临近IPO才发现劳动用工问题怎么办？外国企业在日本上市为何应从N-3期开始劳动用工审计

对于拟在日本推进IPO（首次公开募股）的外国企业及外资企业而言，建立符合日本劳动法律法规要求的劳动用工管理体系，是一项重要的经营管理课题。

在日本的IPO准备及审核过程中，企业不仅需要完善就业规则（劳动规章制度）等公司内部规程，还需要能够说明工作时间、工资、劳资集体协定等在实际运营中是否得到了妥善管理和执行。

其中尤其需要注意的是未付工资、管理监督者相关情况的不当处理、违反三六协定（加班工时集体协定）等问题。如果这些问题到了IPO准备的后期才被发现，企业不仅可能产生额外的费用负担，还可能因整改工作而不得不重新调整上市时间表。

因此，拟在日本推进IPO的企业，应从上市申请期（N期）倒推，尽早启动劳动用工审计。本文将从外国企业经营者容易理解的角度，介绍为何建议从N-3期开始劳动用工审计，以及从审计到上市申请期间需要采取哪些具体措施。

1. 为什么日本IPO准备应从N-3期开始劳动用工审计？

在日本IPO实务中，提交上市申请的会计年度通常称为“N期”，向前追溯一个会计年度称为“N-1期”，向前追溯两个会计年度称为“N-2期”，向前追溯三个会计年度称为“N-3期”。

理想情况下，劳动用工审计应在N-3期左右启动。这是因为，企业不仅需要发现问题，还需要在完成整改后，在上市申请前积累一段时间的合规运营记录。

不仅要有内部制度，更要看“实际运营”

在上市审核过程中，审核方不仅会确认就业规则、三六协定等是否得到妥善制定，还会确认这些规则在实际经营中是否得到适当执行。

例如，在申请时提交的说明资料中，企业可能需要说明各部门每月平均加班时间、是否存在未付工资等，并提供最近一年以及申请会计年度的相关情况。

因此，如果到了申请前才修改相关规程，并不足以充分应对IPO审核。理想情况下，应在N-1期开始前完成主要整改，并确保能够通过记录证明整改后的制度已经得到持续、适当的执行。

内部制度调整需要时间

如果只是对就业规则或劳动合同进行形式上的修改，有时可以在相对较短的时间内完成。

但是，如果涉及工资体系、劳动条件或考勤管理方式的调整，除了设计新的内部制度之外，还可能需要向员工进行说明、达成必要的共识，并建立新的运营流程。

因此，如果希望在N-2期内完成主要整改，并从N-1期开始积累合规运营记录，就需要在N-3期左右提前掌握可能存在的问题。

此外，对于劳动基准监督署的调查、纪律处分等事项，企业有时还需要说明最近三年的相关情况。因此，N-3期不仅是IPO的准备阶段，也可能属于上市审核需要说明的期间。

2. 外国企业需要了解的日本IPO审核与劳动用工管理

外国企业尤其需要注意：“未曾被过行政机关指出问题”与“已经建立足以应对IPO审核的劳动用工管理体系”并不完全相同。

日本的劳动基准监督署是负责监督企业是否遵守《劳动基准法》等法律法规的行政机关。另一方面，在IPO审核过程中，审核方会从企业作为上市公司能否持续进行适当的劳动用工管理这一角度，对内部制度、实际运营情况以及既往问题的处理情况等进行确认。

