社会保险手续可以外包到什么程度？在日外企实务解析

在日本雇用员工后，会产生健康保险、厚生年金保险、雇佣保险、劳灾保险等相关的各种手续。这四种保险分别类似于中国的职工基本医疗保险、职工基本养老保险、失业保险和工伤保险。特别是外资企业的在日法人，管理部门往往人手有限，因此容易出现“每次员工入职或离职都要确认手续，负担很大”、“难以向海外总部的人事负责人说明日本特有的制度”等问题。这些社会保险手续可以长期外包给社会保险劳务士等外部专业人士。社会保险劳务士（以下简称“社劳士”）是日本劳动和社会保险领域的国家资格专业人士。不过，仅把申报业务外包出去，并不能解决所有问题。

本文面向在日法人的人力资源经理和管理负责人，介绍社会保险手续外包可委托的业务、外包的优势、选择外包服务商的要点，以及与薪资核算一并委托时的思路。 

1. 什么是社会保险手续外包

社会保险手续外包，是指将员工入职和离职、被扶养人（随员工加入健康保险的家属）变更、产假和育儿假等引起的社会保险和劳动保险（包括劳灾保险及雇佣保险，类似于中国的工伤保险和失业保险）相关事务，委托给外部专业人士。

在日本，法人的事业所原则上都属于健康保险和厚生年金保险的“适用事业所”（必须参保的单位）。此外，员工入职、离职时，需要办理参保资格取得、资格丧失（类似于中国的参保登记、停保登记）等各类行政备案。例如，健康保险和厚生年金保险的被保险人资格取得申报，原则上须自事实发生之日起5日以内提交。因离职等原因提交的资格丧失申报，同样须自事实发生之日起5日以内提交。

另一方面，雇佣保险的资格取得申报，原则上最迟须于成为被保险人之日所属月份的次月10日提交；资格丧失申报须自不再是被保险人之日的次日起10日以内提交。可见，不同制度的提交期限也各不相同。即使是员工人数较少的在日法人，负责人也必须掌握各项制度的要求和期限。

2. 社会保险手续可以外包到什么程度？

社会保险和劳动保险的相关手续，可以在较大范围内外包给社劳士。主要业务如下：

全国社会保险劳务士会联合会（日本社劳士的全国性行业组织）也将以下业务列为社劳士可以提供支持的业务：员工入职和离职、结婚、生育、家人护理、生病或受伤等引起的社会保险和劳动保险手续，以及社会保险算定基础申报、劳动保险年度更新等。

3. 不仅是申报，申报前的确认同样重要

在实务中，社会保险手续的重点并不只是制作并提交申报材料。例如，对于新录用的员工，需要在申报前判断以下事项：该员工是否属于社会保险的参保对象；哪些报酬应计入标准报酬月额（按工资档次确定的社会保险缴费基数）；对其被扶养人需要进行哪些确认等。因此，在考虑外包时，不仅要确认外包服务商“能否代为办理电子申报”，还应了解对方能在多大程度上协助核对申报所需信息、解答实务中的咨询。

4. 在日法人外包社会保险手续的优势

（１）减轻人力资源和管理部门的负担

在日法人的管理部门有时人员较少，一名负责人需要同时兼任人事、薪资、总务等多项业务。社会保险手续单项来看工作量并不大，但每当发生入职和离职、被扶养人变更、育儿假等事项时，都需要确认相关要求和所需材料。将这些业务长期外包后，公司内部的人事负责人更容易把时间投入招聘、人事制度、员工相关事务等更应由公司内部处理的工作。

（２）减轻应对日本特有制度的负担

对海外总部的人事负责人而言，日本的社会保险制度有一些不易理解的地方。例如，健康保险和厚生年金保险以“标准报酬月额”为基数计算保险费。除原则上每年提交的社会保险算定基础申报外，在报酬大幅变动且符合一定条件时，还需要提交报酬月额变更申报。仅凭海外总部所用人力资源系统中的工资数据，有时无法机械地判断需要办理哪些手续。借助熟悉日本制度的专业人士，更容易稳定地应对这些本地规则。

（３）更容易防止业务依赖特定负责人

“只有一名负责人了解日本的社会保险”，这种状态对在日法人而言是很大的风险。一旦该负责人离职或长期休假（休职），可能就没有人掌握过去的手续和年度日程，导致业务停滞。如果长期利用外部专业人士，并梳理好业务流程和所需信息，就可以缓解实务知识只集中在特定负责人身上的状况。

