A continuación, se presenta una lista de las 25 preguntas más comunes sobre sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) que los usuarios plantean en redes sociales, clasificadas por plataforma según el tipo de contenido y la audiencia. 

Las respuestas son de los expertos de RSM a quienes les hemos pedido que intenten responder de forma sencilla y corta.  

LinkedIn (Enfocada en profesionales, B2B, y discusiones técnicas)

LinkedIn es una plataforma donde los profesionales, gerentes y expertos en tecnología intercambian conocimientos técnicos y estratégicos sobre ERP. Las preguntas aquí tienden a ser más detalladas y orientadas a la implementación, beneficios y casos de uso.

  1. ¿Qué es un sistema ERP y cómo funciona?
    Un ERP es un programa de computación (software) diseñado para administrar los recursos de las empresas. Suele incluir módulos para la contabilidad y las finanzas, compras y ventas, gestión de almacenes y de fabricación. 

  2. ¿Cuáles son los beneficios clave de implementar un ERP?
    El ERP es un habilitador del crecimiento de las empresas y de la toma de decisiones informadas.  

  3. ¿Qué módulos incluye un sistema ERP típico?
    Contabilidad y finanzas, RRHH, compras, ventas y CRM, gestión de almacenes y de la fabricación. Los módulos como contabilidad y nómina suelen requerir localizaciones específicas para el cumplimiento de la legislación local. 

  4. ¿Cuál es la diferencia entre ERP en la nube y on-premise?
    On premise significa que está instalado en tu propia infraestructura (servidores) física en tu planta u oficina. En la actualidad esto suele ser caro si se desea hacer bien hecho, con seguridad y redundancia para garantizar disponibilidad, seguridad y confidencialidad de la información. En la nube significa que está instalado en infraestructura remota administrada por terceros. En la nube es el caso más común hoy en día, presenta ventajas porque es accesible desde cualquier lugar y por lo general es más económico que tenerlo on premise. 

  5. ¿Cuánto cuesta implementar un sistema ERP?
    En RSM hemos visto proyectos de ERP desde $5,000 de implementación inicial y $2,500 anuales de licenciamiento para 5 usuarios o menos y hasta $5 Millones y $750 mil anuales de licenciamiento para 500 usuarios. 

  6. ¿Qué tan personalizable es un sistema ERP?
    La mayor parte de ERPs modernos son bastante personalizables. Pero personalizar es caro. Una buena práctica es buscar adaptarse lo más posible a las configuraciones y opciones estándar y personalizar solo aquello que es absolutamente necesario. La regla 80% estándar, 20% personalizado puede ser un buen punto de partida para presupuestar un proyecto. 

  7. ¿Cuánto tiempo lleva implementar un ERP?
    En RSM hemos visto proyectos de 3 meses y hasta 2 años. Todo depende del tamaño de la organización y el alcance que se le de al proyecto. Dicho sea de paso, algunos proyectos de ERP nunca terminan porque se ha subestimado el esfuerzo y el costo desde el inicio.

    La implementación de un ERP es un proyecto de alto riesgo que debe planificarse cuidadosamente. 

  8. ¿Qué tan difícil es la migración de datos a un ERP?
    Es difícil y caro. La mayor parte de proyectos en los que hemos estado involucrados NO transfieren datos desde sistemas anteriores sino que se establece una fecha de corte y se cargan saldos iniciales a partir de allí. Usualmente se requiere los estados financieros con integraciones detalladas, inventarios a la fecha de corte, lista maestra de proveedores, lista maestra de clientes, lista maestra de productos por SKU y otra seríe de datos maestros según la industria y giro del negocio. 

  9. ¿Qué proveedores de ERP son los mejores para mi industria?
    Existes ERPs globales como SAP, Oracle Fusion, Dynamics que son capaces de proveer soluciones para muchas industrias. Otros ERPs más pequeños como SAP B1, NetSuite u Odoo pueden adaptarse a muchas industrias pero con más limitaciones y alcances más reducidos. Y finalmente, hay ERPs de nicho que se especializan es ciertas industrias y brillan por su adaptación específica. 

