La bussola e l’orologio i fondamentali del Time Management

Con Alessandro Costantino, consulente organizzativo, formatore, co-fondatore delle Rete di Imprese Rework, Innovation manager accreditato al MISE, abbiamo affrontato temi quali:

Cosa significa avere una buona gestione del tempo
Il set-up fondamentale per abbassare lo stress e mantenere il controllo
Il mindset organizzativo che fa risparmiare tempo
YOLO (You only live once). Perché il Time Management non riguarda solo ciò che “devo fare” ma che ciò che “voglio fare”.

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Gestire bene il tempo significa passare il proprio tempo a fare ciò che si era programmato di fare, il che presuppone una buona e attenta pianificazione. La pianificazione è lavoro. È IL LAVORO!

Avere contezza dei propri ruoli e delle conseguenti responsabilità ci permette di avere sotto controllo tutte le attività (cicli aperti) che dobbiamo e vogliamo portare avanti, senza dimenticarci delle relazioni più importanti.
Se poi impariamo a dare il giusto peso alle attività da svolgere (usando ad esempio il “trucchetto” dell’assegnare un valore numerico da uno a 10 a seconda del livello di priorità), sarà più facile calendarizzare nel tempo le cose che dobbiamo portare a compimento.

Come effetto vantaggioso di una buona calendarizzazione, eviteremo di avere quotidianamente davanti agli occhi una lista infinita di task da portare a termine che crea un senso di ansia e di inadeguatezza (“ma quando arriverò a fare tutte queste cose?!”).
Questa organizzazione comporta, quindi, che le attività prioritarie vengano svolte nell’immediato e che il resto delle attività siano allocate nel tempo rimanendo, comunque, sotto controllo e limitando di molto le emergenze che, se arriveranno, saranno più facili da gestire.

Lo strumento che ci aiuta deve essere scelto seguendo l’inclinazione personale ma valutando pragmaticamente i risultati. Scegliamo indifferentemente tra strumenti digitali (google calendar, evernote) o tradizionali (carta e penna) e teniamoli finché per noi e per il team funzionano adeguatamente.

Il Time Management ambisce a farci diventare più efficienti ed efficaci, ma non bisogna commettere l’errore di pensare ad efficienza ed efficace come fine ultimo. Sono solo un mezzo che, peraltro, non deve snaturarci come esseri umani.

L’obiettivo di un buon Time Management, infatti, non è l’efficienza tout court, bensì un buon equilibrio tra vita personale e professionale (work-life balance) a cui le aziende stesse ormai guardano con grande attenzione (vedi acronimo Yolo: You only live once).

Uno dei nemici più terribili per il nostro time management? La cattiva organizzazione. Mettere attenzione su alcuni flussi organizzativi è una delle attività primarie da mettere in campo quando si cerca efficientamento. Una di quelle attività che, come diceva Pareto, può risolvere l’80% dei problemi.

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