“No se puede mejorar lo que no se mide” dice el clásico, pero “tampoco sirve medir lo que no importa” se podría añadir.

 

En artículos anteriores se introdujo el concepto de Sales & Operations (S&OP) y los principales desafíos para una buena gestión. En este revisaremos las métricas e indicadores (KPIs) más relevantes que se utilizan en la analítica de sus datos: Métricas y KPIs que conectan ventas, operaciones y la rentabilidad y eficiencia de la organización.
 

 

Por qué métricas y KPIs son tan importantes en la gestión de las S&OP

 

Los procesos de Sales & Operations no buscan sólo coordinar demanda, aprovisionamiento y capacidad, buscan también alinear decisiones estratégicas: qué se vende, qué se fabrica, con qué márgenes y con qué recursos.

Sin métricas compartidas, cada área habla su propio idioma: ventas celebra haber alcanzado objetivos, operaciones advierte de los picos de producción y finanzas intenta explicar el impacto del exceso de stock y cuadrar un margen que ya llega erosionado.

Por eso, una buena gestión analítica de las S&OP no solo produce y revisa cifras: traduce los objetivos estratégicos en indicadores operativos medibles y accionables, que sirvan de base de colaboración entre las áreas de la empresa.

 

 

Los KPIs esenciales para cualquier proceso de S&OP

 

Establecidas las bases, concretemos con ejemplos y con un repaso rápido de los principales indicadores o KPIs que debemos utilizar en la gestión de los procesos S&OP.


1. Precisión del forecast de demanda (Forecast Accuracy)

Mide la diferencia entre lo planificado y lo realmente vendido.

  • Industrial: Relevante para gestionar inventarios de materias primas, producto en curso y producto acabado.
  • Servicios profesionales: Útil para planificar la carga de trabajo y asignar equipos con antelación, es decir la cargabilidad del equipo, indicador por excelencia del sector.
  • Retail: ayuda a decidir reposiciones sin sobre stock.
  • Ho(s)telero: anticipa ocupación para ajustar precios y planificar la contratación de personal eventual.

 

2. Nivel de servicio al cliente (Customer Service Level)

Porcentaje de pedidos entregados completos y a tiempo. Con impacto crucial en la fidelización de cliente.

  • En industria (B2B) y en empresas de distribución y retail (B2C), es uno de los KPIs que más condiciona las decisiones de compra y que el cliente repita.
  • En servicios (B2B) y hostelería (B2C), se traduce en satisfacción del cliente y conseguir la recurrencia.

 

3. Cumplimiento del plan de producción (Production Plan Adherence)

Evalúa si la ejecución sigue lo previsto. Un KPI de uso táctico, de seguimiento de parte del plan global y utilizado para disparar alertas tempranas: Si no se cumple da igual que tus pedidos suban porque no podrás servirlos.

  • Una planta industrial con desviaciones constantes en este KPI suele sufrir roturas de stock y urgencias de última hora, lo que provoca oscilaciones e, irremisiblemente, un mal servicio al cliente.
  • En proyectos se usa para medir el grado de avance y en el sector de obra civil y construcción, con mediciones objetivas (certificaciones).

 

4. Rotación de inventario (Inventory Turnover)

Un KPI estrella. Es el número de veces que se renueva el inventario en el periodo de medición.

Industrial o retail: clave en en la gestión de stocks y con un impacto transversal - en el balance financiero y gestión del circulante, en la organización de compras, en la gestión de operaciones del almacén, planificación de transportes, ...

Ho(s)telero: Cuántas veces ocupas una habitación en un mes o una mesa del restaurante al día. Útil para medir el uso eficiente de recursos combinado con el ingreso por recurso en el periodo. ¿Sabéis por qué hay restaurantes donde no sirven café? Para que las mesas se desocupen antes en las horas punta y que pueda entrar un turno más ,es decir para incrementar la rotación.

