薪资核算可以外包到什么程度？在日外企的实务要点与委托范围

“在日法人没有能够负责薪资核算的人员”、“每月的薪资核算占用了人力资源经理大量时间”、“难以按照日本的制度处理海外总部发来的薪资信息”——对于面临这些问题的外资企业而言，薪资核算外包（Payroll Outsourcing）是一个有效的选择。

薪资核算并不只是计算基本工资。考勤、加班、社会保险、所得税、住民税（日本的地方居民税）、奖金等多项信息都相互关联。本文面向外资企业的在日法人，介绍薪资核算可以外包到什么程度、哪些业务应保留在公司内部，以及委托时的注意事项。

什么是薪资核算外包

薪资核算外包，是指将每月工资和奖金的计算，以及前后环节的相关业务，委托给外部专业机构。一般由外包服务商接收考勤和人事数据，计算应发金额和扣除金额，并制作工资单和银行转账数据等。

不过，实际的薪资核算是由以下环节组成的一整套流程：

人事信息 → 考勤信息 → 薪资核算 → 审核与审批 → 发放 → 税务、社会保险等相关业务

因此，是只外包计算环节，还是连同前后环节一并外包，对于公司内部而言可减少的工作量会有很大差别。

薪资核算可以外包到什么程度？

主要业务及外包思路如下：

根据日本《劳动基准法》第108条的规定，雇主须按每个事业场所制作工资台账，记录工资计算期间、出勤天数、工作时长、基本工资和各项津贴等事项。工资台账是法律规定必须制作的工资支付记录账簿，原则上须保存5年（根据过渡措施，目前为3年）。

因此，即使利用外包服务，也不能只关注是否向员工准确转账，还应将法定的工资相关记录一并纳入业务设计。

外资企业的薪资核算容易变得复杂的原因

海外总部与在日法人的人事信息管理方式不同

在外资企业中，员工信息和调薪有时由海外总部的全球人力资源系统（Global HR System）管理，而日本方面则另外使用考勤系统和薪资系统。此时，需要进行以下数据对接：

全球人力资源系统 → 日本方面的薪资核算 → 面向海外总部的薪资报告

如果没有明确由谁、在什么时间将调薪、入职和离职、奖金等信息传递给日本方面，就容易出现漏算或事后更正。

海外总部可能不了解日本特有的扣除项目

在日本，员工的工资中需要扣除社会保险费、雇佣保险费（雇佣保险类似于中国的失业保险）、所得税、住民税等多个项目。

例如，厚生年金保险（类似于中国的职工基本养老保险）的保险费，并不是直接以实际工资金额计算，而是以“标准报酬月额”（按工资档次确定的社会保险缴费基数）为基数计算。奖金也按照“标准奖金额”计算保险费。此外，住民税由市区町村（地方政府）根据上一年（1月至12月）的所得确定税额，原则上于每年6月至次年5月从工资中代扣，这种方式称为“特别征收”。

因此，当海外总部询问“为什么本月的实发工资（Net Pay）和上月不同”时，日本方面需要具备能够结合日本制度作出说明的体制。

薪酬结构有时较为复杂

在外资企业中，除基本工资外，有时还会设置以下报酬：

• 绩效奖金
• 销售提成
• 各类津贴
• 面向派驻日本员工的各类津贴
• 由海外总部提供的报酬

对于这些报酬，不能仅凭名称判断其在薪资核算中的处理方式，而应根据需要确认其在日本税务和社会保险上的处理。尤其是从海外派驻日本的员工等薪酬结构复杂的人员，可能需要在常规薪资核算之外另行进行专业确认。

薪资核算外包的优势

减少人事负责人的常规工作

每月的薪资核算包括核对考勤、录入调薪数据、检查计算结果、制作工资单等有固定截止日期的工作。将常规处理外包后，人力资源经理更容易把时间投入招聘、人事考核、人才培养、组织发展等工作。

降低对特定人员的依赖

如果只有一名员工了解薪资核算，一旦该员工离职或长期休假（休职），每月的工资发放就可能受到影响。梳理业务流程和计算规则并移交给外部团队，有助于提高业务的连续性。

减轻应对制度变化的负担

与薪资核算相关的制度并非一成不变。例如，日本国税厅每年都会公布工资所得的源泉征收税额表，该表用于确定每月应从工资中预扣的所得税金额。2026年适用的税额表已反映2025年度税制改革的内容。年末调整也需要按照当年适用的制度进行处理。利用专业机构，可以降低公司内部负责人每次自行确认这些变化的负担。

海外总部常问的问题：“税制改革提高了扣除额，为什么每月的实发工资没有马上变化？”日本2026年度税制改革上调了基础扣除等，适用于2026年全年的所得税。但这一变化反映到每月工资的源泉征收（预扣）上，要从2027年1月1日以后支付的工资开始。2026年内的每月工资仍按原有税额表预扣，差额在2026年底的年末调整中统一结算。这种时间差是日本特有的实务做法，向海外总部说明时，最好事先掌握这一要点。

