日本劳动用工尽职调查（劳务DD）是什么？外资企业管理层在M&A与IPO中应重点关注的事项

对于在日本推进M&A（并购）、IPO（首次公开募股）以及加强日本法人治理的外资企业而言，准确掌握人力资源及劳动用工风险是一项重要的经营管理课题。

未支付加班费、管理人员认定不当、未加入社会保险、职场骚扰、就业规则或劳资协定不完善等问题，不仅可能带来额外成本，还可能影响M&A收购价格、IPO进度、企业价值及企业声誉。

尤其在日本，除了《劳动基准法》等劳动相关法律法规外，还需要结合“36协定”、就业规则、社会保险手续等日本特有的制度和实务进行审查。

本文面向计划投资或收购日本企业、日本法人，或计划在日本IPO的外国企业经营者及外资企业管理层，介绍劳动用工尽职调查（以下简称“劳务DD”）中的重要关注事项。

1. 日本的劳务DD是什么？

人力资源及劳动用工尽职调查（劳务DD），是指在M&A、IPO等交易或项目中，对目标企业的人力资源及劳动用工管理实际情况进行调查，以识别潜在法律风险、手续不完善、未支付债务以及人事管理方面的问题。

财务DD和税务DD主要确认财务数据和税务风险，而劳务DD则更加关注实际工作方式以及人事制度的实际执行情况。

主要调查领域如下：

日本的劳动相关制度持续进行修订，企业需要达到的劳动用工合规标准也在不断提高。

因此，劳务DD不仅对M&A和IPO具有重要意义，也可作为针对日本法人日常风险管理的劳动用工审计工具。

2. 计划在日本IPO的企业应关注的劳动用工风险

对于计划在日本IPO的企业而言，劳动用工合规是重要的审查事项之一。

如果发现未支付加班费、工时管理不当、三六协定存在缺陷，或被认定为管理人员的员工实际上并不符合相关法定条件等问题，企业可能需要整改内部制度，并对过去相关款项进行补缴或结算。

此类问题不仅可能影响企业财务数据，也可能影响对企业内部控制和公司治理的评价。

在IPO筹备过程中，如果将上市申请年度设为N期，一般建议在N-3期至N-2期的较早阶段开始进行劳动用工审计。

尤其需要重点确认以下事项：

• 工时管理：是否通过考勤卡、电脑登录记录、门禁记录等方式，根据员工实际工作情况进行适当管理
• 固定加班费制度：是否与基本工资明确区分，以及超过约定加班时数后是否适当支付差额
• 管理监督者：不仅确认职位名称，还需要确认实际权限及工作情况是否符合日本《劳动基准法》规定的管理监督者条件
• 三六协定：是否适当签订、备案并实际执行
• 不同雇佣形式之间的待遇差异：无固定期限合同制与固定期限合同制下的劳动者之间是否存在不合理的待遇差异
• 安全卫生管理：是否根据企业规模等建立了必要的安全卫生管理体制

在日本，仅仅因为员工在公司内部拥有“经理”、“部长”等头衔，并不意味着其当然属于《劳动基准法》上的管理监督者。外国企业管理日本法人时，需要特别注意这一点。

3. 为什么在日本企业及日本法人的M&A中劳务DD十分重要？

M&A中的劳务DD，其主要目的在于交易前识别可能在收购后显现的人力资源及劳动用工风险。

管理层尤其应关注以下四个方面：

收购方可根据确认到的风险，在必要时将其反映到企业价值评估、收购价格以及股份转让协议（SPA）中的陈述与保证和赔偿条款中。

对于关键人员，还应确认其雇佣条件、激励机制、股票期权等，以评估收购完成后的离职风险。

卖方实施的Vendor Labor DD

在M&A交易中，卖方有时也会在交易前主动调查自身的劳动用工风险，即实施“卖方劳务DD（Vendor Labor DD）”。

如果能够在出售前识别问题，并在可行范围内提前整改，就更有可能减少买方提出价格调整要求的风险以及交易谈判中的不确定性。

特别是外国企业出售日本法人时，可能在交易过程中发现海外总部此前并未掌握的日本特有劳动用工问题。提前进行调查，有助于尽早识别此类风险。

PMI过程中应谨慎处理劳动条件变更

劳务DD也与PMI（Post Merger Integration，并购后整合）直接相关。

收购后如果需要统一就业规则、薪酬制度、福利制度等，在日本，对于可能对员工产生不利影响的劳动条件变更，需要谨慎处理。

过于仓促地调整制度，可能导致员工积极性下降、关键人员离职，甚至发生劳动争议。

因此，在劳务DD阶段，同时了解制度整合所需要的成本和时间也十分重要。

4. 劳务DD的主要调查项目

日本的劳务DD主要确认以下领域：

劳务DD的重点并不仅仅在于文件形式上是否完备，还在于确认制度规定与实际执行是否一致。

5. 劳务DD的一般流程

劳务DD通常按照以下五个步骤进行：

1. 确定目的和调查范围
   首先明确M&A、IPO、内部审计等目的，并确定目标公司、调查期间及调查范围。
2. 收集并审查必要资
   审查就业规则、工资台账、考勤记录、劳动合同、社会保险相关资料等。
3. 访谈相关负责人
   对人事负责人及管理层进行访谈，确认书面文件与实际执行之间是否存在差异。
4. 分析风险及财务影响
   根据发现问题的重要程度和紧急程度进行分类，并在必要时估算未支付加班费等事项可能产生的财务影响。
5. 向管理层报告
   将调查结果整理成报告，说明相关风险及需要采取的整改措施。

