在日外企人力资源外包完全指南｜可外包业务、服务商选择及导入流程

对于在日本开展业务的外资企业而言，经常会面临以下问题：公司内部没有熟悉日本劳动法律及社会保障体系的HR人员；由海外总部HR部门同时负责日本法人的人力资源管理；工资计算、员工入退职手续等工作集中在特定负责人身上。

尤其是在刚进入日本市场的阶段，由于员工人数较少，在日本法人内部配置专职HR经理或多名人事负责人，在现实中未必可行。

在这种情况下，人力资源外包（HR Outsourcing）便成为一种可考虑的选择。

不过，对于外资企业而言，人力资源外包并不仅仅意味着将工资计算或社会保险手续交给外部服务商处理。企业还需要考虑，如何协调海外总部制定的Global HR Policy与日本劳动法律法规及人力资源与劳动用工实务之间的差异。

本文面向在日本开展业务的外资企业，对人力资源与劳动用工外包中可以委托的主要业务、导入外包服务的优势、服务商的选择要点以及导入流程进行说明。

什么是人力资源外包

人力资源外包，是指企业将自身负责的部分或全部人力资源相关工作委托给外部专业服务机构。

企业既可以仅将工资计算外包，也可以将考勤管理、社会保险及劳动保险（类似于国内职工社会保险）、员工入职与离职、人事数据管理以及员工咨询等多项业务一并委托给外部服务商。

尤其对于外资企业而言，经常需要在以下三方之间共享人事信息：

海外总部 → 日本法人 → 外包服务商

因此，除了准确处理日常业务以外，能否使用英语或中文与海外总部顺畅沟通，以及能否实现Global HR System与日本当地人事、工资系统之间的数据对接，也十分重要。

与工资计算外包有何不同

工资计算外包属于人力资源外包中的一项业务。

除工资计算外，人力资源外包还可以涵盖以下业务。

企业可以根据自身面临的问题，仅将部分业务外包，也可以将多项业务统一委托给外部服务商。

为什么人力资源外包对外资企业尤其有效

需要同时具备日本人事劳务知识和英文/中文沟通能力的人才

外资企业日本法人的HR人员，除了需要掌握日本劳动法、社会保险制度和工资计算等专业知识外，有时还需要具备使用英语或中文与海外总部进行沟通的能力。

例如，海外总部可能会提出以下问题：

• “为什么这名员工会产生加班费？”
• “总部的Leave Policy（休假制度）能否以同样的方式适用于日本？”
• “为什么日本的社会保险费发生了变化？”

要回答这些问题，不仅需要了解日本特有的制度，还需要能够向海外总部清晰说明相关规则及其背景。

如果企业难以在内部找到既熟悉日本人事劳务制度、又能够使用英语或中文处理实务的人才，则可以考虑借助外部专业人士或外包服务商的支持。

Global HR Policy未必能够直接适用于日本

海外总部制定的劳动合同（Employment Agreement）、员工手册（Employee Handbook）、休假规程（Leave Policy）等文件，并不一定能够直接用于日本法人。

在日本，签订劳动合同时，企业需要向员工明确说明工资、工作时间以及其他法律规定的劳动条件。此外，自2024年4月起，日本有关劳动条件明示的规则也有所调整，例如需要明确工作地点及工作内容在未来可能发生的“变更范围”。

因此，将海外总部的内部制度或文件导入日本法人时，将总部的全球人事政策与日本法律法规及实务进行对照，并调整为可在日本适用执行的形式，是非常重要的环节。

外资企业可以外包的主要人力资源与劳动用工业务

员工入职与离职手续

员工入职和离职不仅涉及员工的主要信息登记，还会与工资、社会保险、雇佣保险等多项业务相互关联。

尤其是在海外总部统一管理员工信息的情况下，需要设计类似以下的数据衔接流程：

Global HR System → 日本当地工资系统 → 日本社会保险、劳动保险等相关手续

在日本雇用外籍员工时，还需要根据其在留资格确认其是否可以从事企业拟安排的工作。

此外，雇用外籍员工的企业除了需要遵守劳动及社会保险相关法律法规外，也需要确认外籍员工的在留资格等签证信息。

对于外籍员工，无论其是否属于雇佣保险（类似中国的失业保险）的参保人员，除法律规定的特定情形外，雇主原则上均有义务向当地的公共职业安定所 “Hello Work”申报其姓名、在留资格、在留期间等信息，即办理“外国人雇用状况申报”。

