Frist für Vorsteuerrückerstattung aus EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2025

Frist und Antragseinreichung

Am 30. September 2026 endet die Frist für österreichische Unternehmer:innen, die Vorsteuern des Jahres 2025 in den EU-Mitgliedstaaten zurückholen wollen. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Fallfrist – Anträge, die nicht oder nicht vollständig bis zum Ende der Frist eingelangt sind, werden abgelehnt. Die Anträge sind dabei elektronisch über FinanzOnline einzureichen. Die österreichische Finanzverwaltung prüft den Antrag auf Vollständigkeit und Zulässigkeit und leitet diesen an den zuständigen Mitgliedstaat weiter. Eine Vorlage der Originalbelege (bzw Kopien davon) ist im elektronischen Verfahren nicht vorgesehen, außer das erstattende Land fordert dies gesondert an. Die einzelnen EU-Mitgliedstaaten können ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 € (bei Kraftstoffrechnungen ab 250 €) die Vorlage von Rechnungskopien verlangen.

 

Bearbeitungsdauer, Erstattungszeiträume und Mindestbeträge

Die Bearbeitung des Antrags ist vom Erstattungsstaat grundsätzlich innerhalb von vier Monaten durchzuführen. Bei einer Anforderung von zusätzlichen Informationen verlängert sich dieser Zeitraum auf bis zu acht Monate. Der Erstattungszeitraum muss grundsätzlich mindestens drei Monate und maximal ein Kalenderjahr umfassen – weniger als drei Monate dürfen nur beantragt werden, wenn es sich um den Rest eines Kalenderjahres (zB November und Dezember) handelt. Neben dem Erstattungszeitraum sind auch noch davon abhängige Mindesterstattungsbeträge zu beachten. Bei einem Kalenderjahr gelten 50 € und bei drei Monaten 400 € als Mindestbeträge. Wenngleich Frist und Antragsmodus für alle EU-Mitgliedstaaten gleich sind, ist zu beachten, dass regelmäßig von Land zu Land unterschiedliche steuerliche Bestimmungen hinsichtlich Art und Ausmaß der Vorsteuerrückerstattung vorliegen können. Beschränkungen betreffen dabei regelmäßig ua Verpflegungs- und Bewirtungsaufwendungen, Repräsentationskosten, PKW-Aufwendungen usw.

 

Besonderheiten in der Praxis

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die ausländischen Behörden manchmal beglaubigte Übersetzungen von Rechnungen und Verträgen verlangen und deshalb immer die Höhe der zu erstattenden Summe im Auge behalten werden sollte. Schwierigkeiten können auch vereinzelt bei der rechtzeitigen (elektronischen) Zustellung von Ergänzungsersuchen bzw Bescheiden auftreten.

 

Steuertermine für Herabsetzungsanträge und Anspruchsverzinsung

Frist für Herabsetzungsanträge zum 30. September

Wie jedes Jahr gilt es grundsätzlich, folgende Fristen zum 30. September 2026 bzw ab 1. Oktober 2026 zu beachten:

Bis spätestens 30. September 2026 können noch Herabsetzungsanträge für die Vorauszahlungen 2026 für Einkommen- und Körperschaftsteuer beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wesentliche Bestandteile eines Antrags sind die schlüssige Begründung der gewünschten Herabsetzung der Vorauszahlung sowie eine Prognoserechnung, in der das voraussichtliche Einkommen nachgewiesen werden kann. Um eine Nachzahlung im Zuge der Veranlagung 2026 oder Anspruchszinsen zu vermeiden, sollte die Prognoserechnung jedenfalls realistisch gestaltet sein.

