Digital signering och inlämning av årsredovisning - Hur gör jag?

Äntligen, sedan några år tillbaka är det möjligt att både skriva på och skicka in årsredovisningar helt digitalt. Men för många kan processen verka förvirrande – vad behöver man egentligen göra och vilka regler gäller?

Här får du all information du behöver för att göra dig av med pappersarbetet en gång för alla. Vi bryter ner processen i två delar: digital signering och digital inlämning.

Digital signering av årsredovisning 

När styrelsen, och i förekommande fall revisorn, ska signera årsredovisningen kan detta ske antingen digitalt eller för hand. Om signering ska ske digitalt måste det göras via en godkänd digital signeringstjänst där den elektroniska underskriften ska visa att den är unikt knuten till den som har skrivit under handlingen och personen ska kunna identifieras genom underskriften. Detta kallas för en avancerad elektronisk underskrift och framställs oftast med hjälp utav BankID eller likvärdigt digitalt ID-kort.

När det är dags för signering av årsredovisningen så måste detta ske i rätt ordning i signeringstjänsten, precis som när man signerar för hand. Först skriver VD och styrelseledamöter på och sist revisorn. Revisorn skriver även under sin revisionsberättelse i anslutning till att årsredovisningen undertecknas. Eftersom den elektroniska underskriften visar vid vilken tidpunkt respektive person signerat är det viktigt att ordningsföljden efterlevs. 

I de fall där digital signering inte är möjlig går det utmärkt att signera årsredovisningen för hand och därefter skicka in den till Bolagsverket digitalt. Det är inte är tillåtet att kombinera fysiska signaturer med digitala signaturer i årsredovisningen, alla funktionärer signerar alltså antingen digitalt eller fysiskt. 

Digital inlämning av årsredovisning 

När årsredovisningen (och i förekommande fall revisionsberättelsen) signerats, ska båda handlingarna skickas in till Bolagsverket. Detta kan också ske helt digitalt, men även här behöver man tänka på ordningsföljden. 

Först ska en digital avskrift av årsredovisning och revisionsberättelse laddas upp på Bolagsverkets hemsida. Detta kan göras av bolaget själv eller av ett ombud, exempelvis av bolagets revisor, via en godkänd programvara som stödjer digital inlämning, ofta ett bokslutsprogram. Säkerställ därför att årsredovisningen redan från början upprättas i ett program som stödjer digital inlämning, att göra om den för att kunna skapa en digital avskrift innebär merarbete.

Dokumenten ligger i detta skede på ett temporärt utrymme på Bolagsverkets hemsida och anses inte som inskickade. I det temporära utrymmet ligger de kvar i 21 dagar innan de tas bort. Filerna kommer in till Bolagsverket först när en företrädare för bolaget har loggat in och skrivit under fastställelseintyget. 

Om årsredovisningen och revisionsberättelsen inte skickas in tillsammans, utan separat, är det viktigt att båda dokumenten laddats upp innan fastställelseintyget signeras. Det saknas nämligen i det här skedet automatiska kontroller och fastställelseintyget kan signeras även om revisionsberättelsen ännu inte laddats upp. Årsredovisningen blir då inte godkänd och inlämningsprocessen måste göras om på nytt. 

Den som laddar upp dokumenten skriver in personnummer och e-postadress till den styrelseledamot eller verkställande direktör som ska skriva under fastställelseintyget. Bolagsverket skickar då en länk till personen där den ombeds att signera fastställelseintyget. Det går också bra att logga in via Bolagsverkets e-tjänst för att komma åt underlagen. 

Väl inloggad skriver företrädaren under fastställelseintyget med sitt BankID och skickar då digitalt in fastställelseintyget tillsammans med avskrifterna av årsredovisningen, och revisionsberättelsen. I samma stund blir det en inkommen handling hos Bolagsverket. Företrädaren får en kvittens till sin mejl. Om årsredovisningen är fullständig, registreras den omgående, vilket är en stor fördel med digital inlämning. 

Årsredovisningen blir vid digital inlämning tillgänglig direkt, till skillnad från när den skickas in per post, då registreringen kan dröja i flera månader. 

Skulle någon handling behöva kompletteras skickar Bolagsverket ut ett föreläggande om sådan komplettering. Efter erforderliga justeringar kan nya handlingar skickas in med samma procedur. 

Sammanfattning:

• I de fall där digital signering inte är möjlig går det utmärkt att signera årsredovisningen för hand och därefter skicka in den till Bolagsverket digitalt.
• Det är inte är tillåtet att kombinera fysiska signaturer med digitala signaturer i årsredovisningen.
• Det går bra att skriva ut den digitalt påskrivna årsredovisningen på papper och skicka in till Bolagsverket via vanlig post. I detta fall krävs också att det bifogas ett fastställelseintyg i original utskrivet på papper.
• Om årsredovisningen och revisionsberättelsen inte skickas in tillsammans, utan separat måste båda handlingarna vara uppladdade innan fastställelseintyget signeras digitalt.
• Det räcker inte att ladda upp årsredovisningen digitalt, det digitala fastställelseintyget måste också signeras av en företrädare i bolaget.

Kontakta oss

Om du är intresserad av att bli revisorskund hos oss, tveka inte att höra av dig. Vi berättar gärna mer om hur processen fungerar och vilka fördelar det innebär för dig.