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morepor Valentina Huelmo del departamento de Consultoria de RSM UY
PRESUPUESTO COMO CONTROL DE GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN
Como parte de la planeación financiera de la empresa, encontramos una herramienta de gran utilidad, a su vez, para el control de gestión: el presupuesto.
Podemos definir, a grandes rasgos, que el mismo consiste en presentar de forma ordenada, sistemática y en términos monetarios, los resultados que se espera obtener en un determinado período de tiempo, mediante la adopción de estrategias para alcanzar los objetivos o metas propuestas por la dirección.
Es importante destacar que no se trata de predecir el futuro, sino de lograr planificar los flujos financieros que se requerirán y la distribución detallada de los recursos disponibles.
Para comprender mejor la función del presupuesto, podemos asociar el proceso presupuestario con el proceso administrativo y relacionarlo con las funciones administrativas de Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control:
El proceso de planificación presupuestaria puede variar según el tipo o tamaño de la entidad, sin embargo, en todos los casos, se pueden destacar las siguientes etapas y actividades:
Entre las claves para el éxito en la implementación de esta herramienta se destacan:
✓ Se deben integrar durante el armado los procesos operativos y financieros de la entidad;
✓ Asegurar la liquidez financiera de la empresa: capacidad de fondos para la ejecución de inversiones, necesidades de financiamiento o reestructura de pagos en caso de fondos insuficientes, fondos ociosos que puedan ser invertidos, entre otros;
✓ Considerar tanto las políticas internas de la empresa (ejemplo, políticas de cobro a clientes y pago a proveedores), así como las políticas de terceros.
✓ Monitoreo permanente que permita identificar, de forma oportuna, los desvíos entre valores estimados y valores realizados para tomar las debidas acciones correctivas.
✓ Documentar el monitoreo, lo cual será un insumo para análisis de estimaciones posteriores;
✓ Flexibilidad para modificaciones, siempre y cuando tengan el debido sustento;
✓ Comunicación y coordinación, considerando no sólo una persona o coordinador responsable de la herramienta, sino que además hacer partícipes a los responsables de las distintas áreas / unidades de negocio, quienes son dueños de información que nutre al presupuesto;
✓ Contemplar el análisis de antecedentes y tendencias para la estimación de valores;
✓ Puede complementarse con el uso de indicadores clave de rendimiento que, orientados a la estrategia y metas institucionales, resulten determinantes para la toma de decisiones;
✓ Sanear la estructura organizativa de la entidad, de forma que las responsabilidades queden adecuadamente asignadas.
Algunos de los motivos del fracaso en el uso de la herramienta se encuentran asociados a:
✘Falta de visión estratégica a largo plazo;
✘Falta de definición de la responsabilidad administrativa de cada área/unidad de negocio de la entidad. En ocasiones sucede que los responsables no comprenden su papel en el logro de las metas;
✘Problemas de coordinación entre los diversos niveles jerárquicos de la entidad;
✘Problemas de comunicación entre quienes aportan información para el presupuesto;
✘Falta de apoyo de los directivos de la entidad;
✘Falta de análisis de los resultados y causa de las variaciones, así como la falta de la identificación de los desvíos y/o de las correcciones en consecuencia;
✘Falta de confianza o errores recurrentes en la utilización de los sistemas de información.
✘Entidades que tengan estructuras organizativas difusas, o que resulten incoherentes (asimismo este aspecto contribuye a la comunicación y coordinación ineficientes)
De lo anterior se destaca que, en gran medida, las causas o motivos del fracaso en la elaboración y utilización de presupuestos se asocian a los errores humanos en el diseño, aplicación y/o control de la herramienta.
Es aconsejable que este proceso se realice de forma progresiva, ordenada y con una visión muy objetiva de la realidad para asegurar la calidad del resultado. Estos aspectos generalmente se descuidan cuando el foco de la entidad se encuentra en lograr un resultado favorable inmediato.