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Etapas de un proyecto de implementación

A lo largo de mi vida profesional he tenido la oportunidad de participar en muchos proyectos de implementaciones tecnológicas. He actuado desde varios lados de la mesa: Cliente, Implementador, Auditor (o similares.)
La mayoría de los proyectos atraviesan casi que por las mismas etapas típicas las cuales de una manera descomplicada quiero compartirles.

Identifico 5 etapas típicas:

  1. Todos nos queremos
  2. Desconfianza mutua
  3. Medidas desesperadas
  4. Rogar para que sucedan eventos inesperados
  5. A pesar de todo, te sigo queriendo

 

  1. Todos nos queremos: Es la etapa inicial dónde el optimismo es la constante y todos le apuestan a un proyecto exitoso ya que se cuenta con el mejor equipo interno y los mejores consultores que se pudieron contratar (o por lo menos los más baratos)

    ¿Qué se debe hacer en esta etapa?

    • Aprovechar el buen ánimo para cerrar algunos temas puntuales que hayan quedado pendientes en la negociación.
    • Efectuar un trabajo formal de validación de expectativas.
    • Acordar reglas de juego aprovechando el ánimo de colaboración que reina en ese momento.
    • Negociar un cronograma de trabajo objetivo en donde se comprometan las partes.
    • Acordar los procedimientos de trabajo para Gestionar el Proyecto.
  2. Desconfianza mutua: En la medida en que avanza el proyecto, se empiezan a evidenciar las debilidades de parte y parte y afloran los sentimientos de desconfianza. Algunos casos clásicos son: No asignación de los recursos ofrecidos, evitar cumplir lo que se prometió en la propuesta, incumplimiento en las actividades a cargo del cliente, las competencias de los miembros de los equipos no son las esperadas, no se aplica la metodología ofrecida.

    ¿Qué se debe hacer en esta etapa?

    • Ser abierto y oportuno planteando los posibles desentendimientos que puedan surgir
    • Propiciar una comunicación honesta
    • Llegar a acuerdos rápidos sobre los desentendimientos
    • Si es necesario “Parar el proyecto”
  3. Medidas desesperadas: Ante los constantes y cada vez más amplios incumplimientos de compromisos frente al cronograma, los Gerentes de Proyecto (Cliente e Implementador) acuerdan desarrollar una serie de acciones de emergencia generalmente relacionadas con minimizar calidad y alcance para recuperar tiempo. Aquí en esta etapa es cuando el rol del Auditor empieza a ser odiado por todo el equipo de trabajo. Algunas de las medidas desesperadas que se acuerdan tienen que ver con:
    Cancelar las reuniones de seguimiento porque “quitan tiempo”, recortar los casos de pruebas, no generar informes de avance, evitar las revisiones de calidad y otra serie de medidas que ponen en riesgo al proyecto.

    ¿Qué se debe hacer en esta etapa?

    • • Ante todo evitar tomar estas medidas que generalmente resultan costosas ya que se pierde control del proyecto y a la larga se genera más trabajo e inversión de tiempo en reconstruir el daño.
    • Efectuar un análisis de causa raíz para establecer con certeza qué es lo que se está haciendo mal o qué se podría hacer de una forma distinta.
    • Tomarse el tiempo suficiente para tomar decisiones que afecten el proyecto.
  4. Rogar para que sucedan eventos inesperados: Ya cuando la situación está crítica y no hay ninguna forma de recuperar el tiempo perdido, los Gerentes de Proyecto empiezan a mirar al cielo e implorar para que sucedan eventos que ayuden a desplazar la fecha de salida en vivo, pero que no sean atribuibles a sus fallas en la Gestión. Algunos de los eventos que esperan que sucedan son: Una huelga, que los servidores no lleguen a tiempo, que hayan problemas climatológicos, que se enferme un consultor o usuario clave, que suceda un requerimiento de cambio de alcance obligatorio y algunos han pensado hasta en “terremotos”.

    ¿Qué se debe hacer en esta etapa?

    • Ser sinceros con la Organización y manifestar abiertamente los problemas que viene afrontando el proyecto.
    • Efectuar un ejercicio de proyección para determinar el esfuerzo real que hace falta para completar el proyecto.
    • Hacer un taller de Lecciones aprendidas.
    • Renegociar algunos términos del contrato.
    • Lograr aprobación del Comité Directivo para un nuevo plazo y si es necesario, una adición al presupuesto.
    • Ser muy objetivos con el nuevo plazo que se va a comprometer.
  5. A pesar de todo, te sigo queriendo: Esta es la etapa culminante donde después de haber atravesado por tantos infortunios se logra ir en vivo con la nueva solución. Ya este matrimonio está definido y para bien o para mal las partes tienen que seguir dependiendo el uno del otro por algún tiempo. Por lo anterior se decide que “no todo fue tan malo”.

    ¿Qué se debe hacer en esta etapa?

    • Los implementadores deben dar adecuado soporte y sembrar para el futuro. Vienen nuevas funcionalidades, up grades, roll outs en otras empresas y por lo tanto se debe seguir invirtiendo en la relación.
    • Los clientes deben ser conscientes respecto a que en mayor o menor medida dependen del implementador y por lo tanto se deben limar asperezas y recomponer la relación si esta se ha visto afectada.
    • Acordar y documenta los mecanismos y reglas para la prestación de soporte.
    • Hacer un taller de Lecciones aprendidas y compartir los aprendizajes.

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