 

Beginn und Höhe der Anspruchszinsen ab 1. Oktober

Stichwort Anspruchszinsen: mit 1. Oktober 2026 beginnen für die zu diesem Zeitpunkt noch nicht bescheidmäßig veranlagten ESt- oder KSt-Ansprüche des Veranlagungsjahres 2025 Anspruchszinsen zu laufen. Der Anspruchszinssatz beläuft sich derzeit auf 3,53%. Die Anspruchsverzinsung gleicht Zinsvorteile bzw Zinsnachteile aus, welche durch die spätere Bezahlung der Nachforderung bzw durch das spätere Wirksamwerden der Gutschrift in Abhängigkeit von dem Zeitpunkt der Steuerfestsetzung entstehen.

 

Vermeidung von Nachforderungszinsen und steuerliche Behandlung

Der Problematik der Nachforderungszinsen (negative Anspruchsverzinsung) kann regelmäßig dadurch entgangen werden, indem vor dem 1. Oktober (2026) eine Anzahlung an das Finanzamt in Höhe der erwarteten Nachzahlung geleistet wird. Wurde dies bislang verabsäumt, so tritt trotzdem keine Belastung ein, solange die Nachforderungszinsen 50 € nicht übersteigen. Im Übrigen können Anspruchszinsen maximal für einen Zeitraum von 48 Monaten festgesetzt werden – Relevanz hat dies zB, wenn ein mehrjähriges Beschwerdeverfahren verloren geht. Zwecks Vermeidung von Anspruchszinsen ist es unter Umständen ratsam, noch vor Ablauf des vor allem von der erwarteten Nachforderung abhängigen „zinsenfreien Zeitraums“ eine entsprechende Zahlung an das Finanzamt zu leisten (Bezeichnung „E 1-12/2025“ bzw „K 1-12/2025“). Dennoch anfallende Anspruchszinsen sind steuerlich nicht abzugsfähig.

 

Gutschriftszinsen und Guthaben auf dem Abgabenkonto

Anspruchszinsen können auch Gutschriftszinsen sein, welche nicht steuerpflichtig sind. Schließlich ist noch zu beachten, dass durch (zu) hohe Vorauszahlungen keine Zinsen lukriert werden können, da Guthaben wie Rückstände auf dem Abgabenkonto von der Verzinsung ausgenommen sind.

 

 

Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses per 30.9.2026

Fristen und Kreis der betroffenen Unternehmen

Etwa 200.000 betroffene Unternehmen müssen in Österreich ihren Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag offenlegen. Für die große Masse der Kapitalgesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag der 31.12.2025 ist, muss daher die Offenlegung bis zum 30.9.2026 erfolgen.

 

Zusätzliche Angabepflichten seit dem Nachhaltigkeitsberichtsgesetz (NaBeG)

Zu beachten ist, dass für Einreichungen nach dem 30.6.2026 im Vergleich zur alten Rechtslage vor dem NaBeG zusätzliche Angaben gemacht werden müssen. So ist ua zusätzlich zur Größenklasse anzugeben:

  • ob es sich um ein Unternehmen im öffentlichen Interesse handelt (zB kapitalmarktorientiert, Kreditinstitut, Versicherungsunternehmen);
  • ob eine Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung bestanden hat;
  • ob eine Pflicht zur Aufstellung eines Corporate Governance-Berichts bestanden hat;
  • oder ein Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen aufzustellen war.

 

Angaben zur Konzernrechnungslegungspflicht

Während diese (neuen) Verpflichtungen in der Regel nur vergleichsweise wenige Unternehmen betreffen, ist für die Praxis auch die neue Angabepflicht zur Konzernrechnungslegungspflicht von Bedeutung. Mutterunternehmen haben demnach anzugeben, ob das Unternehmen der Konzernberichterstattungspflicht unterliegt und wenn nein, welcher Befreiungstatbestand vorliegt. Diese Angaben sind öffentlich dann nicht im Firmenbuch einsehbar. Sie dienen lediglich dem Firmenbuchgericht zur Prüfung der Vollständigkeit der zur Offenlegung eingereichten Unterlagen.