由于这一手续通常并非海外总部日常人事管理中会考虑的事项，而是属于日本特有的要求，因此企业在招聘外籍员工时需要特别注意。

工资与奖金计算

每月工资计算及奖金计算，是人力资源外包中最具代表性的业务之一。

不过，工资计算并不只是计算基本工资。

企业需要准确反映考勤、加班时间、各类津贴、缺勤、社会保险费、所得税、居民税等多项信息。

如果海外总部需要获取工资相关数据，企业还可以将英文Payroll Report以及人工成本数据的制作等工作一并纳入外包范围，而不仅限于日本当地的工资计算。

考勤与工作时间管理

在日本，法定工作时间原则上为每日8小时、每周40小时。

如要求员工在法定工作时间之外加班，除特定情形外，企业需要与员工一方签订“三六协定（加班工时集体协定）”，并向劳动基准监督署办理行政备案。

原则上，加班时间的上限为每月45小时、每年360小时。

在外资企业中，海外总部有时并不了解日本特有的三六协定制度。

因此，企业不能仅仅通过考勤系统统计工作时间，而应建立一套日本劳动法律法规为前提进行工作时间管理的机制。

实务中尤其需要注意的是，由于海外总部项目交付期限、结算工作等原因，预计员工加班时间可能超过原则性上限，即每月45小时或每年360小时的情形。

在这种情况下，需要在满足一定条件的前提下，签订并申报包含“特别条款”的三六协定。

不过，即便适用特别条款，加班时间仍需遵守相关上限，例如即每年加班上限为720小时以内、平时加班与休息日加班合计单月不超过100小时，以及任意连续2个月至6个月期间的月平均加班时间为80小时以内等。 等。

如果海外总部未充分理解日本的工作时间监管要求，可能会采取“只要业务需要，让员工加班即可”的管理方式，那样的话就会产生超过法律规定的加班时间上限的风险。

因此，企业有必要提前掌握业务旺季及大型项目的计划，并根据实际需要，事先评估是否可以适用特别条款。

社会保险与劳动保险手续

日本法人雇用员工时，需要根据法律规定及相关条件，办理健康保险、厚生年金保险、雇佣保险、工伤保险等参保相关手续。

相关手续并不仅发生在员工入职或离职时。员工报酬金额变化、被扶养家属变化、育儿休业等，也可能在全年不同时间产生各类申报或办理事项。

此外，根据日本《社会保险劳务士法》的规定，以获取报酬为目的，作为一项业务从事依据劳动及社会保险相关法律法规制作申请文件等、代为提交申请以及代理办理相关事务等业务，受到法律上的限制。

因此，在选择服务委托方时，应确认其是否具备相应的专业资质和业务体制，能够由社会保险劳务士等具有相关资格的专业人员，依法、适当地处理所需的劳动及社会保险相关业务。

就业规则等劳动用工管理

在日本，对于常时使用10名以上劳动者的事业场所，企业需要制定就业规则（即劳动规章制度），并向有管辖权的劳动基准监督署署长申报。修改就业规则时亦同样需要办理相关手续。

