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Nuevas documentaciones de control laboral

por Jesús Rey, supervisor del departamento de  Payroll

El pasado 2 de octubre de 2017, el Presidente de la República, actuando en Consejo de Ministros, estableció mediante Decreto 278/017, nuevas reglamentaciones a considerar en instrumentos laborales.

Estas modificaciones surgen -en gran medida- tras considerar que el Banco de Previsión Social y el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social han constituido en forma conjunta la nueva Planilla de Trabajo Unificada, la cual pretende el ingreso de datos de forma directa y única en los registros del B.P.S. Debido a los diferentes avances tecnológicos introducidos surgió el deber de actualizar los siguientes documentos laborales: planilla de trabajo, libro de registración laboral, recibos de salarios y comunicados de licencia.

A modo general, se determina que cualquier empleador del sector privado (incluido el que constituye una persona pública no estatal) y que tenga personal dependiente, deberá obligatoriamente mantener esta documentación laboral (existiendo excepciones que se detallan sobre el final del informe).

Las principales modificaciones son las siguientes:

Registros de Datos Complementarios: se comenzará a registrar ante el Banco de Previsión Social datos adicionales a los que ya se registran en ocasión de un nuevo ingreso:

  • Grupo / Subgrupo / Capítulo / Bandeja de actividad laboral (Consejo de Salarios).
  • Categorías Laborales de los diferentes trabajadores.
  • Jornada de trabajo, descanso semanal e intermedio de cada empleado.
  • Forma de remuneración: monto nominal y composición.

Las variaciones de estos datos en los funcionarios deberán ser registrados en BPS, teniendo un plazo no mayor a 15 días corridos posterior a la fecha de la modificación.

Si a la fecha de entrada en vigencia de este Decreto, el trabajador ya pertenecía a la empresa, entonces se dispondrá de un plazo extraordinario (a definir) para poder ingresar los datos adicionales recién mencionados. En caso de que el funcionario sea nuevo en la empresa, estos registros deberán ser ingresados en forma simultánea a los anteriores.

Nueva planilla de trabajo unificada: se podrá acceder a un nuevo reporte (similar a la antigua planilla de trabajo de MTSS), mediante el sitio web del Banco de Previsión Social. El informe será accesible tanto para el empleador como para los trabajadores y deberá contener información sobre:

Datos del Empleador: Razón Social, Naturaleza Jurídica, Domicilio, Grupo, Subgrupo, Capítulo, Bandeja, Registro Único Tributario, Número de Empresa en BPS, Titular/es, y Fecha de Inicio de Actividades.

Datos de los Funcionarios: Nombres completos de empleados activos y egresados, fecha de nacimiento, sexo, categoría laboral, vínculo funcional, fechas de ingreso y de egreso, e información de remuneración, horario de trabajo, descansos y observaciones.

Libro de registro laboral: Este documento no presenta cambios específicos, manteniendo su vigencia tal cual lo operaban las empresas.

Recibos de salarios: Es el documento que todo empleador está obligado a emitir y entregar a sus funcionarios, detallando el pago correspondiente a cualquier tipo de remuneración. Las novedades que adiciona el Decreto respecto a este capítulo, son:

  • Si el pago de haberes se realiza mediante institución de intermediación financiera, el recibo deberá agregar: nombre de institución, y números de cuenta y transacción.
  • Si el pago se realiza por medio de dinero electrónico, se tendrá que detallar en el recibo: el instrumento utilizado y su correspondiente identificación.
  • Será considerada como fecha de pago, aquella en la que el dinero quede disponible para el trabajador.
  • Respecto a la firma del trabajador en el recibo, solo será necesaria cuando se impriman recibos en formato papel, y cuando el pago sea únicamente en efectivo (de acuerdo al Art 21º de la Ley 19.210 o cualquier otra norma que habilite abonar en efectivo).

Comunicados de licencias: Son aquellas anotaciones obligatorias que los empleadores deben confeccionar en relación a las licencias a gozar de sus funcionarios. En este documento no existen modificaciones.

Para finalizar, como disposición general debemos destacar que los empleadores de trabajadores domésticos quedan excluidos del Registro de Datos Complementarios, de lo referido a la Planilla de Trabajo Unificada, de las obligaciones que conlleva el Libro de Registro Laboral y del comunicado de Licencia. De esta manera, sólo deberán tener en cuenta únicamente las modificaciones implementadas respecto a la emisión de recibos salariales.

Los empleadores de trabajadores que se encuentran incluidos en Caja de Jubilaciones y Pensiones, Caja Notarial de Seguridad Social, y Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios, quedarán excluidos de realizar el ingreso de datos complementarios.

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