 

Neuerungen bei den Einreichwegen ab 1.1.2026

Mit 1.1.2026 ist es auch bei der „technischen Einreichung“ zu Neuerungen gekommen. Insbesondere wurde FinanzOnline als Übermittlungsweg abgeschafft. Die Einreichung kann seither über folgende Wege erfolgen:

  • Webformular zur direkten manuellen Eingabe auf justizonline.gv.at für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften;
  • Übermittlung der XML-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV);
  • Übermittlung der XML-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars (wo notwendige Metadaten erfasst werden müssen) auf justizonline.gv.at – zB bei Verwendung einer eigenen Bilanzierungssoftware ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung.

 

Ausnahmen

Von der verpflichtenden elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) betroffen, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Bei entsprechenden Umsätzen unter 70.000 € ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer und „normale“ Personengesellschaften.

 

Automationsunterstützte Zwangsstrafen bei Verzug

Bei nicht ordnungsgemäßer und somit auch bei verspäteter Einreichung drohen automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen. Die verspätete Einreichung (ob bewusst oder irrtümlich) ist in der Praxis übrigens gar nicht so selten. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa jedes achte Unternehmen in der Vergangenheit die Offenlegungsfristen nicht eingehalten hat. Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und die Geschäftsführer:innen/Vorständ:innen selbst. Beginnend bei 700 € für jede bzw jeden Geschäftsführenden/Vorständin bzw Vorstand kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von 700 €, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen 2.100 € zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar 4.200 €.

 

Neue Straftatbestände und erhöhte Strafrahmen

Mit dem NaBeG neu eingeführt wurden insbesondere Straftatbestände im Zusammenhang mit

  • der nicht ordnungsgemäßen Erstellung der Nachhaltigkeitsberichterstattung,
  • unzureichenden Angaben zum Ausschluss von Tochterunternehmen im Konzernanhang,
  • mangelhaften Beteiligungsangaben im Konzernabschluss sowie
  • fehlerhaften oder unterlassenen Angaben zur eigenständigen Größenklasseneinstufung im Jahres- oder Konzernabschluss.

Die vorgesehenen Strafrahmen betragen bei kleinen Kapitalgesellschaften bis zu 3.600 €, bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften bis zu 7.000 €. Im Wiederholungsfall kann sich das Höchstausmaß der Geldstrafe auf bis zu 20.000 € bei kleinen und mittelgroßen sowie auf bis zu 50.000 € bei großen Kapitalgesellschaften erhöhen. Die neuen Strafbestimmungen sind erstmals auf Berichtsunterlagen anzuwenden, die sich auf Abschlussstichtage nach dem 31. März 2026 beziehen.

 

BMF-Info entschärft Grunderwerbsteuer durch EuGH-Rechtsprechung

Auswirkungen des EuGH-Urteils „Nova Iberomoldes“ auf Österreich

Der EuGH hatte in seinem Urteil zur Rechtssache „Nova Iberomoldes“ (C-837/24) Anfang Juni 2026 entschieden, dass die Erhebung der portugiesischen Grunderwerbsteuer bei bestimmten Anteilsübertragungen an grundstücksbesitzenden Gesellschaften mit der Kapitalansammlungsrichtlinie (RL 2008/7/EG) nicht vereinbar ist und die Besteuerung somit unionsrechtswidrig ist. Das BMF hat auf diese EuGH-Entscheidung, die aufgrund ähnlicher Rechtslage bei der österreichischen Grunderwerbsteuer bedeutsame Auswirkungen hat, reagiert und Ende Juli eine Information veröffentlicht.

