Comprar consultoría

La tarea de contratar servicios de Consultoría tiene una serie de elementos que complejizan la decisión. Con base en la experiencia de más de 20 años en la vida de Consultoría y con el apoyo de colegas, clientes y amigos, he preparado esta lista de 11 errores comunes que se cometen al momento de hacer la compra de servicios de Consultoría.

Confundir las necesidades de la Organización con los caprichos de sus funcionarios:
Desafortunadamente no siempre coinciden las necesidades reales de la Organización con los deseos, expectativas y caprichos de algunos funcionarios que direccionan la compra. Por lo anterior en muchas ocasiones se terminan contratando servicios que no resuelven la problemática real del negocio. A fin de evitar esta situación es muy importante definir algunas validaciones mínimas que permitan enmarcar la contratación dentro de una necesidad real:
- Siempre tenga en claro la justificación de la contratación y valide su objetividad.
- Identifique qué parte del Plan estratégico o de sus objetivos se van a resolver desarrollando cada contratación.
- Si no se logra establecer ninguna relación directa del Proyecto con una iniciativa estratégica, por lo menos asegúrese que se va a resolver una verdadera necesidad del negocio. Por ejemplo cumplir con una norma legal obligatoria.
Basarse en la experiencia del Logo y no en la de los Consultores que van a participar en el Proyecto:
Algunas personas y empresas tienen por norma comprar únicamente a empresas que dicen haber ejecutado proyectos similares, buscando con ello tener respaldo y acceso a experiencias exitosas de proyectos en otras empresas o países; sin embargo, es importante tener claro que la experiencia realmente la tienen los miembros de los equipos y no el Logo de la Consultora. Debido a lo anterior, a fin de que no se vaya a llevar una sorpresa, asegúrese de que los miembros del equipo que van a asignar a su proyecto, cuenten con la experiencia que se requiere para sacar adelante el Proyecto. Lo demás pueden ser referencias de otros desarrollos que se hayan hecho en otras partes, pero que no van a estar a su disposición necesariamente.
No suministrar información adicional a los proponentes que la solicitan:
En más de una ocasión me he acercado al cliente para requerir información adicional que me permita tener un mejor entendimiento de su problemática y he obtenido respuestas negativas argumentando que los demás proponentes no han solicitado dicha información. Por Dios!!! Usted como cliente, ni el proveedor mejor interesado tienen la culpa de que los demás no quieran entender mejor su situación. Es conveniente proporcionar mayor información a quién realmente tiene interés de entender su Organización y necesidades. Con seguridad este proveedor le presentará una propuesta mucho más ajustada a sus reales necesidades y posibilidades.
No solicitar la sustentación de las propuestas:
Hay varios dichos que aplican a este caso, uno de ellos es “El papel aguanta todo”. No necesariamente la propuesta mejor presentada en el papel, es la que le va a garantizar el mejor Proyecto. Proyectos estruendosamente fracasados arrancaron con una muy bonita propuesta que no fue sustentada. El proceso de sustentación le permite conocer de primera mano con quién va a trabajar, también le da la opción de resolver inquietudes y le permite establecer la coherencia entre lo plasmado por escrito y la realidad que está a punto de contratar. El tiempo que invierta en las actividades de sustentación, es mínimo comparado con el tiempo y dinero que puede perder si no se permite entender la propuesta que le están vendiendo.
Comprar precio: Hay una marcada tendencia a comprar al proveedor que oferta el menor precio. Las abuelas solían decir “Lo barato sale caro”. Considere otros aspectos que deben ser evaluados a la hora de seleccionar su consultor, por ejemplo: interpretación de su necesidad, metodologías, herramientas, creatividad de la solución propuesta, recursos expertos, valor agregado, tiempos de implementación, costos extras. Evalué estos aspectos de manera objetiva si lo que realmente usted persigue es un proyecto que resuelva su problemática. Basarse exclusivamente en el precio, puede ser una política errada de selección.
