En la era digital, las empresas en España recurren cada vez más a medios electrónicos como el correo electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, etc.) para gestionar comunicaciones laborales relevantes: desde llamamientos a trabajadores hasta la notificación de sanciones disciplinarias. 

 

Sin embargo, la validez y eficacia jurídica de estas comunicaciones, especialmente cuando son impugnadas en sede judicial, plantea dudas y retos prácticos. En este artículo te proporcionaremos una orientación, de forma clara y actualizada, del marco legal y jurisprudencial aplicable, así como ejemplos reales que ilustran cómo deben actuar las empresas para garantizar la eficacia de sus comunicaciones electrónicas.

 

Marco legal de las comunicaciones electrónicas en el ámbito laboral

 

La legislación española acepta las comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia y en las relaciones laborales, siempre que se cumplan ciertos requisitos. El artículo 49 del Real Decreto-ley 6/2023 establece que estas comunicaciones deben realizarse por medios electrónicos, con constancia de transmisión, recepción, fechas y contenido, y con identificación del remitente y destinatario. 

 

El artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) refuerza esta idea, exigiendo autenticidad y constancia de la remisión y recepción. Si el destinatario no accede al contenido en tres días, la comunicación se considera efectuada. 

 

Validez probatoria de emails y WhatsApp: criterios judiciales recientes 

 

La jurisprudencia reciente ha abordado la validez y eficacia de los correos electrónicos y mensajes de WhatsApp en el proceso laboral. Los tribunales exigen ciertos requisitos técnicos y procesales para que estos medios sean admitidos como prueba documental. 

 

La impresión en papel de un correo electrónico o conversación de WhatsApp no garantiza su autenticidad e integridad, por lo que los jueces suelen exigir una prueba pericial informática si la autenticidad es impugnada. Sin embargo, la validez de la comunicación electrónica se reconoce sin necesidad de peritaje en los siguientes casos:

  • Cuando la parte interlocutora no impugna la conversación.
  • Cuando reconoce expresamente la conversación y su contenido.
  • Cuando se comprueba la realidad de la comunicación mediante el cotejo con el otro terminal implicado.
  • Cuando se practica una prueba pericial que acredita la autenticidad y envío de la conversación.

 

Ejemplos prácticos: llamamientos y sanciones comunicados por medios electrónicos

 

Exponemos dos casos:

 

Llamamientos a trabajadores fijos discontinuos

 

Si una empresa escribe a un trabajador fijo discontinuo por correo electrónico y el trabajador no responde, la empresa debe demostrar el envío, la recepción y el contenido del mensaje. Si el trabajador niega haber recibido el email, la empresa puede necesitar una prueba pericial o demostrar que el trabajador aceptó ese canal de comunicación y que el sistema garantiza la trazabilidad y la recepción. 

 

Los tribunales han validado comunicaciones electrónicas cuando el trabajador facilitó voluntariamente su dirección electrónica y no impugnó la autenticidad del mensaje, o cuando hay pruebas adicionales que corroboran el envío y la recepción (testigos y acuses de recibo, etc.)

 

Notificación de sanciones disciplinarias 

 

Para sanciones disciplinarias comunicadas por WhatsApp, la empresa debe ser cuidadosa. Si la comunicación es solo un mensaje de texto sin acuse de recibo ni confirmación de lectura, y el trabajador niega haberlo recibido, la validez de la notificación puede verse comprometida. 

 

Sin embargo, si el trabajador responde al mensaje o reconoce su contenido, o si la empresa puede demostrar mediante peritaje informático la autenticidad y la fecha de envío y recepción, la comunicación será válida. Algunas sentencias han admitido la validez de la notificación por WhatsApp cuando el trabajador ha respondido al mensaje o ha acudido a la reunión indicada en el mismo.

 

Recomendaciones para las empresas

 

Para asegurar la validez de las comunicaciones electrónicas en procesos laborales, se recomienda a las empresas:

  • Pactar con los trabajadores el canal de comunicación electrónica (email, WhatsApp, etc.) y dejar constancia escrita de dicho acuerdo.
  • Utilizar sistemas que acrediten la transmisión, recepción, fechas y contenido íntegro de las comunicaciones (correo electrónico certificado, plataformas con acuse de recibo, etc.).
  • Solicitar confirmación de lectura o respuesta por parte del trabajador en comunicaciones relevantes (llamamientos, sanciones, despidos).
  • Conservar los registros electrónicos originales y estar preparados para aportar prueba pericial informática en caso de impugnación.
  • Considerar la intervención de un notario para levantar acta de la obtención de la información en casos de especial trascendencia. 

 

Por tanto, las comunicaciones electrónicas son válidas en el ámbito laboral español si se garantiza su autenticidad, integridad y registro. La jurisprudencia reciente exige a las empresas tomar precauciones técnicas y procesales, especialmente si se cuestiona la autenticidad de la comunicación. Adoptar protocolos claros y usar herramientas tecnológicas adecuadas es esencial para evitar problemas legales y asegurar la seguridad jurídica en las relaciones laborales.

 

 

Autores: Francisco Gómez, del equipo de Laboral