Tax Insights oktober 2021 - De forfaitaire vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen vanaf 1 oktober 2021

De kosten gemaakt door een medewerker die voor beroepsdoeleinden reist binnen België, mogen - mits naleving van de voorwaarden - door de werkgever op forfaitaire wijze vergoed worden. De forfaits die ambtenaren van de Belgische Staat hiervoor ontvangen, gelden ook als norm voor de privésector en worden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever, m.a.w. een niet-belastbaar voordeel voor de medewerker en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.

1.    ACTUELE BEDRAGEN 

Vanaf 1 oktober 2021 worden de bedragen gewijzigd. De nieuwe bedragen mag men in de privésector hanteren als een “ernstige norm”.

1.1.    Maaltijdvergoeding

Een forfaitaire dagvergoeding kan worden toegekend voor dienstreizen van minstens 6 uur. Deze bedraagt 17,75 euro per dag.

Voor medewerkers die een functie hebben waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt, kan men ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire maaltijdvergoeding, gelijk aan een aantal keren het bedrag van de dagvergoeding, met een absoluut maximum van 16 keer (voor deeltijdse medewerkers pro rata tewerkstellingspercentage). Hierbij geldt de voorwaarde van minimale duurtijd niet en is het forfait gekoppeld aan de functie en niet aan het aantal dienstreizen. De fiscus kan zich wel baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait beantwoordt aan de realiteit.

Een bijkomende voorwaarde voor beide is dat de maaltijdkosten niet op een andere wijze worden vergoed door de werkgever of door een derde (bijvoorbeeld deelname aan seminarie of vergadering  waarbij de maaltijd is inbegrepen) of dat er geen voordeel van dezelfde aard genoten wordt (bijvoorbeeld gebruik van een bedrijfsrestaurant).

1.2.    Vergoeding verblijfskosten (logies)

Een forfaitaire vergoeding kan worden toegekend wanneer het logement kosten voor de medewerker teweegbrengt. Deze vergoeding bedraagt 133,18 euro per nacht.

2.    WAT WIJZIGT NIET?

Hogere forfaits blijven niet belastbaar op voorwaarde dat de werkgever bewijst dat de vergoeding niet alleen bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, maar dat ze ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed. Ook wanneer de opgelegde minimumduur van de dienstverplaatsing niet behaald wordt, is de vergoeding belastbaar.

De RSZ behoudt nog steeds haar aparte forfaits voor terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De bedragen van 7 euro per dag en 35 euro per nacht (en ook 10 euro per dag) zijn voor haar uitgesloten uit het loonbegrip voor bepaalde categorieën van medewerkers, op voorwaarde dat het gehanteerde forfait verantwoord kan worden. Zijn de werkelijke kosten hoger dan het forfait, dan moet de werkgever de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot die post.

Wanneer er reeds een forfaitaire vergoeding werd toegekend, mag eenzelfde kost niet worden terugbetaald op basis van de werkelijke bewijsstukken, Ook moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque nog steeds in mindering gebracht worden van de maaltijdvergoeding wanneer de medewerker voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdvergoeding ontvangt.

Heb je bijkomende informatie of vragen in verband met het bovenstaande, aarzel dan niet om uit te reiken naar Tax team van RSM Belgium ([email protected]).

RSM Belgium | Tax

download onze TAX INSIGHTS

tax_insights_small.jpg

How can we help you?

Contact us by phone +32 (0)2 379 34 70 or submit your questions, comments, or proposal requests.

Email us