RSM Indonesia
Languages

Languages

Pemerintah Daerah Juga Perlu Tata Kelola Informasi

Informasi merupakan salah satu aset penting bagi Pemerintah Daerah, namun justru ini seringkali tidak dianggap sebagai aset apalagi aset yang penting. Bangunan dan aset berwujud lainnya bisa diasuransikan dan mudah digantikan. Tapi sekali data hilang, belum tentu kita bisa memperolehnya kembali.

Apakah organisasi pemerintah daerah anda sudah punya program tata kelola informasi yang formal?

Mungkin masih banyak pemerintah daerah (pemda) yang belum memiliki program tata kelola informasi serta pemahaman yang memadai serta konsisten  di seluruh lini organisasi atas aset informasi yang dimiiki. 

Apa Itu Tata Kelola Informasi?

Tata kelola informasi bukan sekedar pengadministrasian catatan, pengarsipan/dossier, penggunaan email resmi, tapi itu semua adalah bagian dari tata kelola informasi.

Tata kelola informasi adalah pengelolaan informasi yang memastikan keseimbangan antara penggunaan informasi dengan keamanan informasi,  didukung oleh kebiijakan, prosedur dan perilaku di dalam organisasi dalam mengelola informasi yang dimiliki.

Tata kelola informasi memperhatikan aspek keamanan dan perlindungan data, kepatuhan, tata kelola data, manajemen risiko, kerahasiaan, teknologi informasi, operasional, keuangan, dan masih banyak lagi.

Secara ringkas bisa dibilang tata kelola informasi adalah keamanan, pengendalian dan optimalisasi informasi  - atau kebijakan pengendalian informasi untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan perundangan, adanya mitigasi risiko, dan dapat memenuhi kebutuhan operasional.

Kalau saat ini belum ada tata kelola informasi di organisasi pemda anda, maka saya sarankan anda untuk mulai. 

Tanpa adanya tata kelola informasi formal yang didukung oleh kebijakan dan prosedur yang komprehensif mengenai perolehan, analisis, dan pengelolaan informasi; pemda akan lebih sulit untuk mengambil keputusan yang tepat bagi rakyat yang dilayani. Karena penyusunan program tidak didasari  catatan yang lengkap dan akurat berdasarkan pengalaman masa lalu, kondisi saat ini, demografis, dan dapat berdampak pada kredibilitas serta akuntabilitas pemda dan pimpinannya.

Selain itu, sekali data itu hilang, belum tentu bisa diperoleh kembali dengan utuh.

Tahapan Pengembangan Tata Kelola Informasi

Berikut adalah beberapa tahapan utama yang bisa dilakukan oleh pemda dalam menyusun program tata kelola informasi di organisasi.

Pemetaan dan Analisis

Coba mulai petakan apa saja informasi yang ada di setiap unit/divisi/departemen, dan kaji kepentingan dan signifikansi informasi tersebut, Dari sana akan bisa diidentifikasi mana informasi yang merupakan aset dan bukan. Sehingga bisa disusun struktur informasi yang ada dan dapat disusun kebijakan yang tepat yang mencakup 3 aspek, yaitu proses pengelolaan informasi organisasi secara keseluruhan, mekanisme  pengendalian dan keamanan dari informasi tersebut, serta penggunaan dukungan teknologi informasi.

Sumber Daya

Pemerintah daerah perlu didukung oleh sumber daya manusia yang memahami tata kelola informasi, dan memiliki wawasan serta pengetahuan yang memadai mengenai perkembangan teknologi.

Selain itu, tentunya perlu sumber daya finansial, sehingga perlu ada dana yang dianggarkan untuk memastikan ketersediaan sumber daya manusia, infrastruktur dan untuk pelaksanaannya.

Pemantauan

Untuk memastikan kesesuaian dengan lingkungan, perkembangan dan juga praktik baik, tentu harus dilakukan pemantauan atau monitoring dan review secara berkala.  Pastikan personil atau tim yang mereview secara kolektif punya pemahaman mengenai manajemen risiko dan sistem pengendalian yang baik.

KEY POINTS

  • Informasi adalah aset penting bagi pemerintah daerah.
  • Tata kelola informasi penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat untuk kepentingan rakyat yang dilayani.
  • Mulai lakukan pemetaan dan analisis, serta susun kebijakan dan prosedur berbasis pengendalian.

 

Artikel ini dapat dilihat di Bisnis Indonesia, 9 April 2018