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Assurance Insights Novembre 2018 : Sociétés, ASBL, AISBL, fondations, trust et fiducies : nouvelles obligations de transparence : le registre UBO

Dans le cadre de la législation anti-blanchiment, la loi belge du 18 septembre 2017 transposant la 4ème directive anti-blanchiment (Directive 2015/849 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2015) prévoit la constitution du « registre des bénéficiaires effectifs » (également appelé registre « UBO » pour « Ultimate Beneficial Owner »).

L’arrêté royal du 30 juillet 2018 (publié le 14 août 2018 au Moniteur Belge) détaille les modalités d’exécution et indique les informations devant être communiquées.

 

1. De Quoi s’agit-il ?

Le registre UBO a été mis en place dans le but de collecter, conserver et gérer les informations relatives à l’identité des bénéficiaires effectifs des sociétés et des entités juridiques concernées.

Le registre est tenu au sein de l’Administration générale de la Trésorerie du Service Public Fédéral Finances. Les informations seront consultables par des tiers.

 

2. Qui sont les « redevables d’information » ?

Sont notamment concernés par ces nouvelles obligations, les sociétés, ASBL, AISBL, fondations, trust et fiducies. Elles devront, par l’intermédiaire de leur organe de gestion, communiquer les informations relatives aux bénéficiaires effectifs.

 

3. Qui est considéré comme le bénéficiaire effectif ?

Est considéré comme le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) la ou les personnes qui, en dernier ressort, sont considérées comme possédant ou contrôlant l’entité concernée.

En fonction du type de redevable d’information (société, ASBL/AISBL, fondation, trust, entités similaires aux fiducies ou aux trusts), l’identification des bénéficiaires effectifs diffère.

 

3.1. Sociétés

Dans le cas des sociétés, par « bénéficiaire   effectif », on entend notamment la ou les personnes qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société. La possession de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant.

Il s’agit également des personnes physiques qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens.

Enfin, si aucune des personnes visées précédemment n’est identifiée, le bénéficiaire effectif sera la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal.

Il est à noter que cela concerne toutes les sociétés belges ; qu’elles soient petites ou grandes, qu’elles disposent ou non de la personnalité juridique.

 

3.2. A(I)SBL et fondations

Pour les A(I)SBL et les fondations, il s’agit, de manière cumulative, des administrateurs, des personnes habilitées à représenter l’association, des personnes chargées de la gestion journalière, des personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles ces entités ont été constituées ou opèrent, ou toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’A(I)SBL ou la fondation.

Pour les fondations, il s’agit également des fondateurs.

 

3.3. Pour les trusts et fiducies

Pour ces entités, on entend par bénéficiaire effectifs, le constituant de la construction juridique, la fiduciaire ou le trustee, le protecteur, le bénéficiaire ou lorsque le bénéficiaire n’est pas encore désigné, les personnes dans l’intérêt desquelles la construction juridique a été constituée, et enfin, toute autre personne qui exerce un contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust résultant du fait qu’elle en a la propriété directe ou indirecte. Ces catégories de bénéficiaires sont également cumulatis.

 

4. Contenu de l’information

Les informations qui doivent être communiquées au sujet des bénéficiaires effectifs diffèrent selon le type de redevable de l’information. Dans tous les cas, les informations suivantes doivent être communiquées : le nom, le prénom, la nationalité, la date de naissance, le pays de résidence, l’adresse complète, la date à laquelle il est devenu UBO, le numéro d’identification au registre national ainsi que la ou les catégorie(s) d’UBO à laquelle il appartient.

Pour les sociétés, des informations complémentaires sont requises (par exemple : s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect, l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans la société, etc.).

 

5. Pour Quand

Bien que l’entrée en vigueur de l’arrêté royal soit fixée au 31 octobre 2018, l’administration fiscale a accordé un délai jusqu’au 31 mars 2019 pour faire enregistrer les bénéficiaires effectifs pour la première fois au registre UBO.

Il est à noter que tout changement dans l’information reprise dans le registre UBO devra, en principe, être modifiée dans le mois.

 

6. Sanctions et contrôle

Si le redevable de l’information ne respecte pas ses obligations, des sanctions administratives et pénales pourraient être appliquées.

A cet égard, la loi du 18 septembre 2017 prévoit une amende administrative dont le montant sera compris entre 250 et 50.000 EUR. Celle-ci pourra notamment être infligée aux administrateurs, aux membres des organes légaux des redevables de l’information, au comité de direction et aux personnes participant à la direction effective du redevable de l’information.

Par ailleurs, le commissaire ou réviseur d’entreprises sera tenu de vérifier l’information portée sur le registre par rapport à l’information dont il dispose dans ses dossiers. En cas de discordance, l’administration de la trésorerie devra être notifiée.

 

7. Modalités pratiques

 

Pour procéder à l’enregistrement des bénéficiaires effectifs, il convient de se rendre sur le portail MyMinFin de l’Administration de la Trésorerie. L’introduction des informations pourra être réalisée soit par le redevable de l’information (son représentant légal), soit par un tiers mandaté à cet effet (qui ne peut être le réviseur d’entreprises ou un membre de son réseau).

L’administration a annoncé que l’enregistrement par mandataire ne sera possible qu’à partir de la fin du mois d’octobre.

 

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