在日外企薪资核算的注意要点｜日本特有的工资、税务与社会保险实务

外资企业在日本雇用员工时，需要特别注意的业务之一就是薪资核算。

即使海外总部已经在运行全球薪资管理（Global Payroll），日本在所得税、住民税（日本的地方居民税）、社会保险、加班费等方面仍有其特有的规定。此外，对于外籍员工和从海外派驻日本的员工，还会涉及由海外总部支付的报酬、居住者与非居住者（日本税法上的居民与非居民）的判定等问题，薪资实务有时会更加复杂。

因此，外资企业不仅要准确计算工资金额，还需要建立能够将海外总部的人事制度与日本的工资、税务及社会保险实务衔接起来的体制。

本文面向人力资源经理和海外总部的人事负责人，介绍在日法人薪资核算中的主要注意事项。

外资企业的薪资核算容易变得复杂的原因

与一般的日本企业相比，外资企业的工资相关信息容易分散在多个国家和多个系统中。

例如，一般会经过以下流程：

海外总部决定工资和奖金
→ 录入全球人力资源系统（Global HR System）
→ 日本方面计入考勤、税务和社会保险数据
→ 确定日本的薪资核算结果
→ 向海外总部反馈薪资报告（Payroll Report）

在这种情况下，仅靠在日法人无法独立完成薪资核算。

如果调薪、奖金等信息未能在截止日期前从总部送达，或者全球人力资源系统与日本薪资系统的项目不一致，这些问题就会影响每月的薪资核算。

外资企业薪资核算需注意的6个要点

1．将工资、奖金和销售提成落实到日本的薪资实务中

在外资企业中，除基本工资外，有时还会设置各种薪酬。

例如：

• 年度奖金
• 绩效奖金
• 销售提成
• 住房津贴
• 异地调动津贴
• 面向派驻日本员工的各类津贴

关键在于，不能仅凭海外总部使用的名称来决定日本的工资处理方式。

报酬的性质不同，对所得税、社会保险、加班费计算等方面的影响也可能不同。

将新的薪酬方案引入日本时，重要的是在制度设计阶段就确认日本方面的工资处理方式，而不是等到开始发放之后。

2．是否支付加班费，不能仅凭海外总部的职务头衔判断

海外总部有时会采用这样的制度：经理及以上级别的员工“不属于加班费的支付对象”。

但是，仅凭海外的职务头衔来处理日本的薪资核算并不恰当。

在日本，原则上每天8小时、每周40小时为法定工作时间。超出部分须按法定比例支付加班工资。

因此，不能机械地按照以下判断来处理：

“因为全球职级（Global Grade）是经理，所以不会产生加班费”

而需要确认员工在日本劳动法上的处理方式。

对外资企业而言，重要的是不要将职务头衔、劳动合同、考勤和薪资核算分开管理。

为什么“因为全球职级是经理，所以不会产生加班费”的判断存在风险？这是因为根据日本《劳动基准法》，是否属于管理监督者，并不取决于职务名称，而是根据与经营者的一体性、上下班时间的自由度、待遇等实际情况来判断。管理监督者是指不适用《劳动基准法》中工作时间、休息及休息日相关规定的管理人员。日本麦当劳案（东京地方法院2008年1月28日判决）是所谓“挂名管理人员”问题的典型案例，至今仍经常被引用。在该案中，员工虽有店长头衔，但法院否定了其管理监督者身份。建议在将海外总部的职级直接套用于日本的用工管理之前，先确认是否满足实际要件。

3．所得税须按照日本的源泉征收规则计算

在日法人向员工支付工资时，需要按照日本的源泉所得税制度进行处理。源泉征收是指雇主在支付工资时预先扣缴员工的所得税。

日本国税厅每年都会公布工资所得的源泉征收税额表。该表用于确定每月应从工资中预扣的所得税金额。2026年使用的是已反映税制改革中基础扣除等调整内容的税额表。

即使税前工资（Gross Salary）由海外总部决定，

在日本从税前工资中扣除多少、最终的实发工资（Net Pay）是多少

仍须按照日本的制度计算。

特别是在设有税收均等化（Tax Equalization）或税负倒推（Gross-up）等特殊薪酬安排时，不一定能按照与普通日本员工相同的方式进行薪资核算。

4．住民税与所得税的机制不同

海外总部负责人容易混淆的是所得税和住民税。

在个人住民税的特别征收方式下，原则上由雇主从员工工资中扣除住民税，并缴纳给市区町村（地方政府）。另一方面，税额本身由市区町村根据工资支付报告书等资料计算，并通知雇主。

因此，对于来日本赴任的外籍员工，可能会出现以下情况：

“刚入职时，工资中没有扣除住民税”
“从次年度起扣除住民税”

