FABI - Begrenzung des Fahrkostenabzugs für den Arbeitsweg

RSM SWITZERLAND AG | NEWSLETTER 09/16

Der Abzug für Berufsauslagen für den Arbeitsweg wird bei der Direkten Bundessteuer auf maximal CHF 3‘000 im Jahr reduziert. Die Kantone sind frei in der Ausgestaltung. Bei Mitarbeitern mit Geschäftswagen ist der Arbeitgeber verpflichtet, zusätzliche Angaben im Lohnausweis zu machen. Die Ermittlung der zusätzlichen Angaben könnte für den Arbeitgeber zu einer Herausforderung werden. Wir zeigen Ihnen, um was es bei FABI genau geht und stellen Lösungsansätze vor.

Um was geht es?

Im Rahmen von FABI geht es ausschliesslich darum, den Abzug der Mitarbeiter für den Arbeitsweg zu begrenzen. Es werden also weder generelle Unkosten für Geschäftsfahrzeuge aufgerechnet noch wird die private Nutzung des Fahrzeugs zusätzlich beschränkt. Nur der Fahrkostenabzug für den Arbeitsweg wird neu beschränkt.

Ab der Steuerperiode 2016 können Arbeitnehmer bei der Direkten Bundessteuer für den Arbeitsweg nur noch maximal 3‘000 Franken pro Jahr in Abzug bringen. Viele Kantone (z.B. Zürich und Aargau) kennen für das Jahr 2016 noch keine Begrenzung.

Die Auswirkungen für  den Arbeitgeber

Diese Beschränkung des Fahrkostenabzugs hat Auswirkungen auf die Deklaration im Lohnausweis. Arbeitgeber haben bei Mitarbeitenden, die über ein Geschäftsfahrzeug verfügen, neu den prozentmässigen Anteil für Aussendienst-Tätigkeiten zu bescheinigen. Die Aussendiensttätigkeiten haben einen Einfluss auf die abzugsfähigen Fahrtkosten. Fährt ein Mitarbeiter am Morgen direkt zum Kunden bzw. am Ende des Tages wieder direkt nach Hause, fallen keine privaten Fahrtkosten an, weshalb auch keine Aufrechnung bei den privaten Fahrtkosten erfolgen kann.

Am 15. Juli 2016 hat die Eidg. Steuerverwaltung zu diesem Thema ein Merkblatt veröffentlicht. Die Steuerverwaltung ist sich bewusst, dass die genaue Ermittlung der Aussendiensttage zu einer übermässigen Belastung für den Arbeitgeber führen kann und gewährt deshalb auch die Möglichkeit, pauschale Ansätze zu verwenden. Der Anteil der Aussendiensttätigkeit ist für den Arbeitnehmer durchaus von Bedeutung, da sich dadurch der mögliche Aufrechnungsbetrag reduziert. Das nachfolgende Berechnungsbeispiel soll dies veranschaulichen:

Ermittlung des Aussendienstanteils

Wie das vorstehende Beispiel zeigt, ist der Aussendienstanteil bei Mitarbeitern mit einem Arbeitsweg ab 10 Kilometern (10 km x 2 x 0.70 x 220 = 3‘080) bereits relevant, um eine Besteuerung des geldwerten Vorteils zu ermitteln. Welche Lösungsmöglichkeiten zur Bestimmung des prozentmässigen Anteils Aussendienst pro Mitarbeiter stehen Unternehmen in der Praxis zur Verfügung?

Variante 1:

Anwendung der pauschalen Ansätze gemäss Merkblatt des Steueramts

Der Arbeitgeber ermittelt den Aussendienstanteil basierend auf dem Merkblatt des Steueramts und wendet diesen konsequent für alle Mitarbeitenden an. Der Lohnausweis wird ohne Mitwirkung durch den Arbeitnehmenden erstellt. Die Reaktionen der Arbeitnehmenden sind vorhersehbar. Spätestens im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung werden die Bemerkungen unter Ziffer 15 vom Mitarbeitenden unter die Lupe genommen. Es ist damit zu rechnen, dass die betroffenen Arbeitnehmenden dem Arbeitgeber vorrechnen werden, weshalb der bescheinigte Prozentsatz zu tief sei, z.B. wegen externen Aus- und Weiterbildungen, Krankheit oder Unfall, Auslandaufenthalten, zusätzlichen Fahrten direkt zum Kunden, etc.

Zu beachten ist, dass es sich beim Lohnausweis um eine Urkunde handelt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, wahrheitsgetreue Angaben auf dem Lohnausweis zu machen. Der Ausweis von willkürlich zu hohen Aussendienstanteilen ist strikte zu unterlassen.

Variante 2:

Effektive Ermittlung des Aussendienstanteils pro Mitarbeitenden

Bei dieser Variante muss der Aussendienstanteil effektiv über einen tauglichen Nachweis des Aussendienstanteils ermittelt werden. Hier bietet es sich an, dass der Arbeitnehmende über den zurückgelegten Arbeitsweg (inkl. Fahrten zum und vom Kunden) Buch führt. Der Arbeitgeber muss diese Selbstdeklaration prüfen, um sicherzustellen, dass die daraus resultierenden Angaben für den Lohnausweis korrekt sind. Die Aufzeichnungen sind zu archivieren.

Unter Umständen können auch andere bereits vorhandene Aufzeichnungen verwendet werden, (z.B. Kalenderaufzeichnungen, Informationen aus dem Zeiterfassungssystem, etc.).

Die Dokumentation der Arbeitswege durch den Arbeitnehmenden ist aufwendig und dürfte unbeliebt sein. Bei wenigen von der Regelung betroffenen Angestellten ist die Situation für den Arbeitgeber noch überschaubar und Kontrollen sind ohne weiteres möglich. Falls jedoch Dutzende Arbeitnehmende betroffen sind, ist die korrekte Erstellung der Lohnausweise sehr aufwendig, falls keine automatisierten Abläufe implementiert werden können.

Fazit

Für die unselbständig Erwerbstätigen ist der Lohnausweis eine essentielle Grundlage zur Besteuerung. Der Arbeitgeber muss bei den Bemerkungen im Lohnausweis (Ziffer 15) den Aussendienstanteil prozentual bescheinigen. Diese Bescheinigung ist auf dem Lohnausweis des Jahres 2016 erstmalig anzubringen.

Es empfiehlt sich, frühzeitig mit den Mitarbeitenden in Kontakt zu treten und ihn über die Anwendung der Ermittlung des Aussendienstanteils zu informieren. Klare Regelungen schaffen Transparenz. Damit können schwierige Diskussionen mit dem Mitarbeiter vermieden werden.

Diese Informationen sollen Ihnen einen groben Überblick verschaffen. Welche Variante (pauschale Ansätze oder effektive Ermittlung des Aussendienstanteils) für Ihr Unternehmen zu bevorzugen ist, sollte im Detail abgeklärt werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung von FABI. Unsere Kundenberater stehen Ihnen gerne zur Verfügung.