例如，对于加班管理，不仅需要正确签订并向劳动基准监督署申报三六协定，还需要关注各部门加班时间的变化趋势，以及企业采取了哪些措施防止员工长时间工作。

如果过去曾发生欠薪问题，企业也不能只说明涉及的金额，还需要能够说明问题发生的原因、相关款项的结算情况以及防止再次发生的措施。

3. 从N-3期到上市申请的劳动用工应对时间表

劳动用工审计并非实施一次即可结束。较为理想的流程是按照“首次审计—整改—积累运营记录—最终审计”的顺序推进。

其中尤其重要的是，在N-3期发现问题，在N-2期推进主要整改，并从N-1期开始持续积累合规运营记录。

4. N-3期劳动用工审计的五个步骤

第一步：收集资料

收集就业规则、工资规定、劳动合同、劳动者名册、工资台账、考勤记录、三六协定、社会保险相关资料，以及劳动基准监督署出具的整改建议书、指导票等资料。

第二步：确认是否符合法律法规

针对收集到的资料，确认其是否符合日本劳动相关法律法规的要求。对于法律法规修改较为频繁的领域，还需要根据不同法律法规的施行时间，确认企业在各阶段的应对情况。

第三步：确认实际运营情况

审计不能仅停留在书面资料层面，还需要确认工作场所是否按照相关规程实际运行。

根据需要，可以将PC登录记录、出入记录等客观数据与考勤记录进行核对。

第四步：掌握风险及其财务影响

评估是否存在违反法律法规的情形，以及相关问题可能对IPO审核造成的影响。

如果涉及欠薪等具有金钱影响的问题，应根据需要对相关金额进行概算。

第五步：制定整改计划

结合问题的紧急程度、整改难度以及IPO时间表确定优先顺序。

尤其是工资体系、就业规则等需要向员工说明，且内部制度转换需要一定时间的事项，应尽早着手处理。

5. 日本IPO审核中主要确认哪些劳动用工事项？

以在日本东京证券交易所Growth Market（成长市场）首次申请上市为例，在劳动用工方面，以下事项尤为重要。

外国企业尤其需要注意，不能将全球统一的职位设置或人事制度直接套用于日本法人。

例如，员工在公司内部被称为“经理（Manager）”或“Director”，并不意味着其当然属于日本《劳动基准法》上的“管理监督者”。

是否属于日本法上的管理监督者，需要结合员工实际承担的职责及权限、工作方式、待遇等因素进行综合判断。

6. 劳动用工审计中尤其需要确认的五项风险

① 是否准确掌握工作时间

企业不能仅依赖员工自行申报，还需要建立能够适当掌握实际工作时间的机制。

审计时，需要确认考勤记录与PC登录记录、出入记录等客观数据之间是否存在较大差异，以及上班时间前进行的工作、未实际取得的休息时间等是否得到适当处理。

② 是否妥善管理三六协定

在日本，如果要求员工进行超过法定工作时间的加班或在法定休息日工作，原则上需要由劳资双方签订三六协定（加班工时集体协定），并向劳动基准监督署进行行政申报。

审计时，需要确认各事业场所是否分别完成三六协定的签订及申报、员工代表是否通过适当方式选出、是否遵守协定规定的上限，以及适用特别条款时是否保留相关记录。

③ 管理监督者相关情况

此外，如前所述，公司内部使用的职位设置与《劳动基准法》上的“管理监督者”是两个不同的概念。

因此，不能仅根据员工职级名称进行判断，而需要综合考察其与经营管理层的一体性、职责及权限、对工作时间的自主决定程度以及待遇等因素。

如果企业错误地将某位员工认定为管理监督者，可能产生平时及法定休息日加班的加班工资欠薪问题。

④ 固定加班费制度

如果企业采用固定加班费制度，需要确认固定加班费与正常工资是否明确区分、相关制度内容是否清晰，以及实际应支付的加班费超过固定加班费时，是否另行支付差额。

仅仅建立固定加班费制度并不足够，企业还需要根据员工实际工作时间进行计算并适当运营该制度。

⑤ 欠薪

欠薪不仅可能由工资计算错误造成，也可能源于工作时间管理、管理监督者相关情况的处理、固定加班费制度等多个方面的问题。

一旦发现问题，需要确认涉及人员、涉及期间、金额及发生原因，并研究必要的结算措施及防止再次发生的措施。

此外，带薪年休假、社会保险、安全卫生、法定台账、民事劳务委托人员是否实际具有劳动者属性、外国籍员工管理等，也属于劳动用工审计可能涉及的事项。

7. 发现问题后如何整改并处理既往债务？

如果首次审计发现问题，建议以N-2期内完成主要整改为目标。

如果需要调整工资体系或考勤管理方式，企业不仅需要设计新的内部制度，还需要考虑向员工进行说明、完成必要的公司内部程序，并顺利过渡到新的运营方式。

如果确认存在欠薪，应在改善未来管理体系的同时，对既往期间产生的未支付工资进行结算。

结算对象可能不仅包括在职员工，还可能包括在相关期间内曾在公司工作、目前已经离职的员工。

进行结算时，应妥善记录涉及期间、计算方法、支付金额及处理经过等，并根据需要制作收款确认书、协议书等文件。

8. 完成整改后，还需要留下“运营记录”