住民税年度从每年6月开始，至次年5月结束。

对于外籍员工，原则上也需要与日本员工一样按特别征收方式处理。

当工资扣除额发生变化时，能够向海外总部和员工说明原因，这对外资企业的薪资业务而言也很重要。

5．社会保险费并不只由每月工资金额决定

日本的健康保险（类似于中国的职工基本医疗保险）和厚生年金保险（类似于中国的职工基本养老保险），原则上以“标准报酬月额”（按工资档次确定的社会保险缴费基数）等为基数计算保险费。

在入职时的参保登记（资格取得）、每年的“定时决定”、固定工资发生一定变动时的“随时改定”等环节，工资信息与社会保险手续相互联动。奖金也另有基于“标准奖金额”的处理方式。定时决定是每年根据4月至6月的报酬重新核定标准报酬月额的机制。随时改定是一项调整标准报酬月额的手续：固定工资变动后，如果变动后3个月报酬的平均额使标准报酬月额相差2个等级以上等，需要提交报酬月额变更申报。

因此，海外总部调整员工工资时，重要的是：

不要仅在人力资源系统中修改工资就结束处理

日本方面需要确认是否需要办理社会保险相关手续，并将其正确体现在薪资核算中。

6．对于外籍员工及派驻日本员工，还须确认“由谁、从哪里支付”

对于外籍员工和从海外来日本赴任的员工，薪资核算有时会更加复杂。

例如：

• 由在日法人支付的工资
• 由海外母公司支付的工资和奖金
• 跨越日本与海外的工作期间
• 派驻日本、调回海外
• 居住者与非居住者身份的变化

在日本的所得税制度中，征税方式会因居住者或非居住者的身份，以及是否在日本境内工作等因素而不同。对于成为非居住者的员工，其工资和奖金也需要根据工作地点和工资所对应的工作期间确认处理方式。

特别需要注意的是，有时存在未纳入日本薪资核算、由海外总部支付的报酬。

由于可能需要确认其在日本的税务处理，重要的是不要认为“既然不是在日法人支付的，就与日本方面无关”。

实务中经常出现的误解是：对于派驻日本员工，“既然在日本没有支付工资，在日本就什么都不用做”。只要在日本境内有实际工作，无论工资在哪里支付，都可能需要确认其在日本的纳税义务和社会保险上的处理。接收派驻日本员工时，建议在派驻开始前梳理好其居住身份和工资支付方式。

将面向海外总部的薪资报告也作为薪资核算的一部分来设计

对外资企业而言，即使工资转账已经完成，薪资业务也不一定就此结束。

海外总部有时会要求提供以下报告：

• 税前工资
• 奖金和销售提成
• 雇主承担的社会保险费（Employer Social Insurance Cost）
• 实发工资
• 员工人数（Headcount）
• 按部门或成本中心（Cost Center）划分的人工成本

如果每月根据日本的工资单手工制作英文或中文报告，不仅会加重负责人的负担，也容易造成手工誊写错误。

因此，将以下环节作为一个完整的薪资流程来设计是有效的：

人事输入数据 → 日本薪资核算 → 审核 → 发放 → 向总部报告

外资企业选择薪资核算外包服务商时的要点

对外资企业而言，不仅要确认外包服务商能否进行薪资核算，还应确认以下几点：

尤其重要的是，不仅要理解日本的制度，还要能够向海外总部说明相关内容。

如果每次都需要人力资源经理在日本与海外之间居中说明，那么即使外包了薪资核算，公司内部的负担也可能无法充分减轻。

※关于所得税、住民税、税收均等化等个别税务判断，建议最终由税理士（类似于中国的税务师）等专业人士确认。

总结｜外资企业薪资核算的关键在于“衔接全球薪资管理与日本实务”

外资企业的薪资核算，不仅要计算基本工资和奖金，还需要正确处理日本特有的加班费、所得税、住民税、社会保险等。

此外，如果再涉及外籍员工和派驻日本员工、由海外总部支付的报酬、全球人力资源系统、英文或中文薪资报告等，就会比一般的薪资核算更加复杂。

因此，外资企业在外包薪资核算时，不应仅以能否代为计算工资作为选择外包服务商的标准。重要的是看对方是否具备相应的体制，能够衔接从海外总部的输入数据、日本的薪资核算、专业的税务和社会保险处理，直到向总部报告的全过程。

RSM Shiodome Partners为外资企业的在日法人提供多项支持，包括工资和奖金计算、以英语或中文提交薪资报告，以及社会保险和劳动保险（包括劳灾保险及雇用保险，类似于中国的工伤保险和失业保险）手续、人力资源相关业务、与外籍员工相关的各类后台业务等。

如果贵司面临以下情况：“每月向海外总部说明日本薪资核算情况，负担很大”、“包括外籍员工在内的薪资核算日益复杂”、“希望将薪资核算（含中/英文沟通）长期外包”，最好先从梳理包括在日法人和海外总部在内的整个现有薪资流程开始。

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