Grenze wohnen, kann Heimarbeit bedeuten, dass sie in einem anderen Land als den Niederlanden arbeiten, d. h. in ihrem Wohnsitzland. Grundsätzlich hat das Land, in dem die Arbeit geleistet wird, das Recht, Steuern auf das Arbeitseinkommen zu erheben. Dies kann dazu führen, dass das Recht zur Erhebung von Steuern auf das Arbeitseinkommen in das Wohnsitzland des Arbeitnehmers verlagert wird und Sie als Arbeitgeber für die Quellensteuer haften und in diesem Land eine Lohnbuchhaltung führen müssen.

Zu Beginn der Corona-Krise wurden mit den Grenzländern Belgien und Deutschland Vereinbarungen über die Besteuerung getroffen, um die oben beschriebenen Änderungen zu verhindern. Heimarbeitstage werden im Prinzip wie Arbeitstage in dem Land behandelt, in dem der Grenzgänger normalerweise gearbeitet hätte, wenn diese Heimarbeitstage in diesem Land besteuert werden. Diese Vereinbarungen gelten mindestens bis zum 31. März 2022, danach können sie weiter verlängert werden. Für andere Länder, mit denen keine Vereinbarungen getroffen wurden, gilt, dass Arbeitnehmer an den Tagen, an denen sie von zu Hause aus arbeiten, mit einer Besteuerung konfrontiert werden können. Dies hat natürlich auch Folgen für Sie als Arbeitgeber: Sie werden in dem betreffenden Land quellensteuerpflichtig und müssen eine Lohnabrechnung durchführen.

Die Arbeit von zu Hause aus hat auch Auswirkungen auf die soziale Sicherheit. Nach der europäischen Sozialversicherungsverordnung kann eine Person jeweils nur dem Sozialversicherungssystem eines Landes angehören (und daher auch nur in einem Land Beiträge zahlen). Wenn alle Tätigkeiten in einem Land ausgeübt werden, gilt das Sozialversicherungssystem des Landes, in dem die Beschäftigung stattfindet. In dem Moment, in dem jemand in mehreren Ländern gleichzeitig arbeitet (dies kann der Fall sein, wenn jemand beginnt, im Wohnsitzland zu arbeiten), kann sich dies ändern. Sobald ein Arbeitnehmer einen wesentlichen Teil (mehr als 25 %) seiner Tätigkeit tatsächlich im Wohnsitzland ausübt, gilt das Sozialversicherungssystem des Wohnsitzlandes. Als Arbeitgeber müssen Sie daher Sozialversicherungsbeiträge im Wohnsitzland Ihres Mitarbeiters abführen und höchstwahrscheinlich eine Schattenlohnliste erstellen. Dies kann für Sie mit hohen Kosten verbunden sein.

Im europäischen Rahmen wurden während der Corona-Krise Vereinbarungen über Sozialversicherungen getroffen. Es wurde vereinbart, dass sich der Ort, an dem jemand sozialversichert ist, durch die derzeitigen Maßnahmen zur Heimarbeit nicht ändert. Diese Vereinbarungen gelten mindestens bis zum 30. Juni 2022.

Wenn die derzeitigen Abkommen mit Deutschland und Belgien (in Bezug auf die Besteuerung) und den anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (in Bezug auf die Sozialversicherungen) auslaufen, können die oben genannten Folgen eintreten, wenn Ihre Mitarbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Wir empfehlen Ihnen, dies zu berücksichtigen und sich darauf einzustellen.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder eine spezielle Frage zu Ihrer Situation haben, wenden Sie sich bitte an Ihren RSM-Berater.


[1] Erstattung; der Arbeitnehmer kauft die Sicherheits- und Gesundheitsschutzausrüstung selbst und erhält eine Erstattung durch den Arbeitgeber.

[2] Der Arbeitgeber kauft die Sicherheits- und Gesundheitsschutzausrüstung und überlässt sie dem Arbeitnehmer als Eigentum.

[3] Zur Verfügung stellen; der Arbeitgeber kauft die Sicherheits- und Gesundheitsschutzausrüstung und leiht sie dem Arbeitnehmer.