5. 外资企业需特别注意的社会保险手续

（１）外籍员工同样需要按照日本制度办理手续

认为“外籍员工不属于日本社会保险的适用对象”是不恰当的。员工不会仅因持有外国国籍，就不属于日本健康保险和厚生年金保险的适用对象，而是要根据雇佣形式、工作条件等判断其是否符合参保条件。此外，雇用外籍员工时，有时需要提交“外国人雇佣状况申报”（向公共职业安定所“Hello Work”提交）。在一定情形下，提交健康保险和厚生年金保险的资格取得申报等材料时，还需同时提交“罗马字姓名申报”（以罗马字登记外籍员工姓名）。

对于外籍员工较多的企业，重要的是在常规入职手续之外，将这些日本特有的手续一并纳入流程并提前规范好。

（２）海外总部未必能及时提供所需信息

外资企业容易忽视的问题，与其说是“由谁申报”，不如说是“由谁、在什么时候收集申报所需的信息”。例如，即使海外总部已经决定了入职日期和工资金额，如果通知日本方面的时间较晚，负责人也无法开始办理手续。社会保险资格取得申报等部分手续要求在事实发生后短时间内提交，因此需要明确从总部到在日法人、再到外包服务商的信息传递规则。

引入外包时，至少事先确定以下事项，日后运行会更加顺畅：

• 由谁确定入职和离职信息
• 日本方面的负责人是谁
• 在什么时间通知外包服务商
• 如何共享工资、住址、被扶养人等变更信息
• 由谁受理员工咨询

不仅要确定外包服务商，还要设计好这一信息传递流程，这是社会保险外包稳定运行的关键。

6. 只外包社会保险手续？还是连同薪资核算一并外包？

考虑外包社会保险手续时，最好同时考虑薪资核算。两者可以分别委托，但在实务中密切相关。例如，入职时的工资信息与参保资格取得时的标准报酬月额相关。此外，固定工资发生变动时，需要根据工资数据确认是否需要提交报酬月额变更申报。发放奖金后，薪资核算和社会保险手续两方面也都需要处理。

如果将薪资核算和社会保险手续委托给不同的外包服务商，企业有时需要在两者之间居中协调，完成所需数据的对接。另一方面，如果委托给同一家外包服务商，则更容易将工资数据与社会保险手续的衔接统一起来。

特别是日本方面人事负责人较少的外资企业，不仅要比较“单项手续的成本”，还应将留在公司内部的衔接工作一并纳入比较，这一点很重要。

7. 选择社会保险手续外包服务商的要点

社会保险手续会持续发生，因此建议不要仅凭简单的价格比较来选择外包服务商。

（１）确认服务范围

即使写着“社会保险手续代办”，不同服务的范围也各不相同。应确认是仅限入职和离职手续，还是也包括社会保险算定基础申报、劳动保险年度更新、产假和育儿假相关手续。此外，能否就特殊或例外情况进行咨询也很重要。

（２）确认服务外资企业的经验

对于在日法人而言，其与海外总部之间的职责分工和审批流程，有时与日本本土企业不同。有时还需要用英语或中文沟通，因此最好事先确认外包服务商是否了解外资企业的实务，包括应对外籍员工、与海外总部协调等。

（３）确认与薪资核算的衔接

即使外包了社会保险手续，如果与薪资核算衔接不畅，在日法人仍可能承担较大的管理负担。如果计划同时外包薪资核算，重要的是确认社会保险与薪资核算能够如何衔接，包括联系窗口和数据交接方式。

8. 总结｜在日法人不仅要关注“手续”，还应设计整体运行机制

通过外包社会保险手续，可以将入职和离职、社会保险算定基础申报、劳动保险年度更新、产假和育儿假等相关的各类业务委托给外部专业人士。对于在日法人而言，尤其需要在应对日本特有的社会保险制度之外，考虑与海外总部的信息衔接、外籍员工的应对、与薪资核算的数据对接等。因此，在考虑外包时，不仅要看“能代办哪些申报”，还应从以下角度考虑：包括薪资核算在内，以怎样的体制运行日本的人力资源业务。

RSM Shiodome Partners为外资企业的在日法人提供人力资源业务支持，包括社会保险和劳动保险相关的各类手续、薪资核算等。对于刚出海日本、管理部门体制尚未健全的企业，或希望外包现有社会保险和薪资核算业务、以减轻人力资源部门负担的企业，RSM Shiodome Partners也可根据企业的具体情况提出支持方案。如您对社会保险手续和薪资核算外包有任何疑问或需要咨询，欢迎随时联系RSM Shiodome Partners。 

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