外资企业外包薪资核算时的5个要点

1. 明确由谁确定输入数据

薪资核算并不是把信息交给外包服务商就能自动完成。需要明确基本工资变动、奖金、销售提成、入职和离职、长期休假（休职）等信息由谁确定、何时提供给外包服务商。特别是由海外总部决定调薪时，应明确总部人力资源部门与在日法人的人力资源部门之间的职责分工。

2. 制定薪资核算的年度日程表

除每月的薪资核算外，奖金、年末调整、住民税、社会保险等相关业务贯穿全年。例如，发放奖金后，需在发放日起5日内提交健康保险（类似于中国的职工基本医疗保险）和厚生年金保险的“奖金支付申报”。确认外包范围时，不仅要考虑月度业务，还应涵盖全年业务。

3. 事先共享英语或中文薪资报告的要求

如需向海外总部汇报，仅制作日本的工资单有时并不够。应事先确认总部所需的项目，例如员工人数（Headcount）、应发工资（Gross Pay）、雇主成本（Employer Cost）、奖金等，以及提交格式和截止日期。关键在于把“日本的薪资核算”与“向总部提交薪资报告”作为一个整体流程来设计。

4. 确认与社会保险等手续的衔接

工资信息与社会保险相关信息密切相关。如果只外包薪资核算，而将社会保险等手续另行委托给其他机构，就可能需要向多家外包服务商分别提供信息。

此外，根据日本《社会保险劳务士法》第27条的规定，依据劳动和社会保险相关法令制作申请材料、代为提交等业务，属于社会保险劳务士（日本劳动和社会保险领域的国家资格专业人士）的独占性资格业务。如果希望将薪资核算及其周边业务一并外包，应确认外包服务商是否具备与相关资格人士合作的体制。

实务中经常出现的情况是，海外总部的调薪周期与日本社会保险“定时决定”的时间不一致，导致相关手续被遗漏。定时决定是指每年根据4月至6月的报酬重新核定标准报酬月额的机制，需提交社会保险算定基础申报（类似于中国的社保缴费基数申报）。例如，配合海外总部的会计年度在1月调薪的企业，除定时决定外，还需要在每次调薪时确认是否需要进行“随时改定”。随时改定是一项调整标准报酬月额的手续：固定工资变动后，如果变动后3个月报酬的平均额使标准报酬月额相差2个等级以上等，需要提交报酬月额变更申报。

5. 将计算业务与审批业务分开

即使外包了薪资核算，也无需将薪资金额的决定和最终的支付审批交给外包服务商。例如，按以下方式分工，可以在维持内部控制的同时减轻业务负担：

外包服务商计算 → 在日法人审核 → 有权限的负责人审批 → 发放

薪资核算外包的常见失误

常见的失误是认为“把薪资核算外包后，人力资源部门的薪资工作就几乎没有了”。实际上，调薪、考勤确定、奖金审批等只能由公司内部判断的业务仍然存在。

此外，也有在开始外包后才发现需要追加业务的情况，例如：

• “还希望制作面向海外总部的报告”
• “原来还需要计算销售提成”
• “希望也能处理员工有关工资的咨询”

因此，在导入外包前，应将从薪资输入数据到发放后报告的全部业务梳理清楚，并确定外包范围。

适合薪资核算外包的外资企业

以下在日法人尤其值得考虑外包：

• 没有专职的薪资核算人员
• 薪资核算依赖人力资源经理一人
• 难以招聘同时熟悉日本薪资实务和英语或中文的人才
• 随着员工人数增加，希望将原本由财务或总务兼管的薪资核算作为专门业务独立出来

判断时，不仅要看员工人数，还应关注公司内部的专业人员目前在薪资核算上投入了多少时间。

总结｜将前后环节的业务纳入考虑，确定外包范围

薪资核算外包不仅可以涵盖每月的工资和奖金计算，还可以涵盖考勤数据核对、社会保险费和税款的扣除、工资单、银行转账数据、工资台账、面向海外总部的薪资报告等广泛的业务。另一方面，调薪决定、奖金审批、考勤最终确定、支付审批等业务应保留在公司内部。

对于外资企业的在日法人而言，还需要综合考虑全球人力资源系统、海外总部的薪资日历（Payroll Calendar）、英语或中文报告，以及日本特有的社会保险和税务制度。

RSM Shiodome Partners为外资企业的在日法人提供持续性支持，服务范围包括工资和奖金计算、社会保险和劳动保险（类似于中国的职工社会保险）手续、年末调整、人力资源业务外包，以及以英语或中文提交薪资报告等。贵司可能面临以下情况：薪资核算依赖特定人员，仅靠海外总部难以管理日本薪资，或希望将从薪资核算到社会保险手续的业务一并外包。遇到这些情况时，建议首先梳理从输入数据到报告的现有薪资业务，再研究适合贵司的外包范围。

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