    La selección del ERP idoneo requiere un buen entendimiento de la industria, de los objetivos de la empresa y de las necesidades futuras. Eso si, antes de ilusionarse, hay que revisar el presupuesto. 

  10. ¿Cómo afecta un ERP el rendimiento financiero de las PYMES?
    Una PyME debe analizar concienzudamente las razones por las que busca implementar un ERP. Razones válidas pueden ser que la empresa ha crecido y necesita hacer más eficientes sus procesos, que existen multiples aplicaciones o sistemas que hacen compleja la operación, que se desea tener información centralizada y certera de las operaciones para tomar decisiones informadas, que se desea actualizar desde un sistema heredado (legacy) por falta de soporte o inflexibilidad del mismo y otras parecidas. Razones cuestionables para implementar un ERP pueden ser que la empresa está desordenada y el ERP la va a arreglar, que no se tienen procesos definidos y con el ERP se van a definir, que hay robo y con el ERP eso se va a controlar y otras razones que tienen más que ver con la definición de procesos y de control interno que con una herramienta como lo es un ERP. 

    El retorno de la inversión de un proyecto de ERP estará directamente relacionado con lo bien definido que estén los objetivos de la implementación. 

Twitter/X (Enfocada en discusiones rápidas, tendencias y opiniones)

Twitter/X es ideal para preguntas breves, comentarios sobre tendencias tecnológicas y opiniones de usuarios. Las preguntas suelen ser más generales y buscan respuestas rápidas.

  1. ¿Vale la pena invertir en un ERP para una pequeña empresa?
    No siempre. Si la empresa no está creciendo, si compite en un mercado saturado y no se prevén oportunidades de desarrollo, etc. entonces lo más probable es que no valga la pena invertir en un ERP. 

    Vale la pena invertir en un ERP cuando se pueden "vocalizar" (definir claramente) los objetivos de la empresa y de la implementación y se pueden plantear los argumentos por los que se cree que el ERP contribuirá al logro de dichos objetivos. 

  2. ¿Qué ERP es mejor: SAP, Oracle o Microsoft Dynamics?
    Hay casos de éxito bien documentados de cada uno de estos ERPs. Los 3 que se mencionan en esta pregunta son referentes en la industria de ERPs y compiten seriamente por sobresalir. 

    Hay que recordar que un buen ERP mal implementado resulta en una mala experiencia para los usuarios y para la empresa. El éxito de una implementación no pesa solamente sobre el ERP seleccionado sino sobre la definición de objetivos, alcance, planificación, gestión del cambio y otra serie de variables que poco tienen que ver con el ERP seleccionado. 

  3. ¿Pueden los ERP integrarse con otras herramientas como CRM?
    Con la mayoría de ERPs modernos, la integración con otras herramientas es posible. El único detalle es que suele ser caro. Algunos ERPs ya tienen integraciones prediseñadas con herramientas con CRMs, E-Commerce y otros. 

    Vale la pena considerar el alcance completo del negocio para entender si la interoperabilidad con sistemas existentes en una buena solución o si es mejor trasladar todas las áreas de negocio al nuevo ERP. 

  4. ¿Cómo mejora un ERP la experiencia del cliente?
    El ERP puede mejorar la experiencia del cliente de forma indirecta y directa. 

    Indirectamente, el cliente está más satisfecho cuando obtiene información certera, homogenea y a tiempo. Algo tan sencillo como que su vendedor y la administración manejen la misma información de disponibilidad de inventario, tiempos de entrega, etc. provee una mejora en la satisfacción del cliente. 

    Directamente, el uso de portales de autoservicio, notificaciones automatizadas, etc. pueden tambien mejorar la experiencia del cliente. 

