Hanteren menselijke maat leidt bij AFAS Software tot hogere omzet en laag ziekteverzuim

De vraag of AFAS Software de menselijke maat in het werk echt serieus neemt, is snel beantwoord. Na de verhuizing naar een nieuw pand in Leusden door aanhoudende groei was het bedrijf bijna aan de Olmenlaan gevestigd, maar die straatnaam kon energieker en vooral passender. Door het verleggen en vergroten van de ingang én een goede relatie met de gemeente, wist AFAS al tijdens de bouw zijn eigen straatnaam te creëren: het adres luidt nu: Inspiratielaan 1.

Niet voor niets luidt AFAS’ slogan ‘Inspireert beter ondernemen’. Maar het bedrijf hecht nadrukkelijk ook aan geïnspireerde medewerkers. Een enthousiaste en betrokken blik in de ogen maakt dan ook een belangrijk onderdeel uit bij de selectie van nieuwe collega’s. “Het gaat erom hoe je uit je ogen kijkt”, zegt succesmanager Robert Leewis. “De inhoud brengen we je later wel bij. Belangrijker is dat je bij de mensgerichte sfeer en mentaliteit van AFAS past.” Dat klinkt natuurlijk mooi, maar als Leewis dit vertelt, hebben de verslaggever en fotograaf van het RSMagazine die positieve houding al aan den lijve mogen ondervinden. Als zij vanuit de parkeergarage niet direct de uitgang naar boven kunnen vinden, stappen twee jonge AFAS-medewerksters resoluut maar vriendelijk op hen af. “Kunnen wij u helpen?” 

Ook de ontvangst ‘boven’ in het entreecafé is vriendelijk en gastvrij. “Laten we beginnen met koffie”, zegt de 41-jarige Leewis. “Dan laat ik je daarna het gebouw zien.” Op de plek waar nu het hoofdgebouw van AFAS staat, was tot een jaar of tien geleden het kantoor van de Bankgirocentrale gevestigd en die zat aan de… Olmenlaan. Na de nieuwbouw en de ‘planologische’ aanpassing is dat nu dus Inspiratielaan 1 geworden. Op nummer 3 zit het overbekende AFAS Theater.

‘Inspraaksessies’

“Wij maken software die voor onze klanten het werk laat verdampen”, legt Leewis (opgeleid als bedrijfskundige) uit. “We gaan uit van inspiratie, maar vervolgens moet het tot activatie komen, op een menselijke manier.” De functie van succesmanager bestaat nu zo’n tien jaar. “Mijn taak is dat we ons helemaal focussen op de klant, ervoor zorgen dat die optimaal met onze software kan werken. Elke zes maanden krijgen klanten automatisch een update met nieuwe mogelijkheden, waardoor zij kunnen blijven innoveren en de automatisering binnen hun bedrijf verder kunnen optimaliseren”, aldus Leewis. “Onze productmanagers organiseren zogeheten inspraaksessies en kijken dan samen met de klanten naar wat eraan zit te komen en wat ze kunnen gebruiken. Natuurlijk zorg ik ervoor dat de klanten op de hoogte zijn van die sessies, zodat ze input kunnen leveren voor verbeteringen aan het product.”

Zo’n klant is RSM. Martin Bron, senior applicatiebeheerder, werkt sinds 2021 bij RSM om de software van AFAS (waarmee RSM al sinds 2011 werkt) zo optimaal mogelijk te gebruiken en aan te passen. “We gebruiken de accountancyversie van AFAS ERP als coreapplicatie volledig binnen onze bedrijfsvoering”, vertelt Bron. “Dus CRM, HR en Payroll intern, Financieel, de Urendeclaraties, Fiscaal”, somt hij op, “en HR en Payroll extern via Payroll Cloud hierbovenop. We werken nauw samen met de mensen van AFAS en ik ben in zekere zin hun vooruitgeschoven post bij RSM.” Op die manier komen de specialisten van AFAS er snel achter waar hun klanten tegenaan lopen en hoe ze problemen kunnen oplossen en (bij voorkeur) voorkomen. “Die wisselwerking is belangrijk”, legt Bron uit. “Wat AFAS aanbiedt, is een soort LEGO-doos en als klant bepaal je welke blokjes je gebruikt en wat je ermee doet. Maar je moet natuurlijk wel weten wat de mogelijkheden zijn en daar zorgt AFAS zeker voor, ook via een vrij toegankelijke infobase. Je kunt mij echt een fan van ze noemen.”

