Continuità operativa: gestirla e comunicarla in periodo di pandemia

La pandemia ha posto l’accento sull’importanza di garantire continuità operativa e Disaster Recovery, ovvero la capacità di un’organizzazione di ripristinare la funzionalità della propria infrastruttura IT, in seguito a disastri naturali (terremoti, piogge torrenziali pandemie) o causati dall'uomo (guasti alle apparecchiature o attacchi hacker), evitando di mandare in crisi la regolare attività aziendale.

I Piani di Continuità Operativa

Le aziende più lungimiranti, consce del fatto che gli eventi accidentali possono essere sempre dietro l’angolo, si erano già mosse tempo fa per sviluppare i propri PCO (Piano di Continuità Operativa).

Nella quasi totalità dei casi i Piani di Continuità Operativa sono stati però costruiti seguendo le normative di settore e le best practice di riferimento. Ne sono scaturiti dei piani predisposti per gestire scenari basati sull’osservazione di eventi noti, situazioni prevedibili e brevi: interruzioni di energia, terremoti, violazione dei dati.

resilienza organizzativa e continuita' operativa

Secondo il Report Risk in Focus, pubblicato recentemente, lo scenario complesso della pandemia ha creato un nuovo precedente nell’ambito del crisis management.

Non solo, questo evento così imponderabile ha fatto emergere con maggiore forza anche la differenza fra il concetto di continuità operativa (la c.d. "Business Continuity") e quello più ampio di “resilienza organizzativa”.

La Business Continuity si riferisce alla capacità di un’azienda di rispondere a scenari di crisi, mentre la resilienza organizzativa è un concetto più ampio. Si riferisce più in generale alla capacità di un’azienda di anticipare, prepararsi e affrontare il cambiamento in modo costruttivo, dunque oltre a tornare alla propria forma di business dopo uno specifico evento traumatico, reagire ad esso positivamente.

Per fronteggiare la crisi è fondamentale individuare i propri punti di forza, i propri valori guida e la propria vision nel lungo termine, in modo da indirizzare il cambiamento in base a questi elementi e poter proteggere le proprie risorse, il proprio staff e la brand equity dai pericoli.

La “resilienza aziendale” è un tema talmente sentito da essere stato affrontato dalla Commissione Europea e dal “The UK Financial Conduct Authority”, per sviluppare un vademecum per le società finanziarie, che dovrebbe essere completato entro la fine del 2020.

I passi che le aziende possono compiere per migliorare la propria resilienza organizzativa sono:

Individuare i servizi più importanti, quelli la cui distruzione potrebbe causare più rischi e instabilità all’azienda e ai clienti (nel caso di società finanziarie anche al sistema finanziario e i mercati);
Stabilire per ogni servizio il massimo livello di crisi tollerabile;
Identificare persone, tecnologie, informazioni e tutti gli eventuali fattori che possono supportare i servizi che potrebbero andare in crisi;
Eseguire degli Stress test per misurare la capacità di restare nei margini di tolleranza anche in presenza di scenari gravi che ad oggi dovrebbero ovviamente includere anche una pandemia o altri scenari di crisi a livello globale.
Vanno analizzati tutti i potenziali scenari di crisi e l’impatto che potrebbe avere sullo staff, sul sistema operativo e sui clienti, prendendo in considerazione tutta la filiera che permette ad un’azienda di far arrivare i propri prodotti o servizi sul mercato di ogni settore, HR, marketing, comunicazione, risk management, internal audit, per valutarne le eventuali debolezze.

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Business reputation: come crearla e come mantenerla in tempo di crisi

La pandemia ha causato un’accelerazione improvvisa degli eventi che richiede decisioni rapide e inusuali per l’azienda e il suo management. Allo stesso tempo ha rappresentato un’opportunità per tutte le organizzazioni di rivedere la propria resilienza, imparare da una situazione di emergenza reale e colmare le proprie lacune.

Elemento imprescindibile nel contesto di crisis management è la creazione di un comitato apposito per il mantenimento della business reputation che porta vantaggi strategici per il business:

Fidelizzazione dei clienti;
Vantaggio competitivo;
Consolidamento dei rapporti con clienti e fornitori;
Capacità di attrarre nuovi talenti;
Opportunità di business;
Capacità di reagire alle crisi.

L’azienda, passata la crisi, verrà valutata da clienti e stakeholders, in merito al comportamento durante la fase di crisi e alla capacità di far sentire nonostante tutto la propria presenza: un tassello importante per creare relazioni profonde e durature. Altrettanto importante per il mantenimento della business reputation è la comunicazione dell’azienda al proprio interno: non è infatti possibile comunicare in modo efficace verso l’esterno senza farlo prima verso l’interno dell’organizzazione.

Per venire incontro a queste esigenze, il team Consulenza IT RSM è in grado di supportarti nei passi da compiere nell’ambito del crisis management

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