por Ana Laura Figueiras.

En el ecosistema empresarial uruguayo actual, la gestión de la información se vive en dos realidades muy distintas. Por un lado, organizaciones que ya operan en entornos 100% nativos digitales; y por otro, empresas más tradicionales que aún conviven con grandes volúmenes de archivo físico.

Ambos escenarios, aunque diferentes, comparten hoy el mismo desafío crítico: garantizar la seguridad de la información y el cumplimiento normativo en la conservación de sus documentos.

En muchos sectores, todavía persiste el temor que significa desprenderse del soporte físico ante un eventual requerimiento del fisco. Sin embargo, tanto el Decreto N° 36/012 como la Resolución DGI N° 798/012, en el marco del comprobante fiscal electrónica, han dejado claro que el valor legal e íntegro reside en el documento digital.

Mantener documentación en formato papel, más allá de las exigencias normativas, no sólo implica costos operativos adicionales, sino que también expone a la organización a riesgos vinculados al deterioro físico, la pérdida de información y la ausencia de registros confiables sobre su consulta y utilización. En un entorno donde la seguridad de la información adquiere cada vez mayor relevancia, estas debilidades deben ser consideradas dentro de la estrategia de gestión documental.

La transformación digital ha permitido a muchas empresas prescindir del archivo físico tradicional. Sin embargo, el desafío ya no radica únicamente en digitalizar, sino en gestionar adecuadamente la información almacenada. La acumulación de documentos y datos sin un criterio definido de conservación y eliminación puede generar costos ocultos, dificultades de gestión y una mayor exposición frente a riesgos regulatorios y de ciberseguridad.

Este almacenamiento indiscriminado de información sin criterios de depuración incrementa la superficie de exposición ante incidentes de ciberseguridad. 

Asimismo, la conservación de datos más allá de los plazos precaucionales establecidos puede generar riesgos en materia de cumplimiento normativo y protección de datos personales.

Ahora, más allá del nivel de digitalización de cada organización, el Decreto N° 28/025 ha unificado criterios y eleva las exigencias en materia de gestión de la información en Uruguay. 

Su alcance trasciende la simple conservación documental, incorporando un enfoque de gobernanza de la información basado en:

• Estandarización de metadatos: Para asegurar la autenticidad e indización del documento a largo plazo.
• Tablas de Plazos de Conservación: Para definir con precisión científica qué se guarda, por cuánto tiempo y en qué soporte.
• Políticas de eliminación segura: Para destruir de forma certificada la información que ya cumplió su ciclo de vida legal.

Debemos comprender entonces que la gestión documental no consiste simplemente en ordenar cajas ni en el almacenamiento de archivos digitales de forma masiva a una carpeta compartida.
Consiste en diseñar una arquitectura que proteja el patrimonio informativo de la empresa, optimice los costos operativos y garantice el cumplimiento.

Su organización sabe qué información conservar, durante cuánto tiempo y cómo protegerla?

Desde RSM Uruguay, acompañamos a las organizaciones en este proceso mediante diagnósticos, definición de políticas de conservación, digitalización segura y alineación con los requisitos normativos vigentes.

En RSM Uruguay contamos con un robusto Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), en el marco de nuestra certificación ISO 27001 en seguridad de la información, integrando políticas bajo los más altos estándares globales de seguridad.