外资企业有时会仅依据海外总部的员工手册开始在日本运营，却尚未厘清其与日本法律要求的就业规则之间的关系。

员工手册与日本的就业规则并不一定具有相同的法律定位和作用。

因此，在日本法人规模扩大之前，有必要明确劳动合同、日本的就业规则、海外总部或日本法人的公司内部规程各自的定位及相互关系。

外资企业尤其需要注意的日本特有的劳动用工规则

年次带薪休假不能仅依据企业自身的休假制度判断

日本的带薪年休假是《劳动基准法》上规定的法律制度。

符合一定条件的劳动者，依法获得带薪年休假。

此外，对于每年依法享有10日以上带薪年休假的劳动者，雇主有义务确保其每年至少实际取得其中5天的休假。

因此，即使海外总部已经设有自身的假期制度（Vacation Policy）或休假制度（Leave Policy），也不应仅依靠该内部制度管理日本法人的员工休假。

企业需要同时梳理海外总部的休假制度与日本法律规定的带薪年休假，并据此对日本法人进行适当的人事管理。

不能仅凭“经理”等头衔判断是否需要进行工作时间管理

海外总部有时会统一将经理及以上职级的员工排除在工作时间管理或加班费支付对象之外。

但在日本，员工是否适用工作时间相关规定以及加班工资规定，并不能仅依据英文的Job Title作出判断。

是否属于日本《劳动基准法》上的管理监督者，需要综合考虑实际工作内容、权限、工作方式及待遇等因素，而不能只看职务头衔。

具体而言，例如需要考虑以下因素：

• 是否处于与经营者一体化的地位，并承担重要职责及拥有相应权限；
• 上下班时间是否不受严格限制，并具有一定自主裁量权；
• 是否享有与其地位相匹配的工资、津贴等相应待遇。

因此，即使员工拥有“Country Manager”、“某某部门负责人”、“经理”等头衔，如果实际用工方式与之不符，也可能无法被认定为日本法律上的管理监督者。

在日本麦当劳案件（东京地方裁判所，2008年1月28日判决）中，法院即否定了担任店长的员工属于管理监督者。

该案件被广泛认为是“在日本不能仅凭职务头衔判断员工是否属于管理监督者”的代表性案例之一。

因此，在将海外总部的Job Grade或Job Title体系导入日本法人时，需要确认其与日本劳动法上的处理方式是否一致。

日本法人员工人数增加后，需要采取的措施也会随之增加

即使刚进入日本市场时仅有数名员工，随着持续招聘和员工人数增加，企业在劳动规章制度（就业规则）、安全卫生、工作时间管理等方面需要采取的人力资源与劳动用工措施也会相应增加。

