Die gesetzlichen Regelungen rund um die Lohnbuchhaltung, Lohnsteuerabzüge und das Arbeitsrecht befinden sich weiterhin im Wandel. Arbeitgeber sehen sich mit neuen steuerlichen Maßnahmen, angekündigten Änderungen bei der steuerfreien Kostenregelung für Arbeitgeberleistungen (‘‘Werkkostenregeling“), Entwicklungen im Bereich der Selbstständigen sowie neuen Verpflichtungen zur Lohntransparenz konfrontiert. Diese Änderungen können direkte Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung, Payroll-Prozesse, HR-Abläufe und die Arbeitnehmerpolitik haben.

In der Newsletter-Ausgabe vom Juli 2026 geben die Spezialisten von RSM People Advisory Services einen Überblick über die wichtigsten aktuellen Entwicklungen. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Themen, die derzeit besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Höhere steuerfreie Reisekostenerstattung

Mit rückwirkender Wirkung zum 1. Januar 2026 wurde die maximale steuerfreie Kilometerpauschale von 0,23 € auf 0,25 € pro Kilometer erhöht. Arbeitgeber sind jedoch nicht automatisch verpflichtet, diese Erhöhung anzuwenden. Ob Arbeitnehmer Anspruch darauf haben, hängt von den Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder den betrieblichen Arbeitnehmerregelung ab.

Arbeitgeber sollten ihre Erstattungsregelungen und ihre Lohnbuchhaltung überprüfen. Abhängig von den bestehenden Vereinbarungen können Nachzahlungen oder Korrekturen in der Lohnbuchhaltung erforderlich sein.

Gerichtsurteil zum Personal Training für einen Gesellschafter-Geschäftsführer (‘‘DGA“)

Ein aktuelles Gerichtsurteil zur steuerfreien Erstattung von Personal-Training-Kosten für einen Gesellschafter-Geschäftsführer (‘‘DGA“) hat viel Aufmerksamkeit erregt. Das Urteil betrifft jedoch eine frühere gesetzliche Regelung und eröffnet keine allgemeine Möglichkeit, solche Kosten steuerfrei zu erstatten. Arbeitgeber sollten daher die derzeit geltenden steuerlichen Vorschriften weiterhin beachten.

Änderungen bei Firmenwagen

Auch die steuerliche Behandlung von Firmenwagen entwickelt sich weiter. Ab 2027 soll eine besondere Endsteuer (‘‘pseudo-eindheffing“) für fossil betriebene PKWs eingeführt werden. Die Regierung hat inzwischen verschiedene praktische Erleichterungen vorgeschlagen, unter anderem für Ersatzfahrzeuge, Fahrschulfahrzeuge und internationale Arbeitnehmer.

Obwohl die Regelung noch nicht in Kraft getreten ist, bietet das Jahr 2026 einen guten Zeitpunkt, Leasingverträge, Mobilitätsregelungen und Payroll-Prozesse zu überprüfen.

Vereinfachung der steuerlichen Regelungen für Arbeitgeberleistungen (‘‘Werkkostenregeling“)

Die Regierung beabsichtigt, die bestehenden Regelungen für steuerbegünstigte Arbeitgeberleistungen (‘‘Werkkostenregeling“) weiter zu vereinfachen. Dabei werden unter anderem Änderungen bei Arbeitnehmerrabatten, steuerfreien Freibeträgen und weiteren steuerlichen Vergünstigungen geprüft.

Die meisten Vorschläge sind noch nicht endgültig beschlossen, könnten jedoch ab 2027 Auswirkungen auf bestehende Arbeitnehmerregelungen haben. Arbeitgeber sollten daher ihre derzeitige Praxis frühzeitig analysieren.

Null-Stunden-Verträge sollen durch Bandbreitenverträge ersetzt werden

Die Regierung plant, Null-Stunden-Verträge für reguläre Arbeitnehmer abzuschaffen und durch sogenannte Bandbreitenverträge zu ersetzen. Dadurch erhalten Arbeitnehmer mehr Sicherheit über ihres Mindestarbeitsumfangs, während Arbeitgeber innerhalb festgelegter Grenzen weiterhin flexibel planen können.

Unternehmen, die häufig mit Abrufkräften arbeiten, sollten ihre Personalplanung und Lohnbuchhaltung bereits jetzt auf diese möglichen Änderungen vorbereiten.

Selbstständige bleiben ein wichtiges Thema

Seit 2025 kontrolliert die Steuerverwaltung wieder verstärkt Fälle möglicher Scheinselbstständigkeit. Stellt sich nachträglich heraus, dass tatsächlich ein Arbeitsverhältnis vorliegt, können Korrekturen und Nachforderungen von Steuern und Sozialabgaben die Folge sein.

Insbesondere Unternehmen, die dauerhaft mit Selbstständigen zusammenarbeiten, sollten sowohl die Vertragsgestaltung als auch die tatsächliche Durchführung der Tätigkeiten regelmäßig überprüfen.

Neue Verpflichtungen in Vorbereitung

Auch künftige Gesetzgebung erfordert Aufmerksamkeit. So wird derzeit an einem Gesetz zur Zulassung von Unternehmen gearbeitet, die Arbeitskräfte zur Verfügung stellen (‘‘Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten“ (Wtta)). Dieses kann Auswirkungen auf Unternehmen haben, die Arbeitnehmer überlassen oder entleihen.

Darüber hinaus sollten sich Arbeitgeber auf die Europäische Richtlinie zur Lohntransparenz vorbereiten. Diese bringt neue Verpflichtungen hinsichtlich Belohnungspolitik, Gehaltsstrukturen sowie der Qualität von HR- und Payroll-Daten mit sich. Eine frühzeitige Vorbereitung erleichtert die spätere Einhaltung der neuen Anforderungen.

Abschließend ist das niederländische Finanzamt zur neuen Kontonummer gewechselt. Arbeitgeber sollten daher ihre Zahlungsprozesse, Daueraufträge und Zahlungsvorlagen überprüfen, um Fehler und Betrugsrisiken zu vermeiden.

Für Fragen zu diesem Thema können Sie sich gerne an das RSM People Advisory Services-Team oder Ihre feste RSM-Ansprechpartner wenden.

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