  5. ¿Es el ERP en la nube más seguro que el on-premise?
    Pueden ser igualmente seguros o inseguros. La gestión de la seguridad de la información es un tópico importante y que debe gestionarse activamente indistintamente si el ERP está on-premise o en la nube. 

  6. ¿Qué tan importante es la capacitación para usar un ERP?
    La capacitación es fundamental para sacarle el mejor provecho a un ERP. Muchos usuarios apenas usan una fracción de las capacidades que les provee su ERP, a veces por negligencia y a veces por falta de recursos de capacitación disponibles. 

  7. ¿Pueden los ERP automatizar procesos manuales?
    Los ERPs modernos tienen características que les permiten automatizar una serie de tareas comunes en los procesos para los cuales fueron diseñados y con la integración de agentes de inteligencia artificial, se espera que esto mejore todavía más. 

    Es importante que los procesos estén claramente definidos para aprovechar estas ventajas. 

  8. ¿Qué industrias se benefician más de un ERP?
    Todas se benefician por igual. 

Facebook (Enfocada en comunidades, PYMES y usuarios menos técnicos)

Facebook alberga grupos y páginas de negocios donde las preguntas suelen ser más prácticas y orientadas a usuarios no técnicos o pequeñas empresas.

  1. ¿Qué ERP es más fácil de usar para una pequeña empresa?
    En RSM Guatemala nos encanta Odoo, en especial para la pequeña y mediana empresa porque es un buen "mix" de facilidad de uso, funcionalidades y precio. 

  2. ¿Cómo sé si mi negocio necesita un ERP?
    El ERP es un habilitador del crecimiento de las empresas y de la toma de decisiones informadas. Bajo este contexto, algunos buenos indicadores de que tu negocio necesita un ERP son: Negocio en crecimiento, tiempo excesivo de las gerencias usado en reportería o integración de información del negocio, necesidad de mejorar los controles de inventario y fabricación, necesidad de segregar las funciones del personal, oportunidad de mejorar las decisiones financieras al contar con mejor y más oportuna información. 

  3. ¿Cuáles son los riesgos de implementar un ERP?
    Puedes perder tiempo y dinero por abandono del proyecto al no lograr la implementación. Esto suele resolverse con la identificación clara de los objetivos de la empresa y de la implementación y con una buena planificación. 

  4. ¿Puedo usar un ERP sin conocimientos técnicos avanzados?
    Si puedes, y lo más probable es que logres aprovechar algunos de los beneficios del ERP. Sin embargo, es recomendable capacitarse para sacar el mejor provecho de los recursos disponibles. 

  5. ¿Cómo afecta un ERP a los empleados?
    La implementación de un ERP debiera mejorar la experiencia laboral de los colaboradores. Es común que en nuevas implementaciones haya resistencia al cambio e incluso se "extrañe" los sistemas anteriores. Una buena planificación de la implementación debe incluir la Gestión del Cambio. 

    Si los dueños y la dirección de la empresa está entusiasmada con la implementación y uso del ERP, y se involucran activamente en todas las etapas, lo más probable es que la experiencia para los colaboradores sea positiva.

  6. ¿Qué tan caro es mantener un ERP a largo plazo?
    Hay que presupuestar costos recurrentes de licenciamiento, infraestructura (nube u on-premise), soporte técnico y actualizaciones periódicas. 

  7. ¿Qué soporte ofrecen los proveedores de ERP?
    Los proveedores suelen ofrecer acompañamiento, capacitación y asistencia técnica para resolver asuntos relacionados directamente con el ERP. Estos suelen estar incluidos en la etapa de implementación y existen planes de soporte mensual por horas que pueden contratarse según sea necesario. 

    Vale la pena explorar los recursos de capacitación en linea, certificaciones y educación continuada para sacarle el mejor provecho a la tecnología en uso. 

 

Contenido creado con ayuda de IA. 

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