当员工人数超过特定标准后，还可能需要履行法律规定必须履行的手续。

因此，在导入人力资源外包时，与其只考虑目前的员工人数，更有效的做法是结合未来一至两年左右的招聘计划及组织扩张情况设计业务流程。

人力资源外包的优势

即使尚未招聘专职HR，也可以建立日本人力资源与劳动用工管理体系

对于刚进入日本市场的企业而言，在员工仅有数人的阶段就配置全职HR人员，现实中可能较为困难。

通过将部分或全部人力资源业务委托给外部服务商，即使尚未招聘专职HR，也更容易根据当前组织规模建立适当的人力资源管理体系。

有助于降低人力资源业务对特定个人的依赖

如果工资计算或社会保险手续集中由一名人员负责，一旦该人员离职或长期休假，相关工作就可能受到影响。

在导入外包服务时，通过明确业务流程、截止日期、所需数据以及负责人等事项，更容易实现人力资源与劳动用工业务的标准化。

HR经理能够更加专注于战略性工作

如果HR经理每月需要花费大量时间核对考勤、制作工资数据、处理员工入职和离职文件，就可能难以充分投入招聘、人才培养、绩效评价体系以及组织发展等工作。

将标准化的人力资源运营工作委托给外部服务商后，企业内部HR可以更专注于战略性人力资源课题以及更贴近经营管理的工作。

并非所有人力资源工作都应外包

在人力资源与劳动用工外包中，明确区分应委托给外部服务商的工作与应保留在企业内部的工作十分重要。

例如，可以按照以下方式进行划分。

基本而言，可以按照“标准化运营工作交由外部服务商，企业自身应作出决策的事项保留在内部”这一原则进行划分。

外资企业选择人力资源外包服务商的7个要点

1．是否具备服务外资企业日本法人的经验

外资企业往往需要进行与海外总部的人事数据衔接，以及协调Global HR Policy等工作，这些业务与一般日本企业有所不同。

因此，除了确认服务商是否具备日本国内工资计算经验之外，还应确认其是否理解外资企业日本法人特有的业务流程，以及与海外总部之间的协作方式。

2．是否能够使用英语进行实务沟通

需要确认的不仅仅是服务商是否标注“支持英语”。

更重要的是，其能否用英语向海外总部HR或Regional HR准确说明日本特有的工资、社会保险、休假、加班等内部制度。

例如，对于日本特有的规则，不应仅仅说明“这是什么内部制度”，还应确认服务商是否能够进一步解释“为什么需要进行该项处理”以及“与Global Policy有哪些不同”。

3．是否能够衔接处理工资计算与社会保险等业务

工资计算与社会保险之间存在密切联系。

如果分别委托给不同的服务商，信息交接和责任划分可能会变得复杂。

因此，除工资计算外，还应确认服务商是否具备与社会保险劳务士等适当的专业人士协作，从而处理必要的社会保险及劳动保险手续的服务体系。

4．是否能够提供日本劳动用工相关咨询

实际的人力资源管理并不仅涉及工资计算，还可能产生以下咨询需求：

• “海外总部的休假内部制度能否导入日本？”
• “希望变更员工的雇用条件，应如何处理？”
• “希望重新设计工作时间内部制度，应注意哪些问题？”

