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Assurance Insights Mars 2020 : Comment organiser vos réunions de conseil d’administration et d’assemblée générale pendant le confinement ?

Dans le cadre de la crise du Covid-19 et du confinement imposé, les entreprises se trouvent actuellement dans des circonstances exceptionnelles rendant plus complexe la tenue des réunions de conseil d’administration et d’assemblée générale. Heureusement, les dispositions légales en vigueur et vos statuts peuvent contenir des dispositions qui vous permettent d’organiser à distance ou sous forme de résolution écrite certaines réunions. 

Ainsi, 

1. AU NIVEAU DE L’ORGANE D’ADMINISTRATION

Au niveau de la tenue de votre organe d’administration, le Code est assez flexible, et il est tout à fait envisageable de prévoir que la réunion se tienne à distance par l'intermédiaire d'un moyen de communication électronique si les statuts de la société ne l’interdisent pas. 

A noter que les décisions du Conseil d'Administration peuvent être prises par consentement unanime des administrateurs, exprimé par écrit à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.

2. AU NIVEAU DE L’ASSEMBLEE GENERALE

2.1 . AJOURNEMENT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 

L’organe d’administration doit informer les membres de l’Assemblée générale que l’AGO est ajournée et ne se tiendra pas à la date statutaire étant donné les circonstances exceptionnelles de confinements. 
L’information sera communiquée en respectant les formalités et délais prévus pour la convocation de l’AGO ajournée. L’information ne doit pas obligatoirement prévoir une nouvelle date d’AGO, elle indiquera clairement que les actionnaires seront convoqués dans les délais prévus par le CSA.

2.2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE PAR MOYENS ÉLECTRONIQUES - ART 5 :89 (SRL) – 6 :75 (SC) – 7 :137 (SA) DU CSA

Le Code des sociétés et associations prévoient pour les sociétés que les statuts peuvent prévoir la possibilité de tenir une Assemblée générale à distance par l'intermédiaire d'un moyen de communication électronique mis à la disposition par la société. Les actionnaires qui participent par cette voie à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où l'assemblée générale se tient pour le respect des conditions de quorum et de majorité. Pour l'application de l'alinéa 1er, la société doit être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité de l'actionnaire de la manière définie par les statuts ou en vertu de ces derniers. Des conditions supplémentaires peuvent être associées à l'utilisation du moyen de communication électronique par les statuts ou en vertu de ces derniers, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique. 

Pour l'application de l'alinéa 1er, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux titulaires de titres visés à l'alinéa 1er, de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et, en ce qui concerne les actionnaires, d'exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. 

Les statuts peuvent prévoir que le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux titulaires de titres visés à l'alinéa 1er de participer aux délibérations et d'exercer leur droit de poser des questions. 

La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures statutaires ou établies en vertu des statuts relatives à la participation à distance à l'assemblée générale. 

Il convient de relever que cette possibilité n’est pas formellement mentionnée dans le CSA pour le secteur non marchand. Dans le cas présent, tenant compte du fait qu’il s’agit d’un cas exceptionnel et en l’attente de l’arrêté royal mentionné au point 3 du présent document, la réunion pourrait se tenir de manière électronique. Comme dans les autres cas, les moyens électroniques utilisés doivent permettre de vérifier l’identité des membres présents ainsi que leur présence continue. Il est vivement recommandé que le procès-verbal fasse mention des conditions exceptionnelles et de la manière dont la présence électronique a été organisée (qui a été présent, qui a voté et comment, comment les membres ont pu poser leurs questions, etc).

2.3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE PAR ÉCRIT : ART. 5:85 (SRL) – 6 : 71 (SC) – 7 : 133 (SA) DU CSA

Les actionnaires peuvent, à l'unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être reçues dans un acte authentique. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être respectées. Les membres de l'organe d'administration, le commissaire et les titulaires d'obligations convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis avec la collaboration de la société peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.

Il convient de relever que cette possibilité n’est pas offerte aux entités du secteur non-marchand. Néanmoins, dans le cas présent, tenant compte du fait qu’il s’agit d’un cas exceptionnel et en l’attente de l’arrêté royal mentionné au point 3 du présent document, la réunion pourrait éventuellement se tenir par écrit dans le cas où le nombre de membres serait suffisamment restreint pour le permettre et moyennant leur accord unanime.

2.4. POSSIBILITÉ D’APPLIQUER L’ARTICLE 5 :99 (SRL) - 6 :84 (SC) – 7 :150 (SA) DU CSA – PROROGATION DE 3 SEMAINES MAXIMUM DE LA DATE D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

L'organe d’administration d'une société non cotée a le droit de proroger, séance tenante (autrement dit après que l'assemblée est constituée), la décision relative à l'approbation des comptes annuels à trois semaines[1].

 

[1] 5 semaines pour les sociétés cotées

. Le droit de proroger l'assemblée générale séance tenante est une prérogative de l’organe d’administration. Dans la SRL et dans les SA, ce sont les administrateurs qui statuent individuellement. 

Ce droit de prorogation ne peut être exercé que lors de l'assemblée générale à laquelle les comptes annuels sont présentés pour approbation (assemblée générale annuelle). Les administrateurs présents à l'assemblée générale demandent au président d'interrompre la séance. Cette décision ne doit pas être motivée. L'organe d’administration se doit, néanmoins, d'exercer le droit de prorogation dans l'intérêt de la société, et donc pas uniquement dans son propre intérêt. Le président déclare alors que l'assemblée générale est prorogée.

L'exercice du droit de prorogation entraîne, non seulement, la suppression des points de l'ordre du jour relatifs à l'approbation des comptes annuels, mais également, de tous les points qui en dépendent, comme la décharge à l'organe d’administration et au commissaire. Toutes les autres décisions prises restent valables, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. L'assemblée générale suivante doit avoir lieu trois semaines (au plus) après la première assemblée générale. 

Il convient de relever que cette possibilité n’est pas offerte aux entités du secteur non-marchand.

3. IMPORTANT POUR LE FUTUR

Des discussions sont en cours entre les professions du chiffre et le ministre de la Justice pour examiner si et quelles mesures générales peuvent être prises pour assouplir ces obligations formelles pour toutes les sociétés (cotées ou non) et toutes les associations. 

Un arrêté royal, actuellement en cours de rédaction, devrait permettre aux entreprises de reporter leurs assemblées générales et/ou de modifier les modalités de vote et de participation aux assemblées générales même si la convocation a déjà fait l'objet d'une publication. 

Nous ne manquerons pas de vous tenir informés de ces nouvelles mesures.

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Si vous désirez plus d’information sur ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre équipe d’audit qui pourra analyser votre situation particulière avec vous : [email protected]

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