 

Ziel der Kapitalansammlungsrichtlinie und begünstigte Umstrukturierungen

Die Kapitalansammlungsrichtlinie hat zum Ziel, Kapitalzuführungen und Umstrukturierungen innerhalb der EU weitgehend von indirekten Steuern freizustellen (wie zB von der Grunderwerbsteuer) und damit die Kapitalverkehrsfreiheit zu gewährleisten. In Österreich gelten entsprechend der BMF-Info als Kapitalgesellschaften iSd Kapitalansammlungsrichtlinie jedenfalls die AG, GmbH und die SE. Bestimmte Erwerbsvorgänge nach § 1 (3) GrEStG gelten als begünstigte Umstrukturierungen iSd Kapitalansammlungsrichtlinie – insbesondere dann, wenn im Rahmen einer Einbringung, Spaltung, Verschmelzung oder vergleichbaren Strukturmaßnahme Anteile an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft auf eine andere Kapitalgesellschaft übertragen werden und als Gegenleistung Gesellschaftsrechte an der übernehmenden Gesellschaft gewährt werden.

 

Begünstigte Vorgänge laut BMF-Information

Konkret umfasst sind laut BMF-Info davon:

  • schlichte Einlage eines Kapitalanteils an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft außerhalb des UmgrStG;
  • (Downstream- und Sidestream-)Einbringung eines Kapitalanteils an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft oder eines (Teil-)Betriebes mit einem Kapitalanteil an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft;
  • (Downstream- und Sidestream-)Spaltung eines Kapitalanteils an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft oder eines (Teil-)Betriebes mit einem Kapitalanteil an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft;
  • (Sidestream-)Verschmelzung, bei der sich im Vermögen der übertragenden Gesellschaft ein Kapitalanteil an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft befindet;
  • Entsprechende „diagonale“ Vorgänge (zB Einbringung/Spaltung eines Kapitalanteils an einer grundstücksbesitzenden Gesellschaft in einem Konzern zwischen unterschiedlichen Beteiligungssträngen auf unterschiedlicher Ebene wie auf Tanten/Nichten-Gesellschaften).

 

Erreichung der Stimmrechtsmehrheit und Unbeachtlichkeit der Anteilsgewährung

Das BMF geht davon aus, dass im Regelfall bei Verwirklichung des Anteilsvereinigungstatbestands die Mehrheit der Stimmrechte übertragen bzw erreicht werden wird, sodass diese Fälle unter die Kapitalansammlungsrichtlinie fallen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob neue Anteile gewährt werden, die Abfindung mit bereits bestehenden Anteilen der bisherigen Gesellschafter:innen erfolgt oder ob das Umgründungssteuergesetz zur Anwendung kommt (oder nicht).

 

Unmittelbare Anwendung des EU-Rechts und Entfall der Steuerpflicht

Die BMF-Info betont, dass das vorliegende EuGH-Urteil bzw die Kapitalansammlungsrichtlinie aufgrund des Anwendungsvorrangs europäischen Rechts unmittelbar anzuwenden sind. Liegen die oben dargestellten Sachverhalte vor (nach der Rechtsprechung des EuGH sind dies Umstrukturierungen iSd Kapitalansammlungsrichtlinie), haben die Finanzämter davon auszugehen, dass keine GrESt-Pflicht in Österreich besteht. Folglich kann bei eindeutiger Erfüllung der obigen Voraussetzungen eine Selbstberechnung der GrESt oder Abgabenerklärung unterbleiben. 

 

Offene Rechtsfragen und Korrekturmöglichkeit nach § 299 BAO

Laut BMF-Info ist jedoch bei anderen Vorgängen oder anderen Gesellschaftsformen die Rechtslage noch nicht ausreichend geklärt, weshalb weiterhin GrESt abzuführen ist. Überdies sind die Möglichkeiten zur Verfahrensöffnung zu beachten (hierbei ist die Jahresfrist des § 299 BAO zu berücksichtigen), wodurch sogar in einigen bereits vor dem EuGH-Urteil ergangenen Fällen unter Umständen die schon entrichtete Grunderwerbsteuer zurückgeholt werden kann.

