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Einleitung
Am 9. Dezember 2025 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Aktualisierungen zum «Wegweiser zum Ausfüllen des Lohnausweises und der Rentenbescheinigung» sowie zu den «Fragen und Antworten zum Lohnausweis» veröffentlicht.
Die neuen Bestimmungen treten per 1. Januar 2026 in Kraft.
Änderungen
Diese Änderungen betreffen folgende Punkte:
- Er Erhöhung der Pauschalentschädigung für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs zu beruflichen Zwecken: Der Ansatz wird von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro gefahrenen Kilometer angehoben.
- Deklarationspflicht im Lohnausweis: Wird einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eine Pauschalentschädigung für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für berufliche Zwecke ausgerichtet, muss diese künftig ausdrücklich mittels Kreuz in Ziffer F des Lohnausweises aufgeführt werden.
- Interkantonale Anerkennung von Spesenreglementen: Spesenreglemente, die von einem Kanton genehmigt wurden und den von der Eidgenössischen Steuerverwaltung herausgegebenen Standardmodellen entsprechen, werden nun von allen Kantonen anerkannt. Dies steht im Einklang mit der Rechtsprechung des Bundesgerichts (BGE 148 II 504), wonach die Genehmigung eines Spesenreglements durch den Steuerkanton des Arbeitgebers für sämtliche Kantone verbindlich ist. Um kantonale Besonderheiten (etwa „Genfer Repräsentationsspesen“) auszuschliessen und eine einheitliche Praxis sicherzustellen, ist die strikte Einhaltung der Richtlinien zu den Standardmodellen vom 1. Februar 2024, gültig seit 1. Mai 2024, erforderlich.
- Neue Definition von Vergünstigungen auf Produkten oder Dienstleistungen des Arbeitgebers oder von Dritten: Solche Rabatte sind neu auf 20 % pro Leistung sowie auf einen maximalen Jahresbetrag von CHF 600 begrenzt. Jeder Vorteil, der diese Schwellen überschreitet, muss unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises deklariert werden.
- Erhöhung der Limite für Sachgeschenke: Sachgeschenke, insbesondere an Weihnachten oder zum Geburtstag, sind neu bis zu CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Die bisherige ereignisbezogene Obergrenze wird durch eine Jahreslimite ersetzt.
- Erhöhung der Limite für Eintrittskarten: Die Schwelle für Tickets zu kulturellen, sportlichen oder gesellschaftlichen Veranstaltungen wird ebenfalls auf CHF 600 pro Kalenderjahr angehoben und ebenfalls auf Jahresbasis bemessen.
Auswirkungen
Diese Anpassungen mögen auf den ersten Blick gering erscheinen, erfordern jedoch eine erhöhte Aufmerksamkeit der Lohnbuchhaltungen. Interne Systeme müssen aktualisiert werden, um die neuen Limiten und Deklarationspflichten zu berücksichtigen.
Die interkantonale Anerkennung von Spesenreglementen stellt zwar einen Schritt in Richtung Harmonisierung dar, setzt jedoch die strikte Einhaltung der offiziellen Standardmodelle voraus.
Darüber hinaus führt die späte Bekanntgabe dazu, dass Arbeitgeber nur begrenzt Zeit haben, ihre Abläufe vor Inkrafttreten der neuen Bestimmungen zu überarbeiten.
Fazit
Insgesamt ist festzuhalten, dass Lohnbuchhaltungen beim Erstellen der Lohnausweise künftig noch sorgfältiger vorgehen müssen, insbesondere wenn eine Fahrzeugpauschale ausgerichtet wird, da diese zwingend mittels Kreuz zu kennzeichnen ist.
Die Anpassungen verändern zwar nicht die Struktur des Lohnausweises, haben jedoch spürbare Auswirkungen auf die Berechnung von Pauschalen sowie auf die Einhaltung der neuen Limiten.
