Tax Insights octobre 2021 - Les indemnités forfaitaires relatives aux déplacements de service en Belgique à partir du 1er octobre 2021

Les indemnités forfaitaires versées par un employeur du secteur privé en remboursement des coûts exposés par son travailleur dans le cadre de ses déplacements professionnels en Belgique peuvent, sous certaines conditions, être exonérés d’impôts. Dans ce cas, le montant des forfaits octroyés par l’Etat belge à ses fonctionnaires peut servir de norme de référence. Considérés comme des frais propres à l’employeur, ces indemnités forfaitaires sont entièrement déductibles dans le chef de l’employeur et non imposables dans le chef du travailleur.

1.    MONTANTS ACTUELS

A partir du 1er octobre 2021, les montants des indemnités forfaitaires seront indexés. Ces modifications pourront, en principe, s’appliquer aux travailleurs du secteur privé. 

1.1.    Indemnité pour frais de repas

Une indemnité journalière forfaitaire peut être accordée pour les missions d'au moins 6 heures. Le montant s’élèvera à 17,75 euros par jour. 

Pour les travailleurs qui ont une fonction qui, par son nature, implique des missions régulières, il est également possible de recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle pour frais de repas, égale à un nombre de fois le montant de l'indemnité journalière, avec un maximum absolu de 16 fois (pour les travailleurs à temps partiel, au prorata du taux d'emploi). Dans ce cas, la condition de durée minimale ne s'applique pas et l’indemnité forfaitaire est liée à la fonction et non au nombre de voyages d'affaires. L'administration fiscale peut toutefois se baser sur les voyages d'affaires effectués l'année précédente afin d'évaluer si le forfait mensuel accordé est conforme à la réalité.

Pour pouvoir prétendre à une indemnité journalière pour frais de repas, une autre condition doit être rencontrée : les frais de repas ne peuvent pas avoir été remboursés au travailleur par son employeur ou un tiers (par exemple, lors d’une participation à un séminaire ou à un entretien pour lesquels les repas sont inclus) ou d’une autre manière (par exemple, en bénéficiant d’un autre avantage de même nature comme la possibilité de manger à un restaurant d’entreprise). 

1.2.    Indemnité de séjour (pour frais de logement)

Les frais réellement exposés par le travailleur peuvent donner lieu à l’application des indemnités de séjour pour frais de logement. Le montant s’élèvera à 133,18 euros par nuit.

2.    RAPPEL DES PRINCIPES 

L’employeur a toujours le choix d’appliquer des forfaits plus élevés que ceux mentionnés ci-dessus à condition qu’il puisse démontrer d’une part que l’indemnité forfaitaire est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et d’autre part que des frais supplémentaires ont effectivement été exposés par le travailleur. Lorsque la durée minimale de 6 heures ou plus n’est pas atteinte, l’indemnité forfaitaire devient pleinement imposable.

L’ONSS applique ses propres règles en matière d’indemnités forfaitaires pour déplacements de service en Belgique. Pour certaines catégories de travailleur par exemple, il y a lieu d’exclure un montant de 7 euros par jour et de 35 euros par nuit (et également de 10 euros par jour), de la notion de rémunération, lorsque les indemnités forfaitaires mentionnées ci-dessus, sont octroyées. L’employeur peut toujours opter pour un remboursement sur base des frais réellement exposés par le travailleur (par exemple, lorsque ceux-ci sont plus élevés que le forfait). Dans ce cas, il devra disposer de toutes les pièces justificatives. 

Une même dépense ne peut en même temps faire l’objet d’un remboursement sur base des frais réels et d’une indemnité forfaitaire. En outre, l'intervention de l'employeur dans le chèque-repas doit toujours être déduite de l'indemnité pour frais de repas si l'employé reçoit également un chèque-repas pour cette journée hors du bureau.

Si vous désirez plus d’informations sur ce sujet, n’hésitez pas à contacter l’équipe Tax de RSM Belgium ([email protected]).

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