Jan Vayne bij de lunch

We begonnen dit verhaal met de waarneming dat de menselijke maat bij AFAS (dat dit jaar dertig jaar bestaat) écht een belangrijke rol speelt in de bedrijfsvoering. Uiteraard bevestigt Robert Leewis dat enthousiast, geholpen door het buitengewoon lage ziekteverzuim bij het bedrijf met zo’n zevenhonderd mensen: het afgelopen jaar 1,9 procent. “Maar daar doen we dan ook heel veel voor”, licht hij toe. “Natuurlijk begeleiden we onze collega’s goed, bieden cursussen aan en doorgroeimogelijkheden. Verder hebben we voor alle taken onze eigen mensen in dienst. Dus ook voor de beveiliging, het tuinonderhoud, de bar, het restaurant; we besteden niets uit, waardoor de betrokkenheid van wie hier werkt groot is. En”, vervolgt hij, “loop eens mee.”

Leewis gaat ons voor en al snel komen we in een ruimte die kan wedijveren met een goed geoutilleerd en fraai ingericht restaurant in een willekeurig uitgaans- gebied. Sterker nog; dit ís een restaurant van klasse met een chef-kok in vaste dienst. En wie zien we nog net zijn lange manen achterovergooien, nu zijn dagelijkse dienst erop zit: de pianist Jan Vayne. “Ja, die speelt hier vier dagen in de week tijdens de lunch op de vleugel”, meldt de succesmanager alsof het de normaalste zaak van de wereld is. “Dit behoort tot het standaardpakket arbeidsvoorwaarden, net als de eigen bedrijfsmasseur, de sporthal en de inspiratiedagen, waarbij we met hele afdelingen nieuwe thema’s en innovaties gaan uitwerken, eventueel met een overnachting.”

Vierdaagse werkweek

Begin vorig jaar baarde AFAS opzien door een vierdaagse werkweek in te voeren met behoud van een vijfdaagse betaling. “Dat was wel even wennen, maar inmiddels weten we niet beter meer”, vertelt Leewis. “Op vrijdag werken we niet, behalve natuurlijk als ergens de nood aan de man komt en het bedrijf is voor de klanten dan echt wel bereikbaar. Maar in principe zijn we niet op kantoor.” Die vijfde dag heet bij AFAS overigens niet ‘een vrije dag’, maar een ‘ontwikkeldag’. “Die biedt de mensen gelegenheid bijvoorbeeld mantelzorg te verlenen, vrijwilligerswerk te doen, een studie te volgen of meer tijd aan de kinderen te besteden.” Vandaar ook dat niemand bij AFAS op donderdagmiddag zijn collega’s een ‘prettig weekend’ wenst. “Het weekend begint pas op vrijdagmiddag, want ook die dag heb je dan nuttig besteed. Wat mijzelf betreft; ik ben een stuk handiger geworden en mijn tuin staat er absoluut mooier bij.” Leewis is ervan overtuigd, dat ook die vierdaagse werkweek bijdraagt aan het opmerkelijk lage ziekteverzuim. “En wat de betrokkenheid ook versterkt, is dat de directie acht keer per jaar in ‘cultuurcafés’ open en transparant naar de medewerkers communiceert over hoe het bedrijf reilt en zeilt, ook in financiële zin.”

Verwend personeel?

Maar, zou je kunnen zeggen, leidt al dit gepamper niet tot verwend personeel? “Dat is zeker niet zo”, weerspreekt Robert Leewis deze vraag met kracht. “Wij investeren in onze mensen en via hen in onze klanten”, benadrukt hij. “De bedrijfsresultaten zijn uitstekend. We zetten dit jaar als AFAS Nederland zo’n 370 miljoen euro om, waarvan twintig miljoen in consulting en de rest in software. Onze mensen zijn super- gemotiveerd, de werksfeer is prima en we hebben heel veel lange dienstverbanden. Wat wil je nog meer?”

Dit artikel verscheen in de meest recente editie van het RSMagazine, een magazine dat twee keer per jaar in heel Nederland wordt verspreid onder cliënten, relaties en andere geïnteresseerden. Ontvangt u het magazine nog niet, maar wel geïnteresseerd? Neem dan contact op met Angelique Timmer-Weisscher via ATimmer@rsmnl.nl. Dan krijgt u het magazine voortaan ook kosteloos toegezonden!