Con una consultoría para la optimización de NetSuite ocurre lo mismo que con la puesta a punto de un coche. Nadie se extraña de que cada cierto tiempo se tenga que hacer una puesta a punto de un coche. El desgaste de materiales, consumo de líquidos, pérdidas, etc. hace que con cierta periodicidad se tenga que hacer un mantenimiento del vehículo.

Con los ERPs, y sistemas de información de gestión en general, pasa algo similar. Tras su implantación pasan los años y surgen nuevas necesidades, la realidad del entorno de la empresa cambia (mercado, regulaciones, líneas de negocio,…), los procesos cambian, van y vienen personas, el propio sistema evoluciona, etc.

Consultoría para una revisión general

Es verdad que se puede ir haciendo adaptaciones y ajustes sobre la marcha que vayan resolviendo cada problema de forma puntual, pero al final hay que plantearse hacer una revisión general y una puesta a punto, como en los coches.

Esta revisión debe abordarse teniendo en cuenta varias líneas de actuación:   
 

  • Gestión. Un sistema de información como un ERP requiere una gestión y gobierno. Los usuarios requieren soporte y formación, se deben hacer copias de seguridad, gestionar a los proveedores, controlar los errores… La experiencia dice que este es un aspecto muchas veces olvidado en el momento de poner en marcha el sistema y que no acaba de ajustarse posteriormente. Es necesario por tanto que entre dentro de la revisión del sistema.
  • Procesos. Los procesos en las empresas cambian, son casi siempre susceptibles de ser mejorados, pero el sistema debe acompañar esta evolución. Un proceso que en el momento de la implantación podía ser correcto al cabo de un tiempo podría evolucionarse: en términos de eficiencia, prevención de errores, ampliando su alcance, etc. o simplemente porque el sistema de información tiene ahora más funciones.    
    Los procesos mueven las operaciones de las empresas y deberían ser siempre una prioridad cuando se trata de mejorar una organización y estructurar un proyecto de mejora de estas características.
  • Datos. Una dirección de entrega desactualizada en la ficha de cliente puede provocar devoluciones, transportes innecesarios, facturas devueltas, retrasos en los cobros, etc. No es infrecuente que haya datos incompletos o desactualizados que provocan ineficiencias y errores en los procesos y operaciones en el ERP.    
    En una iniciativa de revisión deben hacerse controles de calidad de los datos, y siempre en el marco del análisis de los procesos. Los errores en datos acaban siempre, de alguna manera, costando dinero.
  • Configuración y desarrollos. Los sistemas de información van evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades por lo que puede que ahora haya una manera más efectiva de parametrizar el sistema o incluso sustituir un desarrollo a medida (que en su momento fue necesario por no tener la funcionalidad el sistema) por una nueva posibilidad de configuración estándar del ERP. Es un buen momento para estandarizar el sistema y simplificar y reducir los costes de mantenimiento.
  • Integración. Apps de gastos de viaje, OCRs, RPAs, Web eCommerce, Agencia Tributaria, nóminas… es una realidad, y de tendencia creciente, que el ERP esté complementado y conectado con otros sistemas de información.    
    El aumento de volúmenes de datos, la evolución tecnológica, la necesidad de nuevos procesos o revisión de los existentes podría suponer la necesidad de conexión de nuevos sistemas y la revisión y optimización de las existentes.
  • Informes y visualizaciones. Las necesidades de información evolucionan y van incrementándose a medida que se conoce mejor el sistema y los procesos se ajustan a los cambios operativos. Un informe o un cuadro de mando que en su momento era suficiente ahora podría no serlo.

Es el momento de deshacerse de Excels que cubrían esas deficiencias para optimizar la utilización del ERP, asegurar el Dato Único, fomentar la colaboración y evitar manualidades y errores de manipulación de los datos.

Todas estas líneas de actuación están interrelacionadas. Cambiar un proceso puede requerir ajustar configuraciones, crear nuevos informes, integrar otras aplicaciones… Es por tanto necesario abordar un proyecto de estas características con una visión amplia y de manera integrada.

En resumen, una revisión y puesta a punto de un sistema ERP tras unos años desde su implantación es una magnífica oportunidad de obtener mejoras relevantes de eficiencia y calidad en las operaciones y procesos.


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