Hantering av kvitton och fakturor leder ofta till följdfrågor. Vi listar ett antal frågor och svar för att förtydliga hur ni som företag ska tänka vid hantering av kvitton och fakturor i olika former.

Om vi fotar eller skannar in fysiska fakturor och kvitton, kan vi slänga dem därefter?

 Det korta svaret är nej – inte än. Det finns ett förslag om en förenkling och modernisering av bokföringslagen, men denna är inte framlagd som en proposition till riksdagen än, och har därför inte kunnat tas något beslut om. Originalkvitton måste därför fortsätta sparas. Med det sagt så är fotografering och inskanning av kvitton och fakturor ett utmärkt sätt att digitalisera bokföringen i företagets ekonomisystem, själva bokföringen kan då presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet, det enda du behöver göra är att spara originalet. 

Hur lång tid måste jag spara underlagen? 

Alla kvitton, oavsett skick, skall i huvudsak sparas i sju år. Men – om kvittot eller fakturan först var i pappersform och sedan fotograferad eller skannad för digital registrering, räcker det att pappersversionen sparas i tre år, därefter kan det slängas. Den digitala versionen skall däremot sparas sju år, i enlighet med bokföringslagen. Värt att notera är att det skall finnas en tydlig hänvisning i bokföringen om vart original fakturan eller kvittot förvaras, en så kallad hänvisningsverifikation. 

Vad gäller för våra elektroniska fakturor och kvitton? 

Kvitton och fakturor skall sparas i det skick ni mottog dem. Får företaget ett kvitto som PDF-fil så är det den som lagras, får ni ett fysiskt kvitto så sparas det. Ni behöver därför inte skriva ut de digitala kvittona på papper. Får du ett kvitto både i fysisk form och i digital form i nära anslutning så kan ni välja att endast spara det digitala kvittot och slänga papperskvittot, men då krävs det att kvittot är skickat i digital form av säljaren och inte fotograferat eller inskannat i efterhand. 

Om vi får en faktura via mejl, behöver originalmejlet sparas eller räcker det att vi sparar själva fakturan? 

Om mejlet endast innehåller en PDF-fil, så kan ni slänga ursprungsmejlet och spara endast PDF:en digitalt (i sju år). Men, om mejlet innehåller något mer än bara fakturan, exempelvis ett bifogat dokument eller förklarande text, så komplettera verifikationen med dessa i en PDF. 

Hur gör vi med våra e-fakturor? 

När det gäller e-fakturor så är det den elektroniska fakturan som är själva originalet. Dessa underlag ska, precis som allt annat underlag, sparas i sju år. Använder ni en inköpt tjänst för bolagets e-fakturor, se till att ni har upprättat avtal som går i linje med bokföringslagens krav på lagring.

Behöver du rådgivning kring ditt bolag? Tveka inte att kontakta en av våra revisorer.