No escuchar otras posibles alternativas:
El hecho de salir a buscar asesores al mercado, implica un reconocimiento interno de la Organización sobre la necesidad de contar con recursos y/o conocimientos con los cuales no cuenta internamente. En tal sentido, las empresas deben reconocer que existe más de una manera de lograr los objetivos, y posiblemente los Asesores Externos tienen, métodos, experiencias y recursos diversos para abordar de manera creativa la problemática. En algunas ocasiones las empresas pretenden imponer el método que deben seguir sus potenciales asesores, limitando de esta manera soluciones creativas para abordar el proyecto. Una alternativa recomendable es permitir que cada proveedor presente su alternativa de solución e incluso asignar un puntaje para seleccionar al ganador tomando en cuenta la creatividad de la solución propuesta.
Incluir requisitos excesivos que no apuntan necesariamente a las necesidades del proyecto: Algunos procesos de contratación de consultoría involucran la exigencia de una serie de requisitos que no implican necesariamente asegurar el éxito del Proyecto. Entre los casos que se destacan se pueden encontrar: Solicitud de certificaciones que no apuntan necesariamente a las necesidades del Proyecto, años de experiencia exagerados, requerimiento de experiencias en áreas y campos que no tienen que ver con el Proyecto, limitar el equipo de trabajo a una profesiones específicas, incluir una serie de requerimientos adicionales al proyecto que desestimulan a los potenciales proveedores a presentar propuesta. Tenga en cuenta cuáles son las necesidades reales y qué requisitos apuntan de manera efectiva a garantizar el logro de los objetivos del proyecto y la satisfacción de las necesidades.
Impedir la interacción Cliente-Proponente:
La comunicación abierta y oportuna es el mejor inicio de un buen proyecto, por lo tanto no es recomendable cerrar la puerta a la interacción con los proveedores de servicios de consultoría. Las interacciones facilitan aterrizar el entendimiento, ampliar sobre temas que no hayan quedado suficientemente claros y evitar las suposiciones que hacen tanto daño a los proyectos a causa de la mala interpretación de los requerimientos. Teniendo en cuenta que en algunas Organizaciones las normas de contratación son muy estrictas y restrictivas en estos temas, la recomendación es definir reglas claras y transparentes para habilitar estas interacciones y hacerlas públicas a todos los interesados.
Aprovecharse de los proponentes:
En todas las conferencias y libros de negociación se hace énfasis en la importancia de establecer una relación gana - gana. No obstante lo anterior, existen compradores que consideran que son mejores negociadores en la medida en que sacan provecho desmedido de su contraparte. Lo anterior los lleva a hacer exigencias exageradas en temas como Precio, Plazos de ejecución y de pagos, Condiciones, Alcance. El proveedor de consultoría podrá ceder a las peticiones del comprador con tal de ganar el negocio, pero lo que realmente sucederá es que tendrá que “echar mano” para ahorrar recortando calidad, asignando recursos con menor experiencia, haciendo recortes en el alcance o si finalmente termina reventado solicitará una renegociación, o lo que es peor... abandonará el Proyecto. Por lo anterior es importante ser justo y objetivo en las negociaciones con miras a lograr un proyecto exitoso donde todos ganen.
Pretender que el Proveedor haga todo el proyecto solo:
El proveedor tiene método, recursos y experiencia, pero la empresa que lo contrata y sus recursos tienen el conocimiento de la Organización, sus necesidades, limitantes y recursos. Se debe tener claro que el mejor proyecto se logrará con una participación conjunta entre quien contrata los servicios y el equipo de consultoría. Ese argumento que se esgrime de que "para eso le pagamos", no es la justificación para que la Organización eluda su responsabilidad de participación activa en el desarrollo del Proyecto. Una activa participación de miembros de la Organización contratante agilizará el desarrollo de las tareas del Proyecto y garantizará el adecuado entendimiento y enfoque de la solución pretendida.
Comprar al proveedor que más invitaciones y atenciones le hizo:
Existen proveedores de servicios expertos en invitar a viajes, almuerzos, cenas y dar obsequios a las personas que están encargadas de tomar la decisión de compra. Se debe tener mucho cuidado para evitar ser víctima de este tipo de prácticas y terminar comprando más por compromiso que por convicción.