¿Cómo implementar RPA en mi organización?

Principales consideraciones para una implementación eficaz

Desde hace algunos años venimos pregonando sobre las bondades de la automatización robótica de procesos (RPA) y, luego de acompañar a nuestros clientes por diversas experiencias en este camino, estamos cada vez más convencidos que si la aspiración consiste en lograr un crecimiento sostenido a través de una mayor eficiencia, seguramente, las empresas deban incluir en el radar de su estrategia la automatización de muchos de sus procesos.

Cuando hablamos de esta realidad las primeras interrogantes que surgen son: ¿cómo y por dónde empezar?

A pesar que la adopción de este tipo de tecnologías puede imaginarse como un desafío complejo, la buena noticia es que, a pesar de no contar con grandes recursos, resulta totalmente posible y viable alinear las distintas unidades de negocio dentro de la empresa, con los profesionales abocados a las tareas de automatización y, así,  generar un proyecto exitoso.

No obstante entendemos que desde un abordaje estratégico, la implementación exitosa de RPA en el largo plazo requerirá un enfoque inteligente, que se centre en el uso de las tecnologías más adecuadas, potentes y seguras para satisfacer a todo el personal vinculado al proyecto.

En este aspecto debemos destacar que si bien no existe una única receta que permita sistematizar la implementación, si se sugiere atravesar siempre una fase inicial exploratoria donde se deben identificar los procesos más simples, repetitivos y tediosos.

El producto de esta fase inicial deberían ser resultados inmediatos que otorguen visibilidad y confianza al equipo, a los empleados involucrados y a la organización en general 

Luego de ello, se debería estar en condiciones de pasar a una siguiente fase de consolidación donde se puedan coordinar e integrar múltiples procesos transversales a distintas áreas de la organización interconectando diferentes aplicaciones del negocio.

Tener claros los siguientes aspectos nos ayudará seguramente a tomar las decisiones correctas:

1. Entender de que se trata RPA exactamente y sus posibilidades.
2. Identificar “procesos candidatos” como oportunidades de automatización.
3. Escoger el proveedor o partner adecuado que pueda brindar soluciones y soporte en todo momento.
4. Realizar una prueba de concepto concreta para visualizar el potencial de la solución sin centrarse en la medición del retorno inmediato de la inversión.
5. Medir los resultados y documentar todo el proceso, lo cual ayudará mucho en futuras modificaciones.
6. Seleccionar el siguiente caso y repetir el proceso de documentación exhaustiva previo al desarrollo.

Un detalle esencial al optar entre la infinidad de soluciones disponibles en el campo de la automatización robótica de procesos es el deber de tener en cuenta la potencialidad en la escalabilidad del producto, ya que la misma debe centrarse, entre otras cosas, en la capacidad de gestionar en forma eficiente los eventuales aumentos en la carga de trabajo y posibles expansiones.

Finalmente vemos que otro aspecto sumamente interesante dentro de las organizaciones suele ser el efecto cascada de la automatización, donde se va generando un cambio cultural desde lo interno, permitiendo que se abran puertas para identificar problemas de ineficiencia de escala que deriven en el descubrimiento de nuevos procesos candidatos a ser automatizados.

Por todos estos atributos sostenemos que RPA ya se está consolidando en muchas empresas de nuestro país pero está lejos aún de alcanzar su techo.