在IPO准备过程中，仅能证明“问题已经整改”是不够的。企业还需要能够说明整改后的合规状态一直持续维持。

例如，应持续积累以下记录：

• 每月工作时间
• 三六协定的遵守情况及特别条款的启动记录
• 带薪年休假的取得情况
• 考勤记录与客观记录之间差异的核查结果

即使企业在实际运营中已经进行了适当管理，如果没有留下相关记录，在IPO审核时也很难进行客观说明。

9. N-1期应进行最终劳动用工审计

建议企业在N-1期左右进行一次“最终审计”，再次确认首次审计后实施的整改措施是否已经真正落实并稳定运行。

在这一阶段，需要确认整改后的运营记录、是否仍存在尚未解决的问题，以及上市申请资料所使用的数据是否保持一致。

另一个重要事项是应对日本劳动相关法律法规的修改。

由于IPO准备通常需要数年时间，即使某项内部制度在N-3期审计时不存在问题，也可能因之后的法律法规修改而需要采取进一步措施。

10. 太晚启动劳动用工审计可能带来哪些经营风险？

如果到了N-1期或即将提交上市申请时才发现重大问题，企业可能不得不在短时间内完成内部制度调整、未付工资结算以及向员工进行说明等工作。

其结果可能是企业无法积累充分的合规运营记录。根据问题的性质及整改进度，甚至可能需要重新调整上市时间表。

此外，在短期内集中调整内部制度，不仅会增加人事及劳动用工部门的负担，也会给经营管理层、财务部门及业务部门的管理人员带来较大的压力。

对于外国企业而言，日本法人调整劳动用工制度时，还可能需要与海外总部进行协调并取得相关批准。

因此，尽早识别日本特有的劳动用工风险尤为重要。

11. 聘请日本社会保险劳务士有哪些优势？

社会保险劳务士（简称“社劳士”）是日本专门从事劳动、社会保险相关法律法规及人事劳动用工管理工作的国家资格专业人士。

IPO准备阶段的劳动用工审计不仅需要确认就业规则、劳资集体协定等文件，还需要检查考勤管理、工资计算等实际运营情况。

具有IPO支持经验的社会保险劳务士，不仅可以指出存在的问题，还能够持续协助企业推进整改，例如修改就业规则及工资规程、改善考勤管理、重新审视管理监督者相关情况，以及处理未付工资等问题。

由外部专业人士实施劳动用工审计，本身并非日本的法律法规或证券交易所规则规定的强制要求，但在IPO实务中，主承销证券公司有时会要求企业接受外部专业人士的审计。

因此，在选择专业机构时，不仅需要确认其是否具备日本劳动法律法规方面的专业知识，还应关注其是否具有日本IPO支持经验，以及能否在审计后继续协助企业完成整改。

12. 常见问题

Q. 如果无法从N-3期开始准备，在日本IPO会变得很困难吗？

N-3期是实务上的参考时间点，并非绝对要求。因此，即使从N-2期开始准备，也不意味着IPO会立即变得困难。

但是，如果发现重大问题，企业需要时间完成整改、结算既往债务，并在此后积累充分的合规运营记录。

如果IPO准备已经有所延迟，重要的是尽快掌握目前的实际情况，并根据各项问题的优先级依次采取应对措施。

Q. 可以只由公司内部HR部门进行劳动用工审计吗？

可以由企业自行实施。

但是，劳动用工审计涉及日本劳动相关法律法规、工资计算、考勤管理等广泛的专业知识。同时，对于由企业自身设计并长期运营的内部制度，内部人员有时也较难进行完全客观的评价。

如果企业拟推进IPO，可以根据实际需要，考虑聘请具有IPO支持经验的外部专业人士进行第三方检查。

13. RSM Shiodome Partners的日本IPO劳动用工审计支持

RSM Shiodome Partners为拟在日本推进IPO的企业提供一站式劳动用工审计支持，涵盖首次劳动用工审计、整改、合规运营记录的建立、最终审计，以及上市申请阶段的问询应对等整个流程。

我们可以协助企业处理日本特有的劳动用工课题，包括修改就业规则及工资规定、重新审视固定加班费制度及管理监督者相关情况，以及处理既往未付工资问题等。

此外，我们还可以与集团内的注册会计师、税理士及律师协作，在开展财务、税务及法律尽职调查的同时推进劳动用工审计。

对于拟在日本推进IPO的外国企业及外资企业而言，劳动用工合规并非到了即将上市时才需要确认的事项，而应作为IPO准备工作的一部分尽早着手。

以N-3期作为一个实务上的参考时间点，尽早确认企业当前的劳动用工管理情况，并为整改及积累合规运营记录预留充分时间，有助于企业更加顺利地推进日本IPO。

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