Hoy en día la intensidad de la actividad legislativa e inspectora, y la evolución natural de la sociedad han convertido el compliance laboral en una auténtica herramienta de gestión empresarial.

 

Obligaciones sin improvisación

Actualmente ya no basta con cumplir formalmente las obligaciones, sino que se trata además de organizar adecuadamente el desarrollo y seguimiento de las políticas que se pretenden implementar. En ese punto, el compliance laboral deja de ser un concepto teórico y pasa a formar parte de las obligaciones estructurales de la empresa.

Hablar de compliance laboral no es hablar de acumular documentos, sino de ordenar obligaciones. El error más habitual es tratar cada exigencia legal como un compartimento estanco. Es necesario aplicar realmente el contenido de las políticas internas como un objetivo y no como una mera formalidad. De esas obligaciones, algunas afectan a todas las empresas y otras afectan a las empresas con 50 o más empleados, pero en todo caso se trata de fijar una política clara y estratégica de dirección de personas.

 

Planes de igualdad: mucho más que un requisito formal

El plan de igualdad es el eje central del compliance laboral en empresas de 50 o más personas trabajadoras. Su valor no reside en el documento registrado, sino en el proceso que lo sostiene: diagnóstico realista, medidas concretas, responsables identificados y seguimiento efectivo.

Los planes que se limitan a cumplir el expediente suelen fallar en el primer litigio por discriminación. Por el contrario, aquellos que se integran en la empresa se convierten en una auténtica herramienta de gestión. En este ámbito, el cumplimiento material pesa mucho más que el formal.

Una cuestión para tener muy en cuenta es la necesidad de que se negocie con las partes legitimadas para ello. En caso contrario el plan no será válido y no podrá ser registrado.


El registro retributivo: prevenir antes que justificar

El objetivo final del registro retributivo no es otro que detectar la desigualdad antes de que se convierta en discriminación. Su utilidad está ligada a la forma en que se construya. Clasificaciones poco coherentes, datos desactualizados o complementos mal definidos restan valor al registro, y pueden jugar en contra de la empresa.

La experiencia práctica demuestra que un buen registro retributivo es el más comprensible y transparente. La empresa debe ser capaz de poder explicarlo y justificarlo, así el riesgo de conflicto se reduce de forma significativa.

 

 Registro de jornada. Una prueba clave

El registro diario de jornada se ha convertido en una de las herramientas más relevantes del compliance laboral. Su importancia es crucial como prueba en reclamaciones laborales. Todas las empresas están obligadas a tenerlo.

Los sistemas de registro deben incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo, así como pausas e interrupciones. La herramienta no debe permitir alteración de los datos, y deben conservarse durante 4 años.

 

El acuerdo de trabajo a distancia. Reglas claras evitan conflictos

La regulación del trabajo a distancia ha puesto de manifiesto una idea básica: el teletrabajo funciona cuando está bien definido. El acuerdo escrito no es un mero trámite, sino el espacio donde se fijan reglas esenciales sobre horarios, disponibilidad, medios, gastos y reversibilidad. Es obligatorio formalizarlo en caso de que se teletrabaje un mínimo del 30% de la jornada en un periodo de referencia de 3 meses.

Además, el trabajo a distancia debe encajar con el registro de jornada y con las políticas de desconexión digital. Cuando la flexibilidad se convierte en disponibilidad permanente, el conflicto aparece.

 

Canal de denuncias. Seguridad para el informador

La implantación del canal interno de información ha reforzado la lógica preventiva del compliance laboral. Bien utilizado, permite detectar problemas en fases tempranas y gestionarlos con confidencialidad y trazabilidad.

Un canal eficaz no es un simple buzón, se trata de un procedimiento bien estructurado. Integrarlo con los protocolos de acoso y con la protección de datos es clave para que funcione.

Todas las empresas de 50 empleados o más están obligadas a implementarlo, para garantizar la seguridad del informante ante eventuales infracciones, irregularidades y comportamientos inadecuados dentro de las empresas.


 Protocolo de uso de dispositivos digitales y derecho a la desconexión

La digitalización puede conllevar una brecha en los límites del tiempo de trabajo. Por eso, el derecho a la desconexión digital exige algo más que una declaración genérica. Requiere políticas internas claras, formación y prácticas coherentes, en todas las empresas.

La empresa puede organizar y controlar, pero debe hacerlo con proporcionalidad y respeto a los derechos laborales. Cuando no existen reglas claras, los riesgos de conflicto aumentan, especialmente en entornos de alta conectividad.

 

 Protocolos de acoso laboral, sexual y por razón de sexo. Medidas de ámbito laboral para el colectivo LGTBI y transgénero

Los protocolos frente al acoso laboral, sexual, por razón de sexo y frente a la violencia contra personas LGTBI forman 5 ya parte del núcleo duro del compliance laboral. Su eficacia depende de su aplicación real. De nada sirve un protocolo muy bien estructurado si no se implementa adecuadamente ante una denuncia concreta.

La empresa que tiene protocolos, pero no los activa ni forma a su plantilla, suele quedar especialmente expuesta cuando surge un caso. Además, hay que recordar que existe la obligación de incluir explícitamente medidas de protección de las personas transgénero.

 

 Prevención de riesgos laborales. Salud y seguridad es lo primero

Todas las empresas tienen la obligación de cumplir las obligaciones de prevención de riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores. Una implementación incompleta puede conllevar consecuencias irreparables en caso de accidente.


Reserva del puesto de trabajo para personas con discapacidad

No se debe olvidar que todas las empresas que cuenten con una plantilla de 50 o más trabajadores tienen la obligación de reserva de contratación en al menos el 2% de plantilla para trabajadores con discapacidad superior al 33% o, en su defecto a aplicar medidas alternativas reguladas en la Ley General de los derechos de las personas con Discapacidad y de su inclusión social. 

 

¿Qué debo comprobar en mi empresa?

  • Verificar que están implementados los procesos y los documentos clave de cumplimento normativo laboral, que están actualizados y son coherentes entre sí.
  •  Comprobar que dichos procesos y documentos han sido concebidos respetando las políticas estratégicas de personas, cultura y ética pretendidas por la empresa. 
  • Asegurarse de la aplicación práctica de las formalidades establecidas.

El compliance laboral no consiste en acumular documentos, sino en implementar políticas de personal para gestionar adecuadamente, con criterio y de forma vertebrada las formalidades legales. Cuando se hace bien, se reducen riesgos y se mejora nuestra organización.

 

Autores: Miguel Capel, socio del equipo de Laboral.