Krzysztof WOŹNIAK
Audit Senior bei RSM Poland

Bereitstellung der Dokumentation durch den Verkaeufer

Grundsaetzlich werden die Unterlagen von dem Verkaeufer zur Einsicht des Due Diligence-Pruefers in dem sog. Datenraum (eng. data room) bereitgestellt. Die Informationen zur Durchfuehrung einer Due Diligence werden auf zwei verschiedene Weisen zur Verfuegung gestellt:

  • im „traditionellen” Datenraum – in der Regel ist es tatsaechlich ein Raum (meistens am Sitz des Verkaeufers bzw. des die Buecher der Gesellschaft, die Gegenstand der Transaktion ist, fuehrenden Subjekts), in dem der Pruefer die ihm bereitgestellten Unterlagen sowie die Lage der Gesellschaft, die Gegenstand der Transaktion ist, analysiert;
  • im virtuellen Datenraum, eng. Virtual Data Room (VDR) –  es ist eine Webseite, eine Informationsplattform bzw. ein Server, auf welche der Zugriff beschraenkt ist. Den Zugriff auf VDR haben ausschließlich die eingeladenen Personen (in der Regel der Kaeufer, der Verkaeufer, das in seinem Namen die Buecher der Gesellschaft – des Gegenstands der Transaktion – fuehrende Subjekt sowie der Pruefer) und in seinen Bestaenden gibt es elektronische Versionen der zu analysierenden Unterlagen.

Der Kaeufer und Verkaeufer sollen die Methode der Bereitstellung von Unterlagen bestimmen. Ein gemeinsamer Nenner fuer die beiden vorgenannten Methoden ist die Erstellung eines Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen sowie dessen Beifuegen dem Endvertrag. Dadurch können die beiden Parteien dokumentieren, aufgrund welcher Informationen der Transaktionspreis ermittelt wurde. Darueber hinaus können sich dadurch die beiden Parteien gegen eventuelle Streitigkeiten wegen Nichtbekanntgabe von Informationen schuetzen.

Sowohl ein traditioneller Datenraum, als auch ein VDR haben ihre Vorteile und Nachteile. Ein traditioneller Datenraum wird oft von dem (durch den Due Diligence-Pruefer vertretenen) Kaeufer bevorzugt, denn er laesst einen unmittelbaren Kontakt mit den fuer die einzelnen Geschaeftsbereiche der Gesellschaft zustaendigen Personen aufnehmen. Man meint, dass die Gespraeche unter vier Augen mit den Mitarbeitern der Gesellschaft durch die Analyse von Unterlagen einfach nicht ersetzt werden können. Solch ein Kontakt laesst mehrere Risikobereiche identifizieren, die Geschaeftstaetigkeit der Gesellschaft und ihre Prozesse sowie den Dokumentenumlauf besser verstehen. Der Informationsfluss ist in der Regel viel schneller waehrend des Besuchs am Sitz des Verkaeufers als im Falle des elektronischen Datenaustausches. Die Erstellung eines Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen, das anschließend ein Bestandteil des Endvertrags sein wird, kann jedoch viel schwieriger und das Risiko dessen Unvollstaendigkeit viel höher sein.

Beim elektronischen Datenaustausch mittels VDR kann der Verkaeufer die bereitgestellten Informationen besser kontrollieren. Der Verkaeufer kann die Berechtigungen fuer die einzelnen Dokumente erteilen, sie gegen die Vervielfaeltigung absichern, die Wasserzeichen dazu hinzufuegen und darueber hinaus hat er eine Garantie fuer die Vertraulichkeit der bereitgestellten Informationen. Die Durchfuehrung einer Due Diligence durch den elektronischen Datenaustausch haengt auch mit einer einfacheren Erstellung des Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen zusammen sowie sie beschraenkt auf ein Minimum die Logistikkosten. Darueber hinaus wenn es mehr als einen Kaeufer gibt und jeder von ihnen seinen eigenen Due Diligence-Pruefer hat, dann kann jeder Kaeufer dem Pruefer versichern, dass er genauso dieselben Informationen wie die anderen erhielt. Nur aufgrund des Fachwissens des Pruefers können die einzelnen Investoren Schluesse ueber die Lage und den Zustand der Gesellschaft – des Gegenstands der Transaktion – ziehen.

Due Diligence-Bericht

Aufgrund der durchgefuehrten Analyse soll jeder Due Diligence-Pruefer dem Kaeufer seine Schlussfolgerungen und Bemerkungen in Form eines schriftlichen Berichts uebermitteln. Diese Berichte werden an den Verkaeufer nicht bekannt gegeben und dem Endvertrag nicht beigefuegt. Im schlimmsten Fall kann es sich erweisen, dass die von dem Pruefer identifizierten Risiken so bedeutend sind, dass der Kaeufer auf die Teilnahme an den weiteren Stufen der Transaktion verzichtet. Sehr oft teilt aber der Kaeufer die Bemerkungen des Pruefers infolge der Analyse dem Verkaeufer mit, um einen möglichst niedrigen Preis zu verhandeln. Es ist dabei zu erwaehnen, dass der Due Diligence-Pruefer keine Verantwortung fuer die von dem Kaeufer getroffenen Entscheidungen traegt. Diese Entscheidungen sollen aufgrund des besten, durch den Kaeufer von dem Pruefer gewonnenen Wissens, seiner eigenen Analyse, der Verhandlungen und aufgrund aller sonstigen Quellen, die zu einer zuverlaessigen Bewertung der Investition beitragen können, getroffen werden.

 

Erfahren Sie mehr:

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 3

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 2

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 1