6. 日本劳务DD的费用与所需时间

劳务DD的费用会根据员工人数、营业地点数量、调查范围、调查深度及目标期间等因素而有所不同。

因此，通常不会采用统一固定的收费标准，而是在确认目标公司的规模以及M&A、IPO等项目目的后，单独进行报价。

RSM SHIODOME PARTNERS可根据项目情况采用固定费用方式或按小时计费方式进行报价。具体费用将在确认目标公司的实际情况以及所需调查范围后提供。

从收到相关资料到提交最终报告，调查期间通常约为2周至1个月。

不过，实际期间会根据资料准备情况及提交速度有所不同。如果如果贵司对于M&A或IPO已经有明确的时间表，建议您预留好充分时间，尽早开始劳务DD。

7. 劳务DD中尤其需要注意的主要风险

劳务DD中经常出现的代表性风险包括以下事项。

未支付加班费

如果固定加班费制度设计不当，或者被公司作为管理人员对待的员工实际上并不符合《劳动基准法》规定的管理监督者条件，企业可能需要溯及既往追加支付加班费等款项。

社会保险漏保

对于部分短时间劳动者（非全日制用工）等，虽然依法应当加入社会保险，但实际可能并未参保。

此外，也可能存在必要的申报手续不完善或者社会保险费计算存在问题的情形。

劳务委托及自由职业者的劳动者身份认定

即使合同形式上属于民事劳务委托，实际工作中相关人员也可能接受公司的具体指挥和命令。

在日本，判断相关人员是否属于法律意义上的劳动者，并不仅仅取决于合同名称，而会结合实际用工方式进行判断。

就业规则及三六协定存在缺陷

有些企业的就业规则并未及时根据最新法律法规或企业实际情况做出调整修改，也可能存在三六协定没有适当更新或行政备案的问题。

对于此类问题，有时不仅需要修改制度，还可能需要对既往期间进行结算，并调整实际运营方式。

8. 委托社会保险劳务士实施劳务DD的优势

社会保险劳务士（简称“社劳士”）是日本专门从事人力资源、劳动用工及社会保险业务的国家资格专业人士。

劳务DD不仅需要从形式上确认合同和规章制度，还需要了解考勤管理、工资计算、社会保险手续等实际运营情况。

由于社会保险劳务士日常就广泛参与这些实务工作，因此较容易识别制度规定与实际运营之间的差异。

此外，在发现问题后，还可以持续协助企业实施以下整改工作：

• 修订就业规则
• 调整薪酬体系
• 整改社会保险手续
• 应对未支付加班费
• 配合PMI整合人事及劳动用工制度

9. 外国企业管理者应掌握的重点

在判断日本的劳动用工风险时，仅依据海外总部的规则或全球统一政策，有时并不足够。

外国企业管理层尤其需要注意以下事项：

• 即使在海外总部被认定为“i经理”，也不一定属于日本《劳动基准法》规定的管理监督者
• 固定加班费制度和三六协定均存在日本特有的规则
• 即使签订的是劳务委托合同，根据实际工作方式，相关人员仍有可能被认定为劳动者
• 日本法人的社会保险及劳动用工手续需要独立于海外总部制度进行确认
• 在M&A交易中，不仅要关注当前存在的风险，还需要考虑收购后人事制度的整合

因此，在收购日本企业或日本法人时，除了财务DD、税务DD及法律DD之外，确认实际的人力资源及劳动用工运营情况也十分重要。

10. RSM SHIODOME PARTNERS提供的日本劳务DD及劳动用工审计支持

RSM SHIODOME PARTNERS社会保险劳务士法人，为企业在日本进行IPO、M&A、业务继承及跨境交易等项目提供劳务DD及劳动用工审计支持。

通过与集团内部的注册会计师、税理士、行政书士以及律师网络等专业人士协作，可结合财务DD、税务DD和法律DD，对企业的人力资源及劳动用工风险进行综合确认。

相关支持也不限于发现风险本身。RSM Shiodome Partners还可持续协助企业修改就业规则和薪酬制度、处理未支付加班费问题，并支持M&A后人事及劳动用工制度的整合等整改及PMI工作。

同时，通过RSM全球网络，也可为外资企业的日本法人及跨境M&A交易提供支持。

如您对劳动用工尽职调查、劳动用工审计等有任何疑问或需要咨询，欢迎随时联系RSM Shiodome Partners。

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