因此，除了每月的标准化业务之外，服务商是否能够根据需要衔接专业劳动用工咨询，也是一个重要的判断标准。

5．是否能够适配企业现有的HR System

外资企业可能正在使用Workday等Global HR System，或海外总部指定的其他系统。

如果仅日本法人另外导入一套独立系统，就可能出现相同的人事信息需要重复录入多个系统的情况。

因此，在选择外包服务商时，应确认企业目前使用的HR System如何与日本当地的工资、考勤等系统进行数据衔接。

6．是否能够妥善管理个人信息

人力资源与劳动用工业务涉及工资、住址、家庭信息、银行账户信息等高度敏感的个人信息。

因此，企业需要确认服务商的信息安全管理体系，例如访问权限设置、数据传输方式、数据保存方式，以及负责人发生变更时如何管理访问权限等。

如需在海外总部与日本法人之间共享个人数据，还应同时梳理相关数据流向。

7．业务能否由团队持续承担，而非依赖某一名负责人

即使导入了外包服务，如果只有服务商内部某一名负责人了解具体业务内容，企业原有的“依赖特定人员”问题也并未得到充分解决。

因此，在选择外包服务商时，应确认其业务手册的完善程度、是否设置复核人员，以及主要负责人不在岗时是否具备备份人员和替代机制。

人力资源与劳动用工外包的导入流程

一般可以按照以下流程推进外包服务的导入。

1. 盘点目前的人力资源与劳动用工业务

将目前正在开展的工资、考勤、社会保险及劳动保险、员工入职与离职、员工咨询等业务列出清单。

2. 确定外包范围

明确哪些业务由日本法人负责、哪些由海外总部负责，以及哪些业务委托给外包服务商。

3. 梳理年度工作日程

除每月工资计算外，还应将年末调整、居民税年度更新、社会保险相关年度手续等纳入整体日程。

4. 设计业务流程及数据衔接机制

明确由谁、在什么期限之前、通过何种方式提供哪些数据。尤其需要厘清海外总部、日本法人和外包服务商三方之间的职责分工。

5. 交接历史数据及各类规程文件

整理并交接员工主要信息、历史工资数据、劳动规章制度（就业规则）、劳动合同、公司内部规程等业务所需资料。

6. 进行测试及并行运行

对工资计算等重要业务，应在正式上线前进行测试，并根据需要与现有运营方式并行一段时间，以确认计算结果及数据衔接是否准确。

7. 正式上线后定期复核

随着员工人数、组织架构、Global Policy及所使用HR System等发生变化，应定期重新评估外包范围及业务流程。

人力资源外包中常见的失败情形

直接将海外总部Policy原样导入日本

即使集团已经制定Global Policy，也不应因此省略对日本当地法律法规及内部制度的确认。

将海外总部内部制度导入日本时，应先确认日本特有的法律法规及实务要求，再调整为能够在日本法人妥善执行的规则。

只将工资计算单独切割出来外包

工资计算会与考勤、员工入职与离职、人事数据以及社会保险等多项业务产生联动。

如果没有事先梳理好这些信息如何衔接，只将工资计算单独外包，外包后企业内部仍可能需要进行大量确认或数据加工，最终并未像预期那样有效降低工作负担。

因此，企业不能只关注“工资计算”这一项工作本身，而应确认包括其前后环节在内的整体业务流程。

没有明确“由谁提供信息”

即使员工发生工资调整、入职或离职，如果相关信息没有在适当时间传达给外包服务商，外包服务商也无法及时处理。

因此，日本法人、海外总部及外包服务商之间，需要明确由谁负责提供信息，以及应在什么时间之前提供。

仅凭价格选择服务商

人力资源外包并不是仅通过处理件数或月度费用即可简单比较的服务。

是否支持英语、能否处理员工咨询、是否能够与海外总部协作、是否提供劳动用工咨询、社会保险及劳动保险手续能否由相应专业人士处理等，都会直接影响企业对服务商能力的要求。

因此，与其只比较价格，更重要的是先明确企业最终希望委托到何种范围，再据此比较不同服务商。

外资企业人力资源与劳动用工外包常见问题

员工人数较少的日本法人也可以使用外包服务吗？

可以。

尤其是在刚进入日本市场、尚未达到需要招聘专职HR的业务量时，外包往往是一种有效的选择。

之后随着组织扩大并招聘企业内部HR人员，也可以将部分业务转为内部处理，并相应调整外包范围。

可以将所有人力资源业务全部外包吗？

工资计算、考勤数据核对、员工入职与离职相关行政工作、人事数据管理等广泛业务均可纳入外包范围。

另一方面，人事评价、招聘最终决定、晋升与职级调整、组织设计等涉及企业自身判断或经营决策的事项，通常更适合保留在企业内部。

因此，重要的并不是“将所有事情都交给外部”，而是将适合外包的运营工作与企业内部应负责的决策事项区分开来进行设计。

与海外总部的英文沟通也可以委托吗？

具体支持范围因服务商而异。

对于外资企业而言，应确认的不仅是服务商能否撰写英文邮件，更重要的是其能否使用英语向海外总部HR人员解释日本的工资、社会保险、工作时间及休假等内部制度。

此外，对于回答海外总部提出的问题、提交Payroll Report、配合Global HR System进行信息衔接等工作，企业也应提前确认服务商能够支持到何种范围。

什么情况下应该考虑导入人力资源与劳动用工外包？

较为典型的时点包括：进入日本市场时、员工人数增加时、HR负责人离职时，或工资计算及社会保险工作集中于特定负责人时。

此外，如果企业计划在未来快速扩充人员，与其等员工人数增加、人力资源与劳动用工业务变得复杂后再应对，不如提前建立必要的运营体系。

总结｜外资企业的人力资源与劳动用工管理，关键在于建立“连接Global与Japan的体系”

外资企业在日本使用人力资源外包服务时，不应仅以“能否将工资计算或社会保险手续委托给外部”为判断标准。

企业需要在理解海外总部Global HR Policy及HR System的基础上，建立能够根据日本劳动法、社会保险体系、考勤管理及工资计算等实际要求进行运营的机制。

尤其是在刚进入日本市场或组织快速扩大的阶段，与其将人力资源工作集中在某一名负责人身上，不如提前梳理日本法人、海外总部及外部专业人士各自的职责和责任范围。这样更有利于建立持续、稳定的人力资源管理体系。

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如果贵司正面临“是否需要在日本法人配置专职HR人员”“仅依靠海外总部难以妥善处理日本劳动用工管理”“希望统一重新梳理工资、社会保险及其他人力资源与劳动合规业务”等问题，建议首先整理目前的业务内容和职责分工，并在此基础上评估最适合贵司的外包范围。

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