 

5. Margen operativo o por producto (Operating Margin)

Otro clásico. Para medir la rentabilidad intrínseca de S&OP, es decir el beneficio que obtienes de tu venta después de descontar los costes directos que supone la venta. Ayuda a identificar los productos más rentables, la eficiencia de las operaciones, priorizar las compras, …

No solo mide cuánto se gana, sino qué tan eficientemente se convierte la actividad comercial y operativa en beneficio. En un entorno S&OP, es una variable clave para equilibrar demanda, capacidad y rentabilidad.

  • Una empresa de retail ajusta las promociones y los niveles de inventario según la rentabilidad esperada por categoría, no solo por volumen de ventas.
  • En servicios y proyectos, permite equilibrar proyectos rentables con otros estratégicos. ¿Qué son más rentables, los proyectos nuevos o las recurrencias?

 

6. Backorder o pedidos pendientes que no se pueden servir.

Mide el porcentaje de pedidos no entregados por falta de inventario disponible, capacidad insuficiente o retrasos en aprovisionamiento o producción. Refleja la brecha entre la demanda real y la capacidad de respuesta del sistema.

  • En empresas industriales es un indicador que se utilizar para diseñar el tamaño de lotes, la frecuencia de planificación, la asignación de recursos, etc.
  • En proyectos y servicios un mal dato del indicador señala problemas de asignación del equipo o falta de disponibilidad de perfiles concretos.
  • En retail, puede revelar disfunciones en la gestión de stocks de seguridad, problemas en proveedores, mala previsión de la demanda, campañas demasiado exitosas, …
     

7. Capacidad utilizada (Capacity Utilization)

Conecta el plan de ventas con el plan de producción y de recursos. Evalúa cuánto de la capacidad productiva/operativa se usa realmente.

  • En industria se utiliza para optimizar la ocupación de las líneas de producción, no sólo para maximizarla sino también para balancear producciones, gestionar reservas para asumir producciones de clientes VIP, planificar mantenimiento, …
  • En proyectos y servicios es uno de los KPIs principales: son las horas del equipo trabajadas vs. las disponibles. Se combina con otros KPIs como la facturabilidad (horas facturadas de las trabajadas).
  • En el sector Ho(s)telero es también un KPI fundamental: porcentaje de habitaciones/mesas/ que están ocupadas sobre las que tienes en total.

 

 8. Time to Market

KPI que mide el tiempo entre el inicio de desarrollo de un nuevo producto/servicio y su llegada al mercado. Es un buen indicador para medir la agilidad de las S&OP para crear y lanzar nuevas ideas de productos y servicios.

En mercados y sectores dinámicos, como el tecnológico, es fundamental.

 

9. Cash-to-Cash Cycle Time

Tiempo que tarda una empresa en convertir una inversión en ingreso - desde la salida de cash por la inversión inicial hasta la llegada (potencial) del cash de ingresos. Puede ser un factor determinante para decidir si una inversión se hace o no. Relacionada con el Time to Market.

 

Los KPIs relevantes en cada negocio

 

No todos los sectores necesitan medir lo mismo:

  • Industrial: prioriza precisión del forecast, rotación de inventario y cumplimiento de producción.
  • Servicios profesionales: foco en la utilización de capacidad, margen por proyecto y cumplimiento de plazos.
  • Retail: atención a disponibilidad en tienda, rotación y margen por categoría.
  • Hotelero: equilibrio entre ocupación y margen operativo.

Porque el KPI útil es el que ayuda a tomar decisiones que cambian comportamientos.

El objetivo no es tener más datos, sino saber utilizar esos datos para traducir los objetivos estratégicos en indicadores operativos medibles y accionables, que sirvan de base de colaboración entre las áreas de la empresa para alcanzar sus objetivos de crecimiento y rentabilidad.

 


Y en tu caso: ¿Tus procesos de S&OP generan decisiones o solo reportes?

 

 

Autor: Luis Carrasco, socio de Consultoría.