 

VwGH zum Sachbezug bei Nutzungsmöglichkeit zweier PKWs

Ausgangslage: Zwei Firmen-PKWs mit Wechselkennzeichen ohne Fahrtenbuch

Der VwGH (GZ Ra 2025/13/0045 vom 13.5.2026) hatte sich mit einem Fall auseinanderzusetzen, in dem einem Gesellschafter-Geschäftsführer zwei PKWs mittels Wechselkennzeichen zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt wurden. Strittig dabei war, in welcher Höhe der steuerliche Sachbezug anzusetzen ist. Aufzeichnungen über die Nutzung und Privatnutzung der Fahrzeuge (zB mittels Fahrtenbuches), woraus der geldwerte Vorteil der zur Verfügung gestellten KFZ nach den von der Kapitalgesellschaft getragenen Aufwendungen hätte ermittelt werden können, lagen nicht vor.

 

Rechtliche Varianten: Fahrzeug-Pool, Aufteilung oder Mehrfach-Sachbezug

Wenngleich im wohl häufigsten Fall die Privatnutzung eines (1) arbeitgebereigenen PKW durch die Arbeitnehmenden erfolgt, sehen die Lohnsteuerrichtlinien weitere mögliche Konstellationen vor. Demnach ist, wenn (mehrere) Arbeitnehmende abwechselnd verschiedene arbeitgeber:inneneigene Fahrzeuge (zB im Rahmen eines „Fahrzeug-Pools“) nutzen können, für den Sachbezug vom Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge auszugehen (entsprechend der Sachbezugswerteverordnung ist der Sachbezug vom Durchschnittswert der Fahrzeuge und dem durchschnittlichen Prozentsatz für diese Fahrzeuge zu berechnen). Wird hingegen ein (einziges) arbeitgeber:inneneigenes KFZ mehreren Arbeitnehmenden zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung gestellt, ist der Sachbezugswert entsprechend dem Ausmaß der Teilnahme der einzelnen Arbeitnehmenden aufzuteilen. Hat schließlich eine bzw ein Dienstnehmer:in den Vorteil aus der unentgeltlichen Nutzung mehrerer KFZ für Privatfahrten, so ist ein Sachbezugswert für jedes einzelne KFZ anzusetzen.

 

Keine Umgehung durch Einbindung eines Billig-PKWs via Durchschnittswert

Das Finanzamt hatte in seiner Beurteilung den Ansatz eines Sachbezugs für jeden einzelnen PKW, den der Gesellschafter-Geschäftsführer privat nutzen konnte, reklamiert. Der VwGH setzte sich im Rahmen seiner Beurteilung vor allem mit jener Variante der Sachbezugsermittlung auseinander, die den Durchschnittswert vorsieht. Das BFG war dieser Ansicht gefolgt und ist dadurch zu einem für den Steuerpflichtigen vorteilhafteren Ergebnis als das Finanzamt gelangt. Der VwGH kam allerdings zum Schluss, dass diese Durchschnittsbetrachtung nicht dem Sinn der Bestimmung entsprechen könne, da dann bei (geplanter) Privatnutzung eines höherpreisigen KFZ der Sachbezug dadurch gesenkt werden könne, indem Arbeitnehmenden zusätzlich ein weiteres billigeres KFZ zur Privatnutzung überlassen wird. Durch die Durchschnittsbetrachtung würde nämlich der steuerliche Sachbezug bei der Nutzungsmöglichkeit mehrerer Fahrzeuge im Endeffekt geringer ausfallen.

 

VwGH-Klarstellung: Voller Sachbezug für jedes exklusiv genutzte Fahrzeug

Der VwGH bestätigte die Meinung des Finanzamts. Wenn einer bzw einem Dienstnehmenden oder wie im vorliegenden Fall einem an einer Kapitalgesellschaft wesentlich Beteiligtem zwei PKW exklusiv zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt werden, ist für jedes dieser Fahrzeuge ein Sachbezug anzusetzen. Daran ändert auch nichts, dass für diese Fahrzeuge ein